2.3 Вимоги до тексту та оформлення документів

У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.

Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних принципів: об'єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу.

Більшість документів складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не “я прошу”, а “інститут просить”). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.

Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:

• дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.

• наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні (“належний”, “вищевказаний” та ін.).

• використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.

• широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад “з метою надання допомоги”, “у порядку надання допомоги”.

• обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов - речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками.

Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

Текст. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

Вступу (зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші).

Доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали).

Закінчення (формулюється мета заради якої складено документ).

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів. Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту - зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол ).

В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні вида доказів:

- дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та

-індуктивний у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії ).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії вживаються такі синтаксичні конструкції:

- у порядку обміном досвіду

- у порядку винятку...

- у зв'язку з вказівкою...

- у відповідності до попередньої домовленості...

- з метою подальшого співробітництва... Для висловлення прохання:

- Просимо...

Для нагадування:

- Нагадуємо Вам, що ...

- Незважаючи на багаторазові нагадування... Для підтвердження:

- Підтверджуємо...

- Універмаг «Дитячий світ» підтверджує...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.

3. Уживати синтаксичні конструкції типу:

- доводимо до Вашого відома,що...

- нагадуємо Вам, що...

- підтверджуємо з вдячністю...

- у порядку надання матеріальної допомоги...

4.Уживати інфінитивні конструкції:

- Створити комісію...

- Затвердити пропозицію...

- Попередити правління...

5. Уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові ) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок передує підмету) тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.

6. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

- Наказую...

- Пропоную...

7. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів (означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення ).

8. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ... Вважаючи ... Беручи до уваги ... Керуючись ... Розглянувши поданий до затвердження проект...»

9. Замінювати займенники іменниками.

10. Не вживати емоційних виразів.

11. Вживати складноскорочені слова й абревіатури, скорочення слів за загальними правилами: р-н., обл., канд. Філол. Наук.

12. Використати форми ввічливості за допомогою слів:

- Шановний...

- Високошановний...

- Вельмишановний...

- Високоповажний...

13. В управлінській документації не повинно бути особистого моменту (суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа - нейтральний.

14. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:

фірма просить...

Дирекція клопочеться...

колегія ухвалила...

15. Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

16. Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів (доповіді, інструкції, протоколи) поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.

17. Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.

Деякі особливості має оформлення таблиць.

Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером (без знаку № ). Наприклад: «Таблиця 6 - Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства». На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.

Заголовок. Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.

Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.

Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.

Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» (про що йдеться в документі ). Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки», «Про надання приміщення в оренду».

Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.

Додаток. Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.

Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників: Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.

Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.

Для ділового стилю службових документів характерне використання стійких словосполучень. У методичних рекомендаціях за уніфікацією текстів службових документів наведений великий алфавітний перелік дієслівно-іменникових словосполучень за другим (іменним) компонентом, що найчастіше використовуються у діловому спілкуванні. Подібні приклади використання словосполучень у службових документах подаються як додатки і у відомчих правилах складання та оформлення документів. Службові документи вирізняються нейтральним тоном. Листування ведеться від третьої особи, займенник замінюється на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє тощо). У розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, текст викладається від першої особи однини. Так само складаються пояснювальні записки, заяви, більша частина доповідних записок. Набуло поширення застосування скорочених слів та словосполучень у службових документах, що зменшує їх обсяги і прискорює сприйняття інформації. їх написання ведеться відповідно до загальнодержавних класифікаторів техніко-економічної інформації, вимог державного стандарту і правил української орфографії. Рекомендується використовувати словник скорочень української мови. У спеціальній літературі документи поділяються залежно від кількості розглянутих в них питань на прості та складні. Документи, Що містять одне питання, вважаються простими. Складні документи стосуються декількох самостійних питань. Прості значно легші для опрацювання (реєстрації, постановки на контроль, формування у справи), направлення на виконання.

