Учет и аудит расходов по загранкомандировкам.

Поездка работника в другую местность по распоряжению руководства для выполнения служебного поручения считается командировкой сотрудника.

Оформление командировки в страны – члены СНГ не отличается от командировки по территории России.

При командировках за границу работники делятся на две группы:

I группа – работники РФ, выезжающие в краткосрочные командировки в определенную зарубежную страну из России или другой зарубежной страны;

II группа – работники, работающие в загранучреждениях России в зарубежной стране, а также другие категории работников РФ, направленные на работу в зарубежную страну и получающие в период пребывания за границей заработную плату в иностранной валюте.

Направление работника в командировку за границу оформляется приказом руководителя. Командировочное удостоверение в данном случае не оформляется и отметки о пребывании в месте командировки не проставляются. Время пребывания работника в командировке определяется по отметкам пограничников (таможни) в загранпаспорте командированного струдника.

На основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку за границу составляется смета планируемых командировочных расходов, которые могут быть как в рублях, так и в иностранной валюте.

Под расходами по загранкомандировке понимаются расходы по получению заграничного паспорта, виз, прописке паспорта, покупке иностранной валюты или обмену чека в банке на иностранную валюту, проезду, провозу багажа, найму жилого помещения, суточным за каждый день пребывания работника в командировке.

При командировке работников за границу им выдается под отчет аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, при этом сотруднику возмещается стоимость проезда воздушным, железнодорожным и водным транспортом: руководителям учреждений и их заместителям – по тарифу 1-го класса, а всем остальным работникам – по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса), а также при этом возмещаются расходы по оплате аэродромных, страховых и комиссионных сборов.

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам в пределах установленных норм. Расходы, не подтвержденные документально, не подлежат возмещению.

Выплата суточных осуществляется в пределах установленных норм за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах России. В тех случаях, когда работники, направляемые в загранкомандировку, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимаемой стороны, выплата им суточных направляющей стороной не производится, если же принимающая сторона не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, суточные выплачиваются в размере 30 % нормы. В случае выезда в командировку за границу и возвращения в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются работнику в размере 50 % установленной нормы. Если за период командировки работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

Руководитель предприятия может разрешить производить дополнительные выплаты (сверх установленных норм) по командировочным расходам, но при этом они включаются в совокупный годовой доход сотрудника с исчислением подоходного налога по действующей ставке.

Сверхнормативные выплаты относятся на себестоимость продукции, но при расчете налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль они увеличивают ее и участвуют в расчете соответствующих налогов.

Иностранная валюта для командировочных расходов покупается клиентом в безналичном порядке за рубли в уполномоченных банках. Покупка наличной иностранной валюты запрещена.

Клиенты – это юридические лица (филиалы и представительства), индивидуальные предприниматели без образования юридического лица, коммерческие банки, иные кредитные организации, не имеющие лицензии Банка России на проведение валютных операций, к ним также относятся иностранные дипломатические и иные представительства, международные организации, их филиалы и представительства. Таким образом, все перечисленные Клиенты могут быть как резидентами, так и нерезидентами.

Снятие иностранной валюты или дорожного чека на командировочные расходы осуществляется на основании заявки Клиента с текущего валютного счета в уполномоченном банке не ранее чем за 10 дней до даты отъезда командируемого в зарубежную командировку. Одновременно выдается справка по форме № 0406007 на имя каждого командируемого или на имя старшего группы, которые учитываются Клиентом в отдельном журнале и хранятся в кассе.

Заявка оформляется на основании приказа о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой Клиентом по категориям командируемых, и приказа о направлении в служебную командировку за пределы РФ с указанием фамилии, имени и отчества, предполагаемой даты выезда, даты возвращения или срока командировки, страны и предоставляется в 2 экземплярах (копия и оригинал) в уполномоченный банк.

