Вопрос №2. Билет №10.

2. Понятие электронный документ. Www (Word Wide Web) – информационная сеть в Интернет.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и при­ниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлин­ность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия:

• на экране дисплея;

• бумажном носителе;

• ином отделимом от машинного носителя материальном объек­те в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется пре­доставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми акта­ми РФ или соглашением сторон.

1. Преимущества использования электронных документов:

• компьютерная обработка электронных документов (например, заявок на товары) выполняется значительно быстрее, чем об­работка бумажных документов;

• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

• с помощью электронной почты осуществляется оперативная передача документов на любые расстояния;

• хранение электронных документов позволяет сохранить на ма­лых носителях большое количество информации и поэтому не требуется больших площадей для архивов;

• технология работы с документами становится эффективнее на каждом участке;

• возможность использования полученной информации для подготовки другого документа (отчета, сводки, обзора и т. п.);

• компьютерный набор документов сводится к минимуму при использовании готовых образцов, содержащихся в памяти ПК.

Согласование проекта электронного документа имеет следую­щие преимущества:

• прочтение документа на экране ПК без вывода на бумагу;

• исправления вносятся в проект документа;

• одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

• необходимость наличия технических средств для прочтения;

• возможность внесения несанкционированных изменений (при отсутствии электронной цифровой подписи (ЭЦП) или других средств защиты).

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №10.

3. Создание презентации с помощью Windows Movie Maker. Панель инструментов Windows Movie Maker.

Экзаменационный билет № 11

1. Обеспечение сохранности документов в электронной форме.

Один из основных вопросов, определяющих успешное ис­пользование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

• устойчивого электропитания;

• резервного копирования;

• антивирусной защиты;

• профилактики и диагностики с использованием специаль­ных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обес­печение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — ис­точник бесперебойного питания (ИБП).

Вторая задача — обеспечение резервного копирования до­кументов организации, фирмы, отдела, подразделения и кон­кретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

Резервное копирование осуществляется:

• на внешний носитель — оптические диски с однократ­ной записью и многократным считыванием (WORM, CD-R, DVD-R), причем рекомендуется создавать два одинаковых диска и хранить их в разных местах;

• при включенной функции «верификации» (verify) для авто­матической сверки с оригиналами записанных на диск фай­лов;

• на диски известных производителей, которые необходимо хранить в условиях защиты от внешних повреждающих воз­действий.

Для резервного копирования баз данных копии делают пе­риодически, и данные копируют на носи­тели, допускающие многократную перезапись.

Проверяют сохранность документов на внешних носителях выборочно, но не реже одного раза в год.

Третье направление обеспечения сохранности доку­ментов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ.

Четвертая задача — осуществление диагностики со­стояния компьютера с использованием программ, предотвра­щающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение дан­ных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогатель­ных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Важное направление в обеспечении сохранности электрон­ных документов в корпоративных информационных системах и электронных архивах — разграничение прав доступа.

В любой организации независимо от видов носителя доку­ментной информации есть определенные ограничения по до­ступу к этой информации: например, руководство имеет доступ ко всем документам, а рядовые сотрудники — только к доку­ментам своего подразделения и документам общего доступа в организации.

Различают несколько уровней защиты через разграниче­ние доступа:

• защита локальной сети организации от проникновения че­рез Интернет с помощью программных (firewall) или аппа­ратных средств (security hubs и switch connectors — Cisco);

• защита данных внутри локальной сети путем ограничения прав доступа к информационным базам данных на уровне авторизации пользователей (пароли, токен-ключи). В орга­низациях с разветвленной локальной сетью, а также при обмене информацией между территориально распределен­ными подразделениями для защиты можно использовать шифрование передаваемой информации (трафика):

• ограничение прав на модификацию баз данных, т.е. предо­ставление этого права только конкретным работникам и только для работы с определенным видом документов:

• протоколирование всех действий пользователей в автома­тизированных системах работы с документами, что позво­ляет впоследствии восстановить, кто и когда открывал или вносил изменения в документ.

Важный фактор сохранности документов в электронных ар­хивах - правильный выбор самой автоматизированной системы. Необходимо учитывать, что технологические продукты неиз­бежно устаревают, а разработчики и поставщики услуг могут уйти с рынка этих программных продуктов. Поэтому рекомен­дуется приобретать программные продукты известных фирм, постоянно выпускающих новые версии программного обеспе­чения, с заключением контракта на последующее долгосрочное обслуживание системы.

Любой документ, в том числе и электронный, — это инфор­мация, зафиксированная на материальном носителе. Поэтому сохранность электронных документов при длительном их хране­нии достигается обеспечением:

• физической сохранности файлов с электронными докумен­тами;

• условий воспроизведения (считывания) информации в дол­говременной перспективе.

Проблема обеспечение физической сохранности файлов прак­тически уже решена, причем для всех видов хранения (опера­тивного и архивного).

Для хранения в пределах 5 лет вполне надежны любые со­временные носители (в том числе и дискеты). Оптические дис­ки (CD, DVD) непритязательны в хранении и достаточно надеж­ны в течение 10—15 лет.

Общие требования для хранения любых электронных носи­телей: размещение в вертикальном положении, защита от меха­нических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнеч­ных лучей.

Специфика условий хранения зависит от типа электронно­го носителя. Так, для магнитных носителей необходима защита от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды.

Для электронных документов долговременного хранения смена программной платформы может привести к полной утра­те документа из-за невозможности их просмотреть.

При хранении и конвертировании электронных документов возможны следующие виды потерь:

• потеря данных, в результате которой в определенной степе­ни изменяется содержание документа, т.е. документ стано­вится неполноценным и недостоверным;

• потеря внешнего вида и структуры электронного документа (например, при конвертировании текстовых документов в формат RTF);

• потеря связей между данными (в электронных таблицах, ба­зах данных), что также делает документ неполноценным. Особая проблема возникает при долговременном хранении электронных документов, подписанных ЭЦП. Аутентификация (проверка подлинности) электронного документа, подписанно­го ЭЦП, становится невозможной после смены технологиче­ской платформы или бесполезной после утраты юридической силы сертификата средства ЭЦП (конкретной системы крип­тографической защиты данных).

Главная проблема при аутентификации электронных до­кументов с ЭЦП состоит в том, что ЭЦП неразрывно связана с форматом документа. При переформатировании электронного документа (что неизбежно при длительном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится невозможной.

Четких рекомендаций для решения этих проблем пока нет ни в нашей стране, ни за рубежом.

К потере данных в электронном документе может привести и такая технологическая процедура, как сжатие файлов (архи­вирование файлов). Архивируют файлы с помощью специаль­ных программ (WinZip, ZipMagic и др.) для уменьшения их раз­меров. При этом экономится место на носителе информации при хранении файлов и они быстрее передаются по коммуника­ционным каналам. При длительном хранении электронных до­кументов в архивированном виде необходимо также учитывать возможности устаревания программного обеспечения.

Для восстановления существует специальная программа – Norton UnErase.