Складні документи найчастіше стосуються декількох виконавців або навіть різних структурних підрозділів. Тому з них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. їх опрацювання викликає ряд труднощів (при реєстрації вносяться декілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання тощо). Складно вирішити питання щодо розміщення такого документа в справі. Тому при складанні найбільш використовуваних видів інформаційно-довідкових документів, таких, як листи, доповідні записки, довідки, рекомендується заносити до них по одному питанню. Визначені види документів, такі як протоколи, накази, ухвали, звичайно бувають складними за змістом. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа, автор і дата. В тексті документа у загальному випадку виділяються дві суттєві частини: в одній викладаються причини, основи або мета складання документа, в другій - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рекомендації. Наприклад: У травні 2003 року інститут проводить конференцію; "Проблеми розвитку підприємницької діяльності в Україні". Будуть обговорені проблеми структурних змін в економіці і розвитку підприємства. Просимо взяти участь і підготувати свої пропозиції. Декан фінансово-економічного факультету (підпис). В тексті документа можуть бути і три частини: вступ, що підготовлює до сприйняття тексту документа та визначає причину його складання; доказ, в якому описуються події, факти, причини, наслідки, висновки, де вміщені пропозиції, розпорядження, рекомендації, та заключна частина. Кількість виділених у тексті суттєвих компонентів, а також їх розташування залежать від конкретної управлінської ситуації, яка викликала складання документа. Для полегшення сприйняття інформації, виділення суті документа рекомендується починати документ із заключної частини, тобто з викладення суті питання: прохання, пропозиції тощо, а потім підкріплювати їх обгрунтуванням. Якщо приводом для складання якогось документа послужив інший документ або доказом є дані іншого документа, у тексті наводяться повні його дані, тобто вказуються вид, автор, заголовок, дата та номер. Текст документа ділиться на абзаци. З них починається кожна нова думка. Абзаци допомагають вдумуватись в зміст документа, робити невеликі зупинки при читанні документа. Тексти складних, великих за обсягом документів (огляди, звіти, довідки та ін.) розподіляються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, - які нумеруються арабськими цифрами. Порядок їх нумерації слід проводити відповідно до вимог державного стандарту. Номер кожної частини включає номери відповідних складових частин вищих ступенів розподілу. Наприклад, номер підпункту включає номер розділу, підрозділу, пункту та порядковий номер підпункту. Всі вони розділяються крапками, та в кінці номера ставиться крапка.

Таблиця— перелік будь-яких систематизованих цифрових даних, які приведені у визначену систему і розміщені за графами. Таблиця дозволяє представити інформацію в найбільш компактному наочному вигляді. Вимоги до побудови викладу та оформлення таблиць викладені в розділі ГОСТу 1.5-85. ГОСТ розглядає питання побудови стандартів, але викладені в ньому вимоги до таблиць поширюються на всі уніфіковані системи документації, а також на організаційно-розпорядчу. Тут вказується, що "таблиці застосовуються для більшої наочності та порівняння показників". Всі таблиці в тексті, а також в додатках нумерують наскрізною нумерацією арабськими цифрами. Якщо таблиця одна, то слово "Таблиця" не пишеться і нумерація не проставляється. Таблиця може мати заголовок, який стисло, але точно відображає її зміст. Він пишеться над таблицею посередині з великої літери. Назва заголовку таблиці відділяється жирною лінією від частини таблиці, що залишилась. Розташовується таблиця одразу ж під текстом, де вона вперше згадується, або на наступній сторінці. Можна подати таблицю і в додатках до основного документа. В кінці заголовка та підзаголовка таблиці крапка не ставиться. Заголовки граф формулюються в однині та завжди в називному відмінку. Помилка, що часто зустрічається при оформленні таблиць, - це діагональний розподіл рядків. Спеціальний пункт державного стандарту вказує, що розділяти заголовки боковика та граф діагональними лініями недопустимо, не можна також включати в таблицю самостійну графу "Номер по порядку". Якщо є необхідність пронумерувати показники, то їх порядковий номер ставиться в боковику таблиці, безпосередньо перед їх назвами. Слід при цьому зауважити, що при позначенні марок, типів продукції, а також перед числовими значеннями величин порядковий номер ніколи не проставляється. Державний стандарт детально описує порядок позначення фізичних величин та їх числового значення, тому його слід мати під рукою кожному, хто оформлює ці таблиці. Числові значення показника повинні проставлятися на рівні останнього рядка найменування показника. В тому випадку, коли значення показника розкривається у вигляді тексту, запис повинен починатися на рівні першого рядка найменування показника. При відсутності даних в таблиці ставиться прочерк (знак "тире") Записується повна назва навчального закладу. Використання скорочених назв навчальних закладів не допускається. У випадку, коли в назві навчального закладу є слово "імені", слід писати скорочено "ім." Найменування мови (іноземної та народів СНД) Записується відповідно до формулювань ЗКІК загального класифікатора інформації з кадрів. Якщо в межах однієї графи текст, що складається з одного слова, повторюється, а в таблиці немає горизонтальних ліній, це слово замінюється лапками. Цифри, які повторюються, математичні записи, позначення марок матеріалів замінювати лапками не дозволяється. Якщо текст, який повторюється, складається із двох та більше слів, при першому повторенні пишуть слова "Те саме" і далі ставлять лапки. Аналогічно роблять і при повторенні частини фрази, доповнюючи додатковими індивідуальними Заголовок розміщується в лівому верхньому куті документа під основними реквізитами бланка. Він значно полегшує опрацювання документа, оскільки за ним, не читаючи всього тексту, можна отримати уявлення про зміст всього документа та направити його на виконання.

