Формы справки, содержащей список документов с просроченным сроком исполнения

Формы справки о документах, числящихся за исполнителем

Формы справки (отчета) об общем количестве документов, числящихся за исполнителями

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты инте­ресующего периода. Полученный отчет выводится на экран ком­пьютера и при необходимости распечатывается.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты под­писания (утверждения) документа, а для входящих документов - с даты их по­ступления.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены дей­ствующим законодательством. Например, для исполнения обращений граждан установлен срок до одного месяца со дня поступления, а для обращений граждан, не требующих дополнительного изучения, — 15 дней.

В Приложении 10 к ГС ДОУ дан Перечень типовых сроков исполнения документов. Им нужно пользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству организации.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, обычно указаны индивидуальные сроки исполнения.

В распорядительных документах срок исполнения указывается по каждому пункту.

На документах, рассмотренных руководителем, индивидуальный срок испол­нения пишется в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены дли­тельные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае не­обходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистри­ровав документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения. Уст­ные поручения руководства записывают на регистрационную карточку в произ­вольной форме.

На документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу ставится от­метка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель - напоминание исполнителю о том, что документ контроли­руется.

Второй этап - проверка хода исполнения раз в 2-3 дня. Секретарь обязан вно­сить в карточку все существенные моменты хода исполнения документа: переда­ча документа из одного отдела в другой, от исполнителя к исполнителю, измене­ние сроков исполнения.

Все перемещения документа должны идти только через секретаря.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный конт­роль. Для этого необходимо за три дня предупредить каждого исполнителя о том, что заканчивается срок исполнения документа.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и/или кор­респонденту дан ответ по существу.

Третий этап - снятие документа или задания с контроля. Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. На обратной стороне карточки пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел исполненных документов.

Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, кото­рые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №23.

3. Текстовый редактор MS Word.

Работа с шаблонами. Создать своё резюме на основе шаблона «Стандартное резюме». Что такое шаблон.

Экзаменационный билет № 24

1. Архивно-информационное обслуживание с помощью компьютерных средств. Информационно-поисковые базы данных.

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако автоматизированные архивные технологии (ААТ) позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, «Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»).

Информационно-поисковые базы данных

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:

• Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

• Создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

• Создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой систематический каталог). Эту задачу должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».

В действующей версии ПК «Архивный фонд» архивист имеет возможность создавать электронный аналог описи, автоматически формировать структурированные тексты путеводителей по фондам архива с необходимыми видами указателей к путеводителю, краткие справочники, различного рода тематические перечни фондов и дел, вести любого вида каталоги. В 4-й версии программы можно будет также создать реестр описей как отдельный справочник. «Фондовый каталог» позволяет автоматически формировать тексты межархивных справочников, вести каталоги. Главное в указанных в этих программах заключается не столько в подготовке печатных изданий, сколько в их способности непосредственно выполнять функции электронного НСА.

Продолжается работа по автоматизации процессов комплектования архивов. Прошла опытную эксплуатацию первая пробная версия ПО «Источники комплектования», главная цель которой (как и 1-й версии ПК «Архивный фонд») - сбор замечаний и предложений для уточнения структуры и функций программы. Сейчас ведется анализ присланных предложений и формируются технические требования к промышленной версии программного обеспечения.

Дополнительные программы, применяемые в архивах Самары и Самарской области

Программы:

Программа AKIZ – автоматизированный контроль исполнения запросов.

Для работы с каталогами Список фондов необходимо активизировать заголовок.

Программа POISK- информационный банк данных (Роскомархив, LTD « Архивы России»)

Программа PERECHEN - перечень типовых документов и сроки их хранения (Росархив)

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №24.

2. Организация делопроизводства по обращениям граждан.

Организация приема граждан — одна из важнейших функций службы делопроизводства.

Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются:

• дата приема;

• фамилия, имя и отчество пришедшего на прием посетителя;

• суть вопроса;

• фамилия ведущего прием;

• результаты рассмотрения обращения.

При большом объеме работ такая регистрация ведется на компьютере или регистрационно-контрольных карточках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожают, так как штамп на них может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и подшивается в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением.

Затем все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на регистрационно-контрольных карточках:

Форма регистрационно-контрольной карточки

Прежде чем приступить к регистрации в любой форме, необходимо выяснить, не является ли данное обращение повторным.

Зарегистрированный документ представляется руководителю или его заместителю для принятия решения.

По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие до­полнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, разрешается, в порядке ис­ключения, продление сроков до ответа не более чем на один месяц с сооб­щением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю. Контроль за своевременным разрешением вопросов из рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечается на карточке (или в журнале) с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем производится отметка в контрольно-ревизионной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее решение по данному документу.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относит­ся к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует напра­вить свое обращение.

Секретарь-референт, архивист или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические справки, в которых освещаются вопросы, по которым были поданы обращения, количество положительных и отрицательных решений, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком, сколько находится на исполнении.

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует эти обращения в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, то есть каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно в алфавитном порядке по фамилиям заявителей.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях в справочных и других целях.

Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут руководители учреждений, организаций и предприятий.

Сроки хранения этой категории документов указаны в ст. 56 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного 6 октября 2000 г. руководителем Росархива.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №24.

3. Электронные таблицы MS Excel. Работа с несколькими рабочими листам.

Создайте файл «Книга Экзамен». Назовите Лист 1 – «Товар», лист 2 – «Продано», Лист 3 – Остаток». Введите данные и произведите необходимые вычисления, используя ссылки на соответствующий лист.

