ВОПРОС №2. БИЛЕТ №19.

2. Значение и общие правила регистрации документов. Индексация документов.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установлен­ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

• контроль их исполнения;

• поиск документов.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

• проставление отметки на документе;

• заполнение регистрационной формы, установленной в организации (жур­нал, карточка, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной!

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы.

Из документа в регистрационную форму, как правило, выписываются следую­щие сведения:

• дата получения и входящий индекс (номер);

• дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;

• автор (корреспондент), то есть чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция (срок исполнения, исполнитель);

• ход исполнения (отметки о контроле);

• номер дела, куда подшит документ после исполнения.

Индексация документов - присвоение документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении) при регистрации.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов: приказы по основной деятельности отдельно от приказов по личному составу, протоколов и др.

Индексами распорядительных документов, протоколов, актов являются порядковые номера, которые присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы, начиная с № 1 с первого января и заканчивая нумерацией 31 декабря каждого года.

Входящим и исходящим документам присваиваются номера, состоящие из следующих элементов:

• условное обозначение структурного подразделения, указывающее место исполнения или составления документа (индекс отдела);

• номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ или копия- отпуск;

• порядковый номер документа по журналу или картотеке (традиционной или электронной).

• Например, номер документа № 01-12/32 состоит из:

• 01 — индекс (условное обозначение) структурного подразделения;

• 12 — номер дела по номенклатуре, в которое будет подшит документ;

• 32—индивидуальный порядковый номер, полученный при регистрации.

Последовательность может быть обратная.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №19.

3. Текстовый редактор MS Word. Стили оформления документа. Создайте документ собственного стиля и дайте ему имя.

Экзаменационный билет № 20

1. Информационные ресурсы.

В требованиях к информационным ресурсам следует выделить две основные составляющие, а имен­но: требования к содержанию информации и технологические тре­бования к форме.

С содержательной точки зрения, данные должны быть:

• достоверны;

• актуальны. Актуальность означает в данном случае, что со­держание данных адекватно времени запроса; следовательно, данные в информационном ресурсе Фонда должны обновляться как можно скорее после их обновления в источнике информации либо непосредственно в момент этого обновления.

С технологической точки зрения форма информационного ресурса должна удовлетворять следующим требованиям:

• технологичности – возможности эффективной обработки различными технологическими компонентами КАИС;

• информативности – компоненты информационного ресур­са должны содержать формальную логическую и технологическую информацию, обеспечивающую эффективную и бес­конфликтную обработку содержательной части данных как человеком, так и программными компонентами КАИС;

• технологической безопасности формы во времени – компо­ненты информационного ресурса с длительным жизненным циклом следует хранить в такой форме, которая обеспечит полную сохранность информации в течение многих лет и возможность ее прочтения и обработки спустя много лет современными тому моменту программными средствами;

• предсказуемости логической структуры и формального опи­сания – компоненты информационных ресурсов должны быть организованы так, чтобы знание структуры и формального описания части информационного ресурса позволило пользователю работать с другими частями этого ресурса;

• независимости от аппаратно-программных платформ и не­надежных систем обработки.

Общим в содержательном и технологическом аспектах являет­ся требование непротиворечивости информации. Содержательная непротиворечивость обеспечивается организационными мерами. Чтобы исключить возможность несовпадения данных по техни­ческим причинам, следует стремиться к обеспечению единствен­ности физической формы существования элемента данных при од­новременном обеспечении возможности его многократного логи­ческого вхождения в различные информационные структуры.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №20.

2. Регистрационные формы документов.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установлен­ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов, то есть создание банка данных о документах организации;

• контроль их исполнения;

• поиск документов.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

По регистрационным данным можно получить сведения о времени поступления или отправки документов, об их содержании и местонахождении.

Процедура регистрации состоит из двух этапов:

• проставление отметки на документе;

• заполнение регистрационной формы, установленной в организации (жур­нал, карточка, электронная карточка).

Регистрация должна быть однократной!

В зависимости от объема документооборота для регистрации документов используются различные формы: журнальная, карточная и электронная.

В небольших организациях с объемом документооборота менее 500 докумен­тов в год используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл. 1).

Таблица 1

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция иди кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5

Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои журналы, форма которых представлена в (табл. 2).

Таблица 2

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Более удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные гра­фы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных раз­личий не имеют.

В необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Распо­ложение реквизитов произвольное.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяет­ся числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить органи­зация и записать в инструкцию по делопроизводству. Бланки РКК изготавлива­ются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов формата А-5 или А-6. Типовая регистрационно-контрольная карточка (РКК).

Форма регистрационно-контрольной карточки

Коли­чество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется орга­низацией.

Преимущества карточной формы регистрации:

• для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов рекомен­дуется единая форма карточки;

• карточки можно заполнять на машинке в нескольких экземплярах (для кон­трольной картотеки, структурных подразделений);

• РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позво­ляет быстро находить информацию при большом объеме документов.

Наиболее рациональной формой является электронная регистрация документов.

В этом случае на экран выводится карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать статистическую отчетность по любому выбранному параметру, организовывать контроль исполнения документов и многое другое.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №20.

3. Электронные таблицы MS Excel. Использование программы MS Excel для решения математических задач.

Экзаменационный билет № 21

1. Автоматизированные системы управления кадрами предприятия.

Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи.

В настоящее время комплексные системы автоматизации обеспечивают планирование всех ресурсов, но уже явно наметился переход к корпоративным системам, в которых производится реинжиниринг и перестройка бизнес-процессов предприятия.

Первую группу образуют свободно распространяемые программы, написанные непрофессионалами.

Во вторую группу входят программы, которые разрабатываются собственными программистами для своей организации с целью экономии средств. Можно упомянуть такие системы, как “SLS-Кадры”, “STAFF-Кадры”, “Triamant” и др.