Заголовок полегшує реєстрацію документа, його пошук, організацію контролю та ін. Без заголовка дозволяється складати тільки короткі документи на форматі А5 (148x210): повідомлення, телеграми, телефонограми тощо. Відмітка про наявність додатків (реквізит 22). Частина службових документів має додатки, які доповнюють, пояснюють або деталізують окремі питання, розглянуті в тексті. Порядок оформлення додатків поданий в ДСТУ 4163-2003. Якщо додатки згадані в тексті, то відмітка про їх наявність оформляється за формою: Додаток: на 9 арк. в З прим. Якщо додатки в тексті без назви, їх найменування вказується у відмітці про додатки. Крім загальних вимог до тексту службових документів, необхідно враховувати, що кожний вид документа має свої особливості в складанні та оформленні, свою схему побудови тексту.

Наказ (див Додаток 4) - правовий акт, який видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, для вирішення основних та оперативних завдань, які стоять перед даним органом. Наказ є одним із найважливіших, що найчастіше бувають у вжитку, видів розпорядчих документів, які видаються для виконання вказівок керівників суб'єктів управління. Однак основою для видання наказу може бути й ініціатива будь-якого структурного підрозділу. Видаються накази з усіх питань внутрішнього життя суб'єкта та поділяються за змістом на дві групи: з загальних питань та з особового складу (кадрові). Як правило, готуються та видаються ці групи наказів окремо Підготовка наказу складається з таких стадій: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження проекту, підписання наказу. Підготовка проекту наказу доручається, як правило, структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Починається робота з підготовки проекту наказу з визначення кола питань, які треба буде висвітлювати в документі. Після цього вивчаються законодавчі та нормативні акти, а також попередні накази з даних або аналогічних питань. Необхідні дані можна також отримати, використовуючи інформаційно-довідкові документи: акти, звіти, довідки, доповідні записки, доповіді. Після збирання та вивчення необхідного матеріалу приступають до написання тексту проекту документа, формулювання основних розпорядчих положень. Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. В констатуючій частині викладаються та аналізуються факти і події, що викликали видання наказу, тобто обґрунтовуються наступні розпорядчі дії. Якщо наказ подається на підставі акта керівного органу, в констатуючій частині дається його виклад з обов'язковим зазначенням повної назви акта, його автора, дати та номера, заголовка до тексту. Якщо немає необхідності давати будь-які пояснення, констатуюча частина може не складатися, і текст наказу буде формулюватися з однієї розпорядчої частини. Розпорядча частина наказу становить його основу та викладається в наказовій формі. Починає розпорядчу частину слово "НАКАЗУЮ". Воно друкується великими літерами на окремому рядку прямо від полів, від нульового положення табулятора, відокремлюється від констатуючої частини двома машинописними інтервалами. До формулювань розпорядчої частини наказу ставляться особливо жорсткі вимоги, оскільки вони визначають майбутні дії. Формулювання повинні бути конкретними, чіткими, зрозумілими. Кожен запланований захід в наказі оформлюється окремим пунктом, пункти нумеруються арабськими цифрами. Кожний пункт містить назву виконавця (у формі давального відмінка), передбачену дію, термін виконання. Виконавцем може бути зазначений суб'єкт (наприклад, у наказі міністра), структурний підрозділ або посадова особа. Передбачена дія повинна бути конкретною, тому не слід вживати слова типу підвищити, підняти, посилити, поліпшити, вжити заходи, активізувати, звернути увагу тощо, які роблять завдання незрозумілим та важко контрольованим. Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обсягу майбутніх робіт. Визначаючи термін, слід враховувати час, необхідний для доведення інформації до виконавця. В останньому пункті наказу, як правило, вказується особа, на яку покладається контроль за його виконанням. Підготувавши проект тексту наказу, складають його заголовок, який починається з прийменника "про" (про що) та формулюється за допомогою подібних конструкцій: Про затвердження...; Про впровадження...; Про підсумки...; Про заходи... Для ряду типових управлінських ситуацій, що вимагають видання наказу, розроблені уніфіковані форми, в яких визначений склад необхідної інформації та порядок її розміщення. Підготовлений проект тексту наказу редагується та оформлюється за вимогами ДСТУ 4163-2003. Завершальними етапами роботи над наказом є погодження та підписання. Проект наказу вимагає погодження із зацікавленими структурними підрозділами та посадовими особами (фінансові, юридичні служби). Візують його керівники підрозділів. Візи проставляються на першому примірнику проекту наказу. У випадку незгоди з проектом готується вмотивований висновок. Завізований та добре вивірений (перевіряються цифрові дані, прізвища, назви підрозділів) перший примірник наказу, надрукований на загальному бланку, підписується керівником або його заступником. З моменту підписання наказ вступає в силу. В процесі підготовки наказу визначається коло підвідомчих суб'єктів та структурних підрозділів, куди наказ буде направлений, Що визначає його тираж. Підписаний наказ тиражується та розсилається за списком для розсилання. Аналогічний порядок складання й інших видів розпорядчих документів: ухвал, рішень, розпоряджень.

