Унификация текста документов

Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений.

Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д.

Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы.

Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над принятием конкретного управленческого решения; кроме того, работая над составлением документа, его автор получает возможность сосредоточить свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

• объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

• строгое соответствие между составом информации и видом документа;

• использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

• Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.;

• образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают состав реквизитов, необходимый для обеспечения юридической состоятельности будущего документа (для каждого вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в организации.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №32.

2. Деятельность архивов и патриотическое воспитание молодежи.

Понятие патриотизма в современной России.

В последнее десятилетие в России патриотизм стал одной из самых дискуссионных тем, широко обсуждаемых в различных сферах реформируемой российской государственности. «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2001 — 2005 годы» и «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2006 – 2010 годы», а также «Концепции патриотического воспитания граждан Российской Федерации», определяют патриотизм как «любовь к Родине, преданность своему Отечеству, стремление служить его интересам и готовность, вплоть до самопожертвования, к его защите».

Патриотизм неразрывно связан с интернационализмом,

«Обращение к нашей истории, особенно к истории советского времени, позволяет сделать важный вывод: на каждом новом этапе развития происходило уточнение и наполнение идеи единства патриотизма, социализма, отечества, Родины. Мы, современные патриоты, являемся законными наследниками идеологии русского патриотического социализма. Эта идеология опирается на вековой жизненный опыт нашего народа, которому от века присущи и любовь к Родине, и жажда справедливости. Процветания и могущества Россия достигала только тогда, когда эта любовь и эта жажда соединялись в единый порыв. Поэтому и сегодня патриотизм должны идти рука об руку в деле возрождения Великой России». Архивы помогают понять неразрывную нить погибших за родину солдат и россиян и живущих сегодня! Нет сегодня ни одной семьи, кого бы не коснулась Великая Отечественная Война. Этого забывать нельзя!

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №32.

3. Электронные таблицы MS Excel.

Использование электронной таблицы в качестве базы данных.

С помощью какой команды можно найти в таблице с данными ячейку с нужной записью.