Третья группа образована бухгалтерскими системами, в состав которых включен функциональный модуль “Кадры”. Основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, где наличие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы.

Наиболее яркими представителями систем такого класса являются “1С Зарплата и кадры”, “Platinum”, “Ultima-S”, “Scala”, “Галактика”, “БОСС-Кадровик” и др. Для систем этой группы характерна узость базовой версии, что требует достаточно большой доработки и ведет к несовместимости с новыми версиями системы.

Четвертая группа представлена комплексными системами автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы баз данных, охватывающих все сферы деятельности предприятия.

Среди предлагаемых на рынке систем на первый план выдвигаются “Orakl-Кадры” и “NS2000”, представляющие собой системы четвертого поколения и достаточно полно отражающие современный уровень развития программно-аппаратного обеспечения автоматизации деятельности предприятий.

Рекомендации по выбору системы автоматизации кадрового делопроизводства

С потребительской точки зрения, автоматизированные системы управления предприятием различаются своей направленностью. Например, для “Бэст” или “Парус-5” приоритетной является сфера торговли; “Инфософт” – один из лидеров в области автоматизации учета на производстве. Кроме того, существуют универсальные “системы управления предприятием”: “Парус-4”, “Инфин”, “Абакус”, БОСС”, “Галактика”, “Supermanager” и др.

Следует оценить возможности систем по автоматизации кадрового документооборота, причем лишь наиболее перспективных, принадлежащих к системам четвертого поколения.

Интегрированная система М-2

Интегрированная система М-2 основана на применении современных технологий. М-2 представляет собой единый программный комплекс на основе централизованной корпоративной базы данных. В то же время открытость системы М-2 позволяет использовать уже существующие базы данных предприятия с интеграцией в единый комплекс, а также современные программные пакеты (Microsoft Office).

Система М-2 разработана на основе сервера баз данных Oracle, что обеспечивает высокие скоростные характеристики и высокую степень надежности и защиты данных.

Система“Orakl-Кадры”

Системе “Orakl-Кадры” присущи все достоинства предыдущих систем. Однако она имеет и ряд дополнительных преимуществ. В системе предусмотрена возможность работы с системой баз данных (штатные сотрудники, уволенные сотрудники, архив, кадровый резерв, временные сотрудники и т. д.), что значительно сокращает время обработки запросов.

Вторым несомненным преимуществом является содержимое учетной карточки, включающей 102 темы (согласно постановлению Госкомстата карточка должна содержать не менее 55 тем).

Только в некоторых системах имеется наличие всех обязательных разделов кадрового учета, но только в системе “Orakle-Кадры” они имеются в полном объеме.

Программный продукт "КАДРЫ" (система кадрового учета и автоматизации кадрового делопроизводства)

Программный продукт "КАДРЫ" разработан компанией "Электронные офисные системы".

Система "КАДРЫ" предназначена для комплексной автоматизации работы кадровых служб предприятий и учреждений и создана для использования как в небольших организациях на ограниченном количестве рабочих мест, так и в крупных компаниях, численность персонала которых достигает десятков тысяч сотрудников.

"КАДРЫ" автоматизируют все основные функции кадрового учета:

• ведение штатного расписания,

• ведение личных карточек и информации о командировках и отпусках,

• формирование приказов по личному составу;

• составление табелей учета рабочего времени и др.

Гибкий механизм разграничения прав доступа обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при этом работу с системой.

Программа "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8"

Это мощный инструмент для комплексной автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета в учреждениях, финансируемых за счет средств бюджетов всех уровней, по следующим направлениям:

• расчет заработной платы с поддержкой новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений,

• расчет денежного довольствия военнослужащих и приравненных к ним лиц,

• расчет денежного содержания служащих на государственной гражданской службе,

• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда,

• отражение начисленной зарплаты и налогов в расходах учреждения,

• управление денежными расчетами с работниками, включая депонирование,

• учет кадров и анализ кадрового состава,

• автоматизация кадрового делопроизводства,

• набор кадров.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №21.

2. Организация справочно-информационной работы учреждений.

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе

Задача справочно-информационной работы заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику < второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Справочная картотека строится из регист­рационных карточек.

В момент регистрации надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, дру­гая - в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 мину­ты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеются две карточки — в сроковой и справочной картотеках.

После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о ре­шении вопроса переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки выни­мается и уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

Картотеки передают на хранение в архив организации вмес­те с документами за соответствующий год.

Значительно расширяет возможности информационно-спра­вочного обслуживания система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД).

В САДД поиск документов может осуществляться по любому признаку (полю), заполненно­му в регистрационной карточке: входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, тер­ритория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид доку­мента, исполнитель и т.п.).

Справка может выдаваться:

• по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);

• теме или содержанию (конкретный документ, группа доку­ментов);

• корреспонденту (конкретный документ, все документы авто­ра, все документы автора по определенному вопросу, все до­кументы автора за определенный период);

• региону, стране, области, городу.

Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (доку­менты текущего делопроизводственного года), а также при необ­ходимости — по архивной базе данных (документы предшеству­ющих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрацион­ная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. В слу­чае поиска неисполненного документа результатом является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится инфор­мация, в каком деле находится данный документ. САДД позволяет создавать единый информационно-справочный массив доку­ментов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Загрузка операционный системы, структура магнитного диска

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №21.

3. Текстовый редактор MS Word. Сортировка текстовой и числовой информации в таблицах MS Word.

Экзаменационный билет № 22

1. Комплекс систем автоматизации деятельности предприятия.

Эффективность комплекса автоматизации деятельности предприятия, наравне с проектированием и созданием системы, зависит от способа ее внедрения в организационную структуру предприятия. Существует 2 подхода к внедрению автоматизации предприятия.