Экзаменационный билет № 25

1. Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

• законами РФ;

• государственными и отраслевыми стандартами;

• общероссийскими классификаторами;

• государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" — содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, поря­док ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" — устанавливает основы придания юриди­ческого значения электронным документам;

Закон РФ "О государственной тайне" — определяет полномочия госорганов и должностных лиц по за­щите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Федеральный закон «Об участии в международном инфор­мационном обмене» - цели ФЗ - создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном ин­формационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном об­мене.

Федеральный закон «Об авторском праве и смежных правах» регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач организаций эфирного или кабельного вещания (смежные права).

Гражданский кодекс РФ - содержит нормы права и положения по докумен­там сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ - устанавливает уголовную ответствен­ность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Фе­дерации и архивах — определяют порядок формиро­вания, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты:

Государственная система документационного обеспечения управ­ления - это совокупность принципов и пра­вил, устанавливающих единые требования к документирова­нию управленческой деятельности и организации работы с до­кументами в органах государственного управления, на пред­приятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

• упорядочение документооборота;

• сокращение количества документов;

• повышение качества документов;

• нормативное закрепление изменений, произошедших в орга­низации делопроизводства в связи с появлением негосударст­венных форм собственности;

• совершенствование работы аппарата управления;

Унифицированные системы документации. Сис­тема организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

Стандарт устанавливает:

• состав реквизитов;

• расположение реквизитов на листе бумаги;

• требования к тексту и бланкам документов.

Унифицированные системы документации. Уни­фицированная система организационно-распорядительной доку­ментации. Требования к оформлению документов.

Стандарт установил:

• новый состав реквизитов;

• обновленные требования к оформлению документов;

• требования к тексту и бланкам документов.

Минюст России отказал в государственной регистрации данно­го стандарта.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Стандарт устанавливает современное толкование терминов:

• по делопроизводству;

• по архивному делу.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной до­кументации. Требования к оформлению документов.

Стандарт ввел:

• новые реквизиты;

• небольшие изменения в расположении реквизитов на поле до­кумента.

Требования по оформлению документов в соответствии с но­вым стандартом являются рекомендуемыми.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомст­вами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопро­изводству с учетом ведомственной специфики.

Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм докумен­тов, используемых в деятельности органов власти и управле­ния, которые должны проставляться на документах.

Государственные инструкции по делопроизводству:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных орга­нах исполнительной власти - содержит общие требования к документированию управленческой деятель­ности и технологии работы с документами, требования по под­готовке законодательных актов и правила оформления отдель­ных документов;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №25.

2. Задачи делопроизводственной службы по формированию дел. Принципы систематизации документов внутри дел.

Задачи делопроизводственной службы включают:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

• сокращение документооборота;

• унификацию форм документов;

• разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Документы систематизируются в базах данных и архивных системах в соответствии с оп­ределенными принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьи­роваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопро­са. Систематизация документов может быть:

• алфавитной - используют фа­милии, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц и т.д.

• нумерационной - группируют однородные докумен­ты, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

• распорядительной - (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам доку­ментов и по хронологии (вместе с приложениями). Прика­зы по основной деятельности и по личному составу груп­пируют отдельно; протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам и т.д.;

Наряду с принципами систематизации банков и баз данных документов при фор­мировании дел следует придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов, не разглашения данной информации лицами, имеющими доступ к этой информации по «службе» в данной организации.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №25.

3. Текстовый редактор MS Word.

Работа с индексами, создание сносок и вставка символов. Привести пример в созданном текстовом документе.

Экзаменационный билет № 26

1. История отечественного делопроизводства. Основные этапы автоматизации.

Делопроизводство в России прошло ряд этапов своего становления.

Письменные документы, дошед­шие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. До конца XV в. единая система делопроизводства в Древнерусском государстве не была востребована самой системой управления. Функция управления выполняли отдельные должностные лица либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. Но в целом культура написания документов существовала (Договора с Византией 911 и 945 гг.). В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания, многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; житейные записи – при срочном найме работников; полные грамоты – при продаже в рабство и т.п..

В столице Древнерусского государства – Киеве (978 – 1015 гг.) – существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников, где отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати, «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах. Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15 – 17 см). Размеры документа увеличивались за счет подклейки следующих листов. Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались орга­ны государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегия­ми назывались центральные учреждения, ведавшие отдель­ными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министер­ствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского груда.

В годы Советской власти было разработано делопроиз­водство, характерное для централизованного управления народ­ным хозяйством.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типо­вой состав информационных элементов документов (рекви­зитов). Была предпринята попытка внедрения Единой госу­дарственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В целях применения средств вычислительной техники в ряде отрас­лей осуществлялось освоение унифицированных систем до­кументации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система делопроизвод­ства развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

На этапах компьютеризации ДОУ и архивного дела наибольшее значение имеют программные средства для автоматизированного рабочего места (АРМ).

Современные офисные информационные технологии базируются как на персональных, так и на локальных, корпоративных и глобальных компьютерах, связанных Internet - технологиями. Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника.

Сегодня наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники и передовое программное обеспечение на предприятиях управляется одним пользователем. Таким пользователем может быть руководитель предприятия, делопроизводитель, секретарь, архивист.

Персональный компьютер стал обязательным элементом знаний современного человека.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №26.

2. Нормативная база кадрового делопроизводства. Состав и виды кадровой документации. Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.

Требования к оформлению документов базируются на норма­тивно-правовой базе делопроизводства и её автоматизации, которая представляет собой совокупность законодательных актов Российской Федерации, пра­вовых и нормативных актов и методических документов, регламен­тирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопро­изводства на всех уровнях управления.