Витяги з наказів. Витяг - це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства. Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка потрібна для практичної роботи. Констатувальну частину тексту переносять у витяг повністю. Крім того, оформляють позначку про завірення копії (реквізит 27, але без слова "Копія"). Витяги з наказів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4 чи А5 залежно від обсягу документа. Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням основних реквізитів. РЕКВІЗИТИ ВИТЯГУ З НАКАЗУ:

10 - назва виду документа (ВИТЯГ З НАКАЗУ);

11 - дата (переносять з оригіналу);

12 - індекс (переносять з оригіналу);

14 - місце складання чи видання (переносять з оригіналу); 19 - заголовок до тексту (переносять з оригіналу); 21 - текст (переносять з оригіналу всю констатувальну частину, слово "НАКАЗУЮ" та потрібні пункти розпорядчої частини); 23 - підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується); 27 - відмітка про засвідчення копій (без слова "Копія").

Вказівка(див Додаток 5 )- правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та керівних органів управління. Вказівка як розпорядчий документ розглядається в УСОРД. Видають вказівки керівники при вирішенні поточних організаційних питань. Вони також доводять до виконавців нормативні акти. Текст вказівки, як і текст наказу, ділиться на дві частини: констатуючу, в якій викладаються причини та мета видання вказівки, розпорядчу з конкретними пропозиціями та завданнями, переліком виконавців та термінів виконання. Вказівка відрізняється від наказу лише словом "ПРОПОНУЮ", яким починається розпорядча частина. Воно також друкується з відступом у два інтервали від констатуючої частини, великими літерами від нульового положення табулятора. Друкується вказівка на загальному бланку, має ті ж реквізити, що і наказ.

Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління (або затверджений його керівником) з метою встановлення правил, регулюючих організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності суб'єктів (їх підрозділів та служб), посадових осіб та громадян. Різновидністю інструкцій є посадові інструкції, що визначають права посадових осіб.

