Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группирование документов в дела в соответствии с их номенклатурой.

Документы постоянного и долговременного хранения следует группировать в отдельные дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина 30-40 мм).

В дела формируют документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела.

Приложения большого объема группируют в отдельные тома. Небольшие дела присоединяют к тем документам, к которым они относятся.

Существуют различные принципы расположения документов в деле: в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации и т.п.

Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов: левую и правую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна для временного хранения, т.к. архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому.

Прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним,- в конце подшивки.

Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальным механическим устройством (замками), которые позволяют без затруднений выкладывать и изымать документы.

На обложке каждого дела указывают:

1. Название вышестоящего учреждения;

2. Название данного учреждения;

3. Название структурной части, где сформировано дело;

4. Номер дела по номенклатуре;

5. Заголовок дела;

6. Дату;

7. Количество листов;

8. Срок хранения.

Оформление дела включает: описание его на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи.

В процессе группирования документов в дела постоянного хранения составляют внутреннюю опись документов, содержащихся в деле. Её помещают в начале дела, она включает индексы документов, краткое содержание, дату и номера листов в деле. Листы описи нумеруют отдельно, их количество обозначают в зверительной надписи после общего количеств листов через знак «плюс».

Закончив подшивку и нумерацию, оформляют её по единой форме обложку дела. На обложках дел постоянного и долговременного хранения должны быть представлены следующие сведения: название учреждения, его подведомственность, наименование структурной части, индекс дела по номенклатуре, номер тома, заголовок дела, дата, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно».

Обложки дел постоянного или временного хранения оформляют светостойкими чернилами или тушью. Все надписи делают чётко, разборчиво.