Вопрос №2. Билет №15.
2. Понятие «документооборот». Правила организации документооборота учреждения.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Документооборот является частью организации работы с документами.
Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.
Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе — число экземпляров их копий.
Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета:
необходимой численности делопроизводственного персонала;
загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;
эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.
Форма справки об объеме документооборота приведена в примере 2.5.1.
Пример 1 Форма справки об объеме документооборота
Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.
Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.
Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемкие операции по обработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам.
Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно выполняет все виды работ с документами.
В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.
В технологической цепочке обработки документов можно выделить этапы:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
информационно-справочная работа;
направление на исполнение;
исполнение документов;
контроль исполнения;
отправка документов адресатам;
формирование дел в соответствии с номенклатурой;
хранение и использование документов в текущей деятельности;
подготовка и передача дел в архив.
Все документы организации делятся на три документопотока.
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.
ВОПРОС №3. БИЛЕТ №15.
3. Текстовый редактор Word. Форматирование страницы. Колонки.
Экзаменационный билет № 16
1. Текстовый процессор Microsoft Office Word.
Рассказать основные функции Word + современные дополнения, а именно:
Повышение эффективности совместной работы с приложениями Office.
Можно сохранять документы Word в общих рабочих областях, где другие члены группы могут получить последние версии файлов, извлекать и возвращать документы и даже сохранять списки задач, связанные документы, ссылки и списки пользователей. Для общих рабочих областей требуется Microsoft Windows® Server™, на котором выполняются службы Microsoft Windows SharePoint™ Services.
Управление распространением документов, содержащих важные данные. Средства управления правами на доступ обеспечивают безопасность ресурсов компании, запрещая получателю пересылку, копирование или распечатку важных документов. Можно даже назначить сообщению срок действия, по истечении которого его нельзя будет просматривать или изменять. Для средств управления правами на доступ требуется Windows Server, на котором выполняются службы управления правами Microsoft Windows (RMS).
Повышение надежности при совместной работе. Для определенных разделов документа можно указать, что изменения в них могут быть внесены только конкретными сотрудниками. Это позволит лучше организовать процесс редактирования документа и уменьшить число противоречащих друг другу примечаний. Можно также запретить вносить изменения в документ, если не включен режим исправлений. Кроме того, можно сделать весь документ доступным только для чтения, а для наиболее важных мест указать, что вносить в них изменения могут только определенные лица. Можно также защитить форматирование и стиль документа.
Повышение удобства просмотра примечаний и исправлений. Благодаря усовершенствованию функций разметки в Word примечания стали отображаться более наглядно; кроме того, стало удобнее отслеживать изменения и выполнять их слияние, а также читать примечания.
Возможность мгновенной связи с коллегами. Не нужно выходить из приложения Word, чтобы проверить, находится ли в сети контакт службы мгновенных сообщений, — можно получить доступ к этой службе и даже инициировать обмен мгновенными сообщениями непосредственно из Word.
Мобильность. При наличии у планшетного компьютера можно создавать пометки к документам Word с помощью устройства рукописного ввода — своим собственным почерком. Можно создавать пометки к документам для себя (вносить замечания) или отправить их коллегам.
Создание организационных решений с использованием XML. Word поддерживает формат файлов XML и заданные пользователем схемы, обеспечивая основу для создания решений таких бизнес-задач, как составление отчетов по данным, публикация, а также передача данных в бизнес-процессы.
Взаимодействие с бизнес-системами. Пользователи могут сохранять и открывать XML-файлы в Word, обеспечивая интеграцию ключевых бизнес-данных в своей организации. Разработчики имеют возможность создавать решения, использующие XML для взаимодействия с бизнес-системами с помощью области задач в приложении Word.
Настройка функциональных возможностей с помощью усовершенствованных смарт-тегов. Смарт-теги в Word обеспечивают дополнительную гибкость. Свяжите смарт-теги с конкретным текстом, и они будут появляться при наведении указателя мыши на соответствующие слова.
Быстрый поиск нужных сведений. При выполнении поиска не нужно выходить из приложения Word. Благодаря области задач «Исследования» доступ к электронным словарям, тезаурусам и поисковым веб-узлам возможен непосредственно из Word, что позволяет быстро найти нужные данные и включить их в документы. Для использования некоторых функций этой области задач требуется подключение к Интернету.
Существенное ускорение работы. Воспользуйтесь ресурсами веб-узла Microsoft Office Online — в том числе профессионально разработанными шаблонами, надстройками и возможностями интерактивного обучения, — доступ к которым можно получить из Word. Для использования веб-узла Office Online необходимо подключение к Интернету. Ознакомьтесь с дополнительной информацией о том, как Office Online позволяет повысить эффективность использования Microsoft Office.
Необходимая помощь. Из областей задач «Приступая к работе» и «Справка» можно получить доступ к справке Microsoft Office Online Assistance, где публикуются справочные материалы и статьи по технической поддержке, которые регулярно обновляются на основе вопросов, возникающих у пользователей. Для использования некоторых функций этих областей задач требуется подключение к Интернету.
Повышение удобства при чтении. Новый режим просмотра делает процесс чтения документов более удобным. Он оптимизирует документ для чтения с экрана, обеспечивая увеличение текста, укорочение строк и позволяя видеть страницы, точно соответствующие размерам экрана. Технология Microsoft ClearType® обеспечивает более удобную для чтения форму букв. Можно также быстро получить доступ к конкретным страницам с помощью режима эскизов.