Інструкція (див Додаток 6) є організаційним документом довготривалої дії. Це і визначає особливості тексту інструкції. В ній немає вказівок на конкретних виконавців, немає термінів виконання. Оскільки інструкція містить багато вказівних методичних моментів, її текст повинен бути особливо точним та зрозумілим. В інструкції використовують слова: слід, необхідно, не допускається, повинен, рекомендується, не дозволяється та ін.Текст інструкції, як правило, розбивається на розділи, пункти, підпункти. Починається інструкція розділом "Загальні положення", в якому викладається мета, сфера застосування та порядок користування інструкцією. Виклад тексту повинен вестися від третьої особи або в безіменниковій формі. Наприклад: Інспектор з контролю, заповнивши контрольну картку, » кладе її в контрольну картотеку або: Відкривши конверт, перевірте цілісність вкладеного та ін. Заголовок інструкції повинен чітко відображати коло питань, викладених в ній, та осіб, на яких вона поширюється. Наприклад: Інструкція з діловодства; інструкція з техніки безпеки.

Ряд інструкцій розробляється на базі типових. Тому, отримавши завдання на складання інструкції, насамперед з'ясовують, чи є типові інструкції з даного питання.Оформлюється інструкція на загальному бланку і має гриф затвердження або відмітку, що вона є додатком до розпорядчого документа.

Інструкція підлягає затвердженню. Це може бути безпосередньо підпис керівника або спеціальний розпорядчий акт. Найбільшого поширення набуло введення інструкції в дію виданням наказу. В наказі дається вказівка про термін введення інструкції, називаються відповідальні виконавці, перелічуються організаційні заходи, необхідні для введення інструкції. Все це забезпечує швидке та якісне введення інструкцій в дію.

Протокол (див Додаток 7) - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, радах, конференціях, засіданнях колегіальних органів.Ведеться протокол під час засідання спеціально призначеною особою. Як правило, нею є секретар. Формуляр протоколу має ряд особливостей. Він друкується на чистому аркуші паперу, де визначаються реквізити загального бланку: найменування відомства, найменування суб'єкта, найменування структурного підрозділу. Далі вказується вид документа - протокол, дата, номер, місце видання. Датою протоколу є дата засідання, а номером—порядковий номер засідання цього колегіального органу.В заголовку протоколу вказується вид колегіальної діяльності, в результаті якої він утворюється - засідання, збори, наради, - та назва самого колегіального органу у формі родового відмінка. Наприклад: Збори студентської ради; Засідання профкому; Засідання » » Ради трудового колективу; Засідання Ради директорів тощо. В тексті протоколу виділяються дві частини. Перша частина містить суворо визначену інформацію, що розміщується завжди в однаковому порядку. Різновидністю протоколу є протоколи, які складаються адміністративними, слідчими органами, органами охорони громадського порядку, офіційними особами для встановлення будь-якого факту (наприклад, протокол санітарного інспектора). Голова - прізвище та ініціали. Секретар - прізвище та ініціали. Присутні - перелічується склад присутніх постійно діючого колегіального органу. Прізвища розміщуються в алфавітному порядку. Потім вказують посади та назви суб'єктів, прізвища запрошених. На великих розширених засіданнях та зборах присутні вказуються тільки кількісно, перелік їх прізвищ додається до протоколу. Наприклад: Були присутні — 38 осіб (перелік додається). ^ На засіданнях, що вимагають наявності кворуму для правомірності прийнятого рішення, вказується кількість осіб, яка має бути присутньою. На порядку денному зазначаються питання, що пропонуються для обговорення. Кожне питання починається з прийменника "про" (про що) та розміщується з нового рядка. Друга частина протоколу є основною. В ній фіксуються всі виступи, тобто відображається робота колегіального органу. Будується вона за розділами відповідно до послідовності обговорення питань порядку денного. Кожний розділ має три частини - СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ), які і починаються з цих слів, що пишуться великими літерами. Після цих слів ставиться двокрапка і в наступному рядку з абзацу пишуться прізвище та ініціали доповідача. Якщо текст або тезис підготовлений раніше, виступ основного доповідача не записується, а додається до протоколу, про що в протоколі зазначається. Наприклад: Якщо після виступу доповідача або в ході обговорення будуть запитання, вони повинні бути зафіксовані разом з відповідями. Завершальна частина розділу щодо кожного пункту порядку денного - запис прийнятого з обговореного питання рішення (ухвали). Рішення, які містять кілька питань, підрозділяються на пункти та підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Ухвальна частина рішень, як і розпорядчі документи, повинна бути конкретною та містити складові частини: кому?, що робити? та до якого терміну? При підборі посадових осіб в протоколі зазначаються результати голосування щодо кожної кандидатури окремо. Протокол підписується головою та секретарем. За повнотою висвітлення роботи колегіального органу протоколи поділяються на повні та короткі. В короткому протоколі вказуються тільки прізвище доповідача та тема доповіді, прізвища виступаючих при обговоренні та прийняті рішення. Такий протокол не дає уявлення про хід обговорення питання. Його рекомендується вести в тому випадку, коли засідання стенографується. Короткими протоколами оформляються наради оперативного характеру. У ході засідання складається лише чернетка протоколу, яка у п'ятиденний термін повинна бути уточнена, доповнена, якщо секретар не встиг щось записати, відредагована та оформлена відповідно до вимог державного стандарту на УСОРД. Для точності та повноти записів найважливіших засідань вони стенографуються або ведеться фонозапис. Після розшифрування записів за ними вивіряється та уточнюється протокол. Стенограма та фонограма не виключають ведення протоколу. Рішення колегіальних органів, зафіксовані в протоколі, доводяться до виконавців у вигляді ухвал та рішень, а в суб'єктах, діючих за принципами єдиноначальності, - в наказах. Рішення можуть бути доведені до виконавців у вигляді виписки з протоколу. Проведення засідання завжди вимагає значної підготовки, яка документується. Передусім, це складання та погодження порядку денного, підготовка переліку учасників засідання та запрошених, складання довідок та доповідних записок із запропонованих до обговорення питань, текстів або тез доповідей, проектів можливих рішень (ухвал). Всі ці документи повинні бути своєчасно підготовлені, розмножені в потрібній кількості примірників, доведені до відома учасників засідання. В самому протоколі зафіксована інформація часто не відображається, а лише подається посилання на неї. В такому випадку ці документи обов'язково підшиваються до протоколу, а на обкладинці справи зазначається: Протоколи засідань та документи до них. Витяги із протоколів. Витяг із протоколу — це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином. Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Реквізити витягу з протоколу:

10 - назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ);

11 - дата (переносять з оригіналу протоколу);

12 - індекс (переносять з оригіналу протоколу);

14 - місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу);

17 - гриф затвердження (переносять з оригіналу протоколу, якщо цей реквізит там є);

19 - заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);

21 - текст (із вступної частини беруть пункти "Голова", "Секретар", "Присутні", присутній номер питання порядку денного, із основної -цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного);

23 - підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються);

27 - відмітка про засвідчення копій (оформлюють без слова "Копія" у правому верхньому куті аркуша).

Довідка - документ, що містить опис та підтвердження тих або інших фактів та подій (див Додаток 8). Довідки бувають двох видів: довідки, які засвідчують юридичний факт і видаються громадянам та суб'єктам (найчастіше особистого характеру), та довідки інформаційного характеру, що містять опис фактів та подій, які складаються за запитами або вказівкою об'єктів та посадових осіб і суб'єктів. Найчастіше видаються довідки громадянам з підтвердженням місця навчання, роботи та проживання, заробітної плати та ін. Вони складаються на загальному бланку, а оскільки їхній текст має, як правило, типовий характер, використовуються раніше роздруковані трафаретні тексти. Такі довідки починаються із зазначення у формі називного відмінка прізвища, імені, по батькові особи, про яку даються дані, а в кінці вказується місце подання довідки.

Довідки інформаційного характеру можна поділити на дві групи: ті, які складаються у суб'єкті, та ті, які направляються за межі суб'єкта. Внутрішні довідки оформляють на чистих аркушах паперу, але вони містять надруковані основні реквізити бланка з зазначенням найменування структурного підрозділу.

Довідка, що направляється в інші суб'єкти, оформляється на загальному бланку. Текст довідки може поділятися на розділи, містити таблиці та додатки. Довідка обов'язково має заголовок. В нього може включатися дата або період, за який подаються довідки. Наприклад: Довідка про проведення підсумків конкурсу в 2003 р. »

Доповідна записка —документ, адресований суб'єкту або об'єкту управління, який містить доскональний виклад будь-якого питання з висновками та пропозиціями особи, яка його складає.