Если командировка не состоялась, неиспользованная иностранная валюта в полном объеме вместе со справкой должна быть возвращена в уполномоченный банк в течение пяти рабочих дней с момента снятия указанных средств и зачислена банком на текущий валютный счет Клиента.

Неизрасходованные дорожные чеки подлежат выкупу их у предприятия банком с зачислением иностранной валюты в безналичном порядке на текущий валютный счет предприятия.

По возвращении из загранкомандировки сотрудник обязан не позднее десяти календарных дней с даты окончания командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Неиспользованная в командировке иностранная валюта подлежит возврату в кассу предприятия в течение 10 рабочих дней с момента возвращения из командировки.

Если по авансовому отчету имеет место перерасход, задолженность предприятия может быть погашена в безналичном порядке путем перевода средств на валютный счет командируемого или наличной иностранной валютой, или в рублях.

В связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам авансовый отчет о произведенных расходах в иностранной валюте и в рублях предоставляется по курсу на день утверждения отчета. Списание задолженности с подотчетного лица также производится по курсу на день утверждения авансового отчета. Задолженность подотчетных лиц в иностранной валюте подлежит ежемесячной переоценке в общеустановленном порядке.

При непредоставлении работником авансового отчета по истечении установленного срока суммы, по которым не предъявлено документальное подтверждение их расхода, подлежат включению в совокупный годовой доход этого работника с исчислением подоходного налога в соответствии с действующим законодательством.

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так как сотрудникам, направляемым в зарубежную командировку, выдаются денежные средства в иностранной валюте и в рублях, то расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте следует отделить от расчетов в рублях. Для этого к счету 71 могут быть открыты два субсчета: 71-1“Расчеты с подотчетными лицами в рублях” и 71-2“Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте”.

При этом также разделяются и кассовые операции (счет 50 “Касса”): на одном субсчете ведут учет движения наличных денежных средств в рублях, на другом – в валюте.

При выдаче денежных средств в рублях делается бухгалтерская проводка:

Д71-1“Расчеты с подотчетными лицами в рублях”;

К50-1 “Касса в рублях”.

При выдаче денежных средст в иностранной валюте делается бухгалтерская проводка:

 Д 71-2 “Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте”;

К 50-2 “Касса в иностранной валюте”.

Основанием для выполнения записей являются отчеты кассиров и расходные кассовые ордера.

При журнально-ордерной форме учета расчеты с подотчетными лицами собираются в журнале-ордере № 7, где ведется синтетический и аналитический учет расчетов.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

- соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на командировки по территории Российской Федерации;

- соответствуют ли положениям нормативных актов порядок, размеры и условия возмещения расходов на зарубежные командировки;

- соответствует ли положениям нормативных актов налогообложение расходов на командировку;

- соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на хозяйственные нужды;

- соответствует ли положениям нормативных актов порядок выдачи и расходования средств на представительские расходы;

- соответствует ли положениям нормативных актов документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;

- соответствуют ли положениям нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом учете;

- имеется ли на предприятии список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды;

- выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам;

- оформляется ли письменная документация (распоряжения руководителя предприятия) по направлению работников в командировки;

- организован ли аналитический учет командировочных расходов;

- производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Аудитору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (см. Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

Аудитору важно обратить внимание на то, что нет необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку, так как даты пересечения Государственной границы Российской Федерации определяются по отметкам в загранпаспорте работника (см. Письмо Минфина России от 17.05.2006 N 03-03-04/1/469).

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Аудитору следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Валюта командированному работнику может быть выдана наличными из кассы, или может быть открыт карточный валютный счет и перечислены деньги на него. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана.

Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (бассейном, сауной, тренажерным залом и т.п.). Такие расходы работнику не оплачивают. Если же решением руководителя организации такие расходы оплачиваются, то их сумму облагают налогом на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и, следовательно, не облагается единым социальным налогом (далее - ЕСН) на основании п. 3 ст. 236 НК РФ. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Аудитор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда). Аудитору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа.