Организация документооборота

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основные принципы организации документооборота:

1. прохождение документов должно быть оперативным (сокращение времени пребывания их в сфере делопроизводства: различные операции по обработке документов выполняются параллельно, т.е. копировать и раздавать копии лицам, которые участвуют в исполнении документа одновременно).

2. каждое перемещение документа должно быть оправданным (необходимо исключить возвратное перемещение документов).

3. порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Т.о., основная задача организации документооборота: прямоточность в движении документов, однократность, единообразие.

Различают потоки:

1. Поступающие (входящие) документы

Документопоток входящих документов состоит из:

1. документов вышестоящих организаций, органов власти

2. документов подведомственных организаций (отчетно-учебная документация, различного вида запросы)

3. документов организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий

4. жалоб и обращений граждан.

В процессе движения входящих документов различают следующие этапы:

1. прием

осуществляется работником канцелярии или секретарем, а также участвует работник экспедиции.

2. первоначальная обработка

проверка правильности доставки, вскрытие конверта (за исключением личной корреспонденции), целостность вложений, документы извлекаются и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю.

3. предварительное распределение и рассмотрение

раскладывают (сортируют) документы по адресатам, потом эти документы забирают секретари этих подразделений, распределение нужно для прямоточности и быстроты движения документов.

4. регистрация

в день поступления документа для фиксации факта и времени поступления в учреждение делают отметку о поступлении в виде регистрационного штампа.

p.s. нерегистрируемые документы пропускают этот этап

5. передача документов

осуществляется в день поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Документы не должны лежать без действия – нарушается принцип быстроты перемещения.

6. рассмотрение руководством или специалистом, проставление резолюций

руководству направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, а также те, которые содержат необходимую для руководства информацию. Эти документы составляют ≈ 20% от всей документации. Это делается для того, чтобы руководство не было перегружено избыточной информацией. Резолюции должны быть четкие и конкретные указания по его исполнению. Резолюция может быть основанием взятия документа на контроль

7. передача исполнителям

Если в документе указано несколько исполнителей, то документ им передается поочередно, либо размножается для одновременной работы над документом. Подлинник документа при этом направляется ответственному исполнителю, который указан в резолюции первым.

7. исполнение резолюций

работа с документом производится в день получения, срочные документы рассматриваются по мере получения. На этом этапе также документы не должны лежать без движения. Осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в этой резолюции. Документ (или его копия) до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

8. отправка ответных документов и подшивка в дело

При передаче ответного документа к нему следует прилагать документы (материалы), на основании которых он готовился, это облегчает работу руководителя и позволяет избежать вызова исполнителей. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет секретарь или работник канцелярии.