1. Традиционный подход

Данный подход к внедрению информационных систем для автоматизации деятельности компании организован по принципу «сверху вниз». Недостатки данного подхода известны: одним из самых существенных недостатков является то, что внедряемая в организации традиционная ("жесткая") система автоматизации позволяет получать результаты от работы системы в первую очередь исполнителям нижнего уровня.

Только после завершения автоматизации всех операций на исполнительском уровне, сотрудники среднего уровня смогут начать получать полезные для них результаты работы системы.

Для того, чтобы высшее руководство организации смогло получать из системы полную информацию, должно пройти много времени.

Автоматизация традиционного подхода.

2. Инновационный подход

Второй подход к автоматизации деятельности предприятия основан на использовании адаптируемых инновационных систем – систем, “способных саморегулироваться в соответствии с изменениями внешних условий. Особенность систем делает возможной “автономную” последовательную автоматизацию отдельных участков деятельности организации с постепенным "выращиванием" единой системы, охватывающей всё предприятие.

Автоматизация инновационного подхода.

При внедрении комплекса автоматизации деятельности предприятия, не следует забывать об обучении работников предприятия использованию данной системы. На это может уйти много средств и времени, особенно если речь идет о государственном или бывшем государственном предприятии, где большую часть работников составляют люди старшего поколения, не знакомые с компьютерами вообще. Поэтому при определении бюджета и временных рамок проекта по внедрению любой автоматизированной системой, нужно уделить внимание проблеме подготовки персонала к работе с этой системой.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №22.

2. Построение информационно-поисковых систем в традиционном и автоматизированном режиме.

Регистрация позволяет сформировать банк дан­ных о документах организации, на основе которого может быть создана информацион­но-поисковая система (ИПС).

С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, у кого и на какой стадии исполнения находится или хранится до­кумент, а также найти документы, содержащие определенные сведения.

Информационно-справочная работа может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизиро­ванном режиме.

Справочная картотека строится из регист­рационных карточек.

В момент регистрации надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, дру­гая - в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 мину­ты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о ре­шении вопроса переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки выни­мается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

Картотеки передают на хранение в архив организации вмес­те с документами за соответствующий год.

Значительно расширяет возможности информационно-спра­вочного обслуживания система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД).

В САДД поиск документов может осуществляться по любому признаку (полю), заполненно­му в регистрационной карточке: входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, тер­ритория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид доку­мента, исполнитель и т.п.).

Справка может выдаваться:

• по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);

• теме или содержанию (конкретный документ, группа документов);

• корреспонденту (конкретный документ, все документы авто­ра, все документы автора по определенному вопросу, все до­кументы автора за определенный период);

• региону, стране, области, городу.

Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (доку­менты текущего делопроизводственного года), а также при необ­ходимости — по архивной базе данных (документы предшеству­ющих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрацион­ная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В слу­чае поиска неисполненного документа результатом является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится инфор­мация, в каком деле находится данный документ.

САДД позволяет создавать единый информационно-справочный массив доку­ментов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №22.

1. Алгебра логики.

Составить последовательный алгоритм «Вывод оценки «отлично» на печать. Дано: 3 оценки - «хорошо », 2 оценки – «удовлетворительно», 1 оценка – «отлично».

Экзаменационный билет № 23

1. Архивно-информационное обслуживание с помощью компьютерных средств. Учетные базы данных.

В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на электронных носителях (CD. DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство. В настоящее время в архивном деле процесс внедрения компьютеризации архивных технологий (КАТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Работа осуществляется под руководством Росархива. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - "развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений". Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.

2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно.

Специально для работы с КАТ во всех архивах созданы самостоятельные организационные структуры. Компьютеризация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения. Целью данной работы является изучение перспектив внедрения информационных технологий в архивных учреждениях. В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.. Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д. Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д. Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, «Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»).

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, «Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»).

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №23.

2. Ведение контрольных операций в условиях традиционной и автоматизированной технологий.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреж­дения — это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля ис­полнения документов.

Для ведения контроля в ручном режиме с помощью традиционной контрольно- сроковой картотеки используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 33 подвижными разделителями:

• 31 разделитель — это число дней в месяце;

• за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце;

• за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы.

Перед первым разделителем ставят карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения (изменить срок исполнения разрешается только по указанию руководителя).

Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов. По мере исполнения документов карточки переставляют в часть для исполненных документов.

В последних числах месяца (за 2-3 дня) карточки, находящиеся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справоч­ную.

Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизирован­ный контроль за исполнением документов, который ведется на компьютере.

Автоматизированная система позволяет легко контролировать все зарегистрированные документы, содержащие задания и тре­бующие их исполнения.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (контрольная дата)» в РК документа.

При ведении текущего контроля ответственный за контроль исполнения ежедневно вызывает на экран компьютера (а при не­обходимости и распечатывает) список документов, срок испол­нения которых (поле «Контрольная дата») истекает в этот день. При соответствующих настройках программы список может ав­томатически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сро­ком исполнения может отправляться в автоматическом режиме на компьютер исполнителя.

Специальные программы позволяют выводить на экран спис­ки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система дает возможность просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в лю­бой момент может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, документов, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой их по срокам, исполнителям, видам. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации следует сра­зу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме.