Размещение, оборудование рабочих мест служб доу.

Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой.

Организация рабочего места специалиста службы ДОУ форми­руется исходя из анализа содержания его деятельности, требова­ний эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на про­ектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

• средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;

• средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе — портативная пишущая машинка);

• средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;

• средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф;

• средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оператив­ной диспетчерской связи, электронная почта, модем;

• копировальные средства и аппараты;

• шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

• офисная мебель и оборудование.

Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования размещаются таким образом, чтобы минимизировать трудности общения между собой и пользование техникой.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №13.

3. Система управления базами данных MS Access. Запросы. Создание запроса в режиме Конструктор.

Экзаменационный билет № 14

1. Электронные таблицы Microsoft Office Excel.

Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel^[1]) — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT… Windows 7 и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic для приложений). Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

Сегодня Microsoft Office Excel - мощная и удобная программа для работы с электронными таблицами, позволяющая значительно упростить проведение различных вычислений, сортировку любых данных, составление аналитических отчетов и прогнозов.

Вопрос №2. Билет №14.

2. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.

Регламентация деятельности службы ДОУ осуще­ствляется в целом ряде локальных нормативных доку­ментов - положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

• Раздел 1 "Общие положения"

• Раздел 2 "Документооборот"

• В разделе 3 "Регистрация документов"

• Раздел 4 "Организация справочной работы"

• В разделе 5 "Контроль за исполнением документов"

• Раздел 6 "Оперативное хранение документов"

• В раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив"

Должностная инструкция Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых — регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д.

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий харак­теристику каждого документа, его юридического статуса и этапов докумен­тирования. В табель включаются только документы, создание которых не­обходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации табель форм документов выпол­няет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный по­иск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.

Если в делопроизводственной службе есть специа­лизированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет нее звенья внутренней организационной структуры службы.

Специальным пунктом дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядитель­ные документы своей и вышестоящей организации.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в последнем пункте "Общих положений" дается ее описание, условия хранения и использования.

Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства.

Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в том числе и специфических для данной организации.

Раздел 4 "Права и обязанности" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций.

Раздел 5 "Руководство" содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации, порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь).

В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, право подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба. Она заключается в обеспечении установленного порядка в работе с документами организации; выполнении указаний и поручений руководства; соблюдении необходимых условий труда работников службы делопроизводства.

В разделе 6 "Взаимосвязи" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.

Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №14.

3. Программа для создания презентаций MS Power Point. Создание в презентации гиперссылок.

Экзаменационный билет № 15

1. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов.

Текстовые процессоры - специальные программы, предназначенные для работы с документами (текстами) позволяющие компоновать, форма­тировать, редактировать тексты при создании пользователем документа. Обычно они включают в себя дополнительные функции по работе с бло­ками текста и объектами. Признанными лидерами в части текстовых про­цессоров для ПЭВМ являются MS WORD, WordPerfect, AmiPro.

Настольные издательские системы (НИС) - программы, предназна­ченные для профессиональной издательской деятельности и позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов до­кументов, типа информационного бюллетеня, краткой цветной брошюры и объемного каталога или торговой заявки, справочника. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют:

компоновать (верстать) текст;

использовать всевозможные шрифты и полиграфические изображения;

осуществлять редактирование текста на уровне лучших текстовых процессоров;

обрабатывать графические изображения;

обеспечивать вывод документов высокого качества;

работать в сетях и на разных платформах.

Наилучшими пакетами в этой области для ПЭВМ являются: Corel Ven­tura, PageMaker, QuarkXPress, FrameMaker, Microsoft Publisher, PagePlus, Compu Work Publisher.