Управление образования Кобринского райисполкома ГУО «Межшкольный учебно-производственный комбинат трудового обучения и профессиональной ориентации учащихся Кобринского района»

Пробная работа

Учебная специальность: Документоведение, информационное и организованное обслуживание

Квалификация: Секретарь

Выполнила:

Кульчинская Анна Александровна

Учащаяся группы № 12

Проверила:

Мастер п/о Кирилюк М.И.

Кобрин 2012

Секретарская деятельность

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя и его организационно-распорядительной деятельности. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающие его от нерациональной траты времени, и умеющим поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы. Организует приём посетителей, телефонные переговоры, совещания; докладывает вовремя информацию; получает и обрабатывает документы, оформляет их, хранит и предоставляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю поручается подготовка многих, если не всех, документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается всё организационное и делопроизводственное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).

Работа секретаря многопрофильна. Она требует не только достаточно высокой общей культуры, но и специальных знаний и навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем своей организованности, так как именно на него возлагается организационное обслуживание руководителя. Он обязан обеспечить своевременную подготовку совещания, приёма, оформления документов и т.д.

При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Не менее важная черта в секретарском деле коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи.

Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарём. К личным качествам секретаря относится любезность. Секретарь – это лицо организации. Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться, хорошо выглядеть с учётом деловой обстановки.

Правила написания знаков препинания и прописных букв

Скобки. Для написания скобок на клавиатуре компьютера мизинцем левой руки нажимаем Shift и одновременно нажимаем безымянным пальцем правой руки на скобки. На экране появились две скобки. Затем при помощи левой клавиши перемещения курсора, курсор перемещают между скобками. Вводим нужный текст, затем с помощью правой клавиши курсор перемещают за скобку. Скобки с обеих сторон выделяем интервалом.

Дефис, перенос, тире: все эти знаки пишут при помощи знака чёрточка.

Вопросительные и восклицательные знаки: восклицательный знак находится на клавише 1, а вопросительный знак находится на клавише 7, точка с запятой находится на клавише 4.

Двоеточие находится на клавише 6.