Основы организации делопроизводства

Организационная структура службы делопроизводства.

Для документационного обеспечения работы любой организации предусматривается в рамках организационной структуры службы делопроизводства.

Службу ДОУ в зависимости от масштабов организации именуют по-разному:

1. Управление делами (министерство, ведомство);

2. Общий отдел (исполнительные органы власти);

3. Канцелярия (предприятия организации, учебные заведения) – наиболее распространенная форма службы ДОУ;

4. Секретарь-референт (малые предприятия).

Основой построения службы ДОУ является принятая в организации форма работы с документами:

1. Централизованная (используют в малых и средних предприятиях).

Все операции по обработке документов сосредоточивается в едином центре – канцелярии или у секретаря.

2. Децентрализованная (территориально разобщенные предприятия).

Предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации.

3. Смешанная (большие предприятия).

Часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть – децентрализовано (справочно-информационное, хранение документов, формирование дел).

Структура, цели и задачи, функции службы ДОУ оговариваются рядом внутренних документов. К ним относятся:

1. положение о канцелярии

2. инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Она является обязательным для применения всеми сотрудниками. Это большой по объему документ. В сущности в ней кратко излагается курс делопроизводства. Может включать следующие разделы:

1. Общие положения

2. Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию (входящей) документации

3. Контроль за исполнением документов

4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.

5. Порядок работы с исходящими документами

6. Регистрация исходящих документов

7. Составление номенклатуры дел

8. Обеспечение сохранности документов

9. Экспертиза практической ценности документов

3. должностная инструкция работников службы ДОУ

4. табель форм документов, применяемых в организации (альбом форм документов, образцы документов). Это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только те документы, создание которых необходимо и периодически повторяется. Т.о., табель выполняет роль справочника, который позволяет осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов. Применение табеля позволяет:

а) исключить неоправданное создание новых форм

б) установить единую классификацию документов организации

в) учитывать количество видов и форм документов

т.о., он служит для унификации документов. Поддержание табеля (альбома) в рабочем состоянии осуществляет служба ДОУ. Документы в табеле для удобства могут быть систематизированы по:

1. по структурным подразделениям;

2. по функциям и задачам управления.