4.4. Принципы построения организационных структур управления предприятием

Общие принципы построения организационных структур управления предприятиями следующие:

• структура предприятия должна отражать цели и задачи фирмы, быть подчиненной процессу производства и оказания услуг и меняться вместе с ним;

• структура должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий менеджеров, которые в свою очередь определяются политикой, процедурой, правилами и должностными инструкциями;

• при построении структур управления должен быть реализован принцип соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры конкретного сотрудника – с другой;

• каждая функция, реализуемая фирмой, должна быть закреплена за конкретной службой, т.е. недопустимо закрепление одной функции за двумя или несколькими службами;

• иерархия служб не должна подчинять одному субъекту управления более шести-семи объектов.

Организационную структуру фирмы, учреждения с любым видом деятельности следует рассматривать с разных позиций и с учетом разных критериев. На эффективность организационной структуры управления влияют:

• действительные взаимосвязи, возникающие между людьми и их работой, что отражается в их должностных обязанностях;

• действующая политика руководства и методы, влияющие на поведение сотрудников;

• полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем, высшем).

При умелом сочетании указанных трех факторов в организации может быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность достижения высокого уровня эффективности производства.

Планирование и организационное проектирование должно бази­роваться на стратегических планах организации, поскольку цель организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить дос­тижение стоящих перед организацией целей. Многие теоретики менеджмента считают, что выбор общей структуры организации — это решение, относящееся к стратегическому планированию, по­скольку оно определяет то, как организация будет направлять уси­лия на достижение своих главных целей. Однако исследования пока­зали, что это иная, отличная функция, хотя структура организации определяется стратегией.

Этапы организационного проектирования. По классической тео­рии организации и, по мнению большинства менеджеров, структу­ра организации должна разрабатываться сверху вниз. Разработка организационной структуры схожа с процессом планирования. Пос­ледовательность действий при этом такова:

1. Деление организации по горизонтали на крупные блоки, соответ­ствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии. Определение видов деятельности линейных и штабных подразделений.

2. Установление соотношения полномочий различных должностей. Руководство устанавливает цепь команд, производит дальнейшее деление на более мелкие подразделения, чтобы эффективно ис­пользовать специализацию.

3. Определение должностных обязанностей как совокупности оп­ределенных задач и функций и возложение их выполнения на кон­кретных лиц. Руководство может разрабатывать конкретные задачи и закрепляет их за исполнителями, которые несут ответственность за их удовлетворительное выполнение.

Успешно функционирующие организации регулярно оценива­ют степень адекватности своих организационных структур и изме­няют их так, как этого требуют внешние условия.

Возможен и другой подход, более детализированный и подробно описанный [ ], который можно представить в виде следующей схемы (рис. ).

Как видно из рис. , процесс разработки организационной структуры заканчивается разработкой особого документа – «Положения об организационной структуре предприятия», который в общем виде должен содержать следующие основные разделы:

• виды деятельности, продукты, услуги и бизнесы;

• перечень обеспечивающих функций (организация туров, сбыт, финансы и учет и т.д.);

• перечень функций менеджмента (экономика, маркетинг, персонал, бизнес-планирование и т.д.);

• перечень организационных звеньев (должностей);

• закрепление видов деятельности, обеспечивающих функций, функций менеджмента за структурными звеньями;

• организационная структурная схема.

1. Определение функций управления

2. Определение состава, последовательности и взаимоподчиненности задач

4. Определение состава подразделений

3. Классификация задач

6. Разработка матрицы распределения административных задач между подразделениями

5. Разработка матрицы распределения управленческих функций между подразделениями

Разработка «Положения об организационной структуре предприятия» и построение организационной структурной схемы

Рис. Основные этапы разработки организационной структуры предприятия

Вполне очевидно, что для реализации вышеуказанного комплекса мероприятий необходимы типовые методики и процедуры, а также специ­альные программные средства, поддерживающие работу по та­ким методикам и процедурам.

В начале 90-х годов на Западе появились первые специализи­рованные программы, способные помогать решению задач, свя­занных с организацией управления предприятием, — Orgware (программы организации деятельности).

Они поддерживают основные процедуры построения органи­зационных структур, позволяют создавать необходимые внутри­фирменные регламенты. С помощью такой программной поддер­жки мониторинг организационной структу­ры «как есть», разработка новой модели структуры «как нужно» происходит значи­тельно быстрее. Подготовка внутрифирмен­ных положений и инструкций, уточнение процедур принятия реше­ний также чрезвычайно ускоряется.

В последнее время появились и стали интенсивно применять­ся и отечественные аналоги такого рода программ. Они позволя­ют директору смоделировать существую­щую структуру и ее изменения и тем самым поддерживают работу по организа­ции эффективного управления.

Таким образом, для решения типовых задач организации менеджмента стали применяться пакеты методических и операционных руководств — «органайзеров», подробно описывающих последовательность дей­ствий по постановке и реструктуризации управления в компании. Появился и быстро получил широкое практическое применение компьютерный вариант органайзеров — программы, обеспечива­ющие поддержку форматов описания организационных моделей, генерирующие на основании составленных моделей внутренние регламенты компании, поддерживающие проектирование изме­нений регламентов.

Главная задача создания таких программ — дать компьютер­ный инструмент, который позволит зафиксировать текущее со­стояние организационной структуры, поддержать организацион­ный анализ, сформировать варианты реструктуризации компании и наладить то, что называется «организация менеджмента», по всем основным его компонентам: структуры, маркетинг, финан­сы и т.д. В результате проведения такого описания формируется «функциональная модель компании».

Программные продукты типа Orgware уже несколько лет при­меняются в составе наиболее мощных западных систем «комплексной автоматизации» (RЗ компании SАР ВААN, SOСАР). С выходом на отечественный рынок решений «БИГ-Мастер» в Рос­сии появились отечественные разработки подобных программ, причем в варианте, допускающем примене­ние и вне рамок дорогих корпоративных информационных систем. Решения «БИГ-Мастер» могут применяться до внедрения корпо­ративных информационных систем. С их помощью осуществляются моделирование и анализ существующей структуры, разрабатыва­ются проекты новой организационной структуры, генерируются необходимые внутренние регламенты компании.

Модели, получающиеся в результате применения этих средств, могут использоваться для настройки конфигурации ис­полнительных корпоративных информационных систем.

Таким образом, применение современных методик и компьютерных технологий позволит не только разработать уникальную организационную структуру, наиболее оптимальную для данного предприятия, но и менять ее с изменением целей и задач предприятия, условий внешней среды.