Доповідна записка складається, як правило, з метою інформування керівництва про наявну ситуацію та вимагає прийняття відповідного рішення. Тому в тексті доповідної записки чітко виділяються дві частини. Перша - констатуюча, в якій повідомляються факти, і друга - де йде виклад конкретних висновків, прохань та пропозицій.

Крім того, доповідними записками інформують керівництво про хід роботи. Такі записки можуть подаватися регулярно. Звітні доповідні записки інформують про виконання завдань, вказівок та робіт.

Як і довідки, залежно від адресата, доповідні записки можуть бути внутрішніми, які надходять керівнику структурного підрозділу або закладу, та зовнішніми - адресовані у вищі інстанції.

Внутрішні доповідні записки складаються на звичайному аркуші паперу. Вони містять такі реквізити: назва структурного підрозділу, вид документа (доповідна записка), дата, заголовок, текст, адресат, підпис особи, яка складає (із зазначенням посади). Зовнішня доповідна записка оформляється на загальному бланку та підписується керівником суб'єкта.

Наприклад:

а) оформлення внутрішньої доповідної записки.

Лабораторія не може якісно здійснювати вхідний % контроль допоміжного матеріалу і борошна, що надходить, % оскільки лабораторна піч і лабораторна тістозмішувальна» машина давно не працює. » Прошу дати вказівку відділу матеріально-технічного забезпечення на термінову закупівлю необхідного обладнання.

б) оформлення зовнішньої доповідної записки.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) або причини будь-якої події. За змістом пояснювальні записки поділяються на дві групи. До першої групи належать записки, що є додатком до основного документа, доповнюючи та пояснюючи його. Найчастіше вони супроводжують плани та звіти. Оформлюються на загальних бланках. Підписуються керівниками. Друга група пояснювальних записок складається окремими працівниками для пояснення їх поведінки, проступків та інших ситуацій. Як і внутрішні доповідні записки, вони складаються на простих аркушах паперу та підписуються особою, яка їх склала.

Акт(див додаток 9)- документ, складений кількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Акти мають велику кількість різновидів залежно від їх призначення: акт ліквідації (суб'єкта), акт перевірки, акт приймання-передавання (при зміні керівництва, передавання матеріальних цінностей та ін.), акт інвентаризації, акт проведення випробувань, акт дегустації, акт приймання завершених об'єктів, акт знищення (наприклад справ) та багато ін. Акт, як правило, складається комісією. Це може бути постійно діюча комісія або призначена за вказівкою керівництва. Приступивши до роботи, члени комісії вивчають суть питання, законодавчо-нормативні акти, що його регулюють, а після цього приступають до встановлення фактичного стану справ для відображення його в акті. В процесі перевірки, як правило, ведуться чорнові записи, що відображають кількісні характеристики. Акт оформляється на загальному бланку.В ряді типових ситуацій використовуються типові трафаретні форми, в яких визначається зміст та порядок розміщення інформації з даного різновиду акта.

Наприклад: Акт про результати ревізії кас. Текст акта поділяється на частини. Вступна частина для всіх актів однакова. В ній вказується: основа для складання акта, особа, яка його склала, та, при необхідності, особи, що були присутні при його складанні. Слово "Підстава" починає текст акта та друкується від лівого поля. Акт може бути складений за вказівкою керівника або суб'єкта на підставі розпорядчого документа (найчастіше наказу).

Наприклад: Підстава: наказ директора приватного « підприємства "Лебідь" від 17.08.05 № 09 "Про проходження медичного огляду працівників підприємства ". Підстава: вказівка директора ЗАТ "Бриз" відук. Далі вказується склад комісії: прізвище та ініціали голови, потім прізвища та ініціали членів комісії в алфавітному порядку з переліком посад та назв суб'єктів (якщо члени комісії з інших суб'єктів). Після слів "Були присутні", надрукованих з нового рядка з нульового положення табулятора, подаються також в алфавітному порядку посади, ініціали та прізвища присутніх. В констатуючій частині, яка починається з абзацу, викладаються цілі, завдання та суть проведеної роботи, її результати. Ця частина тексту акта може бути оформлена у вигляді таблиці, що дозволяє при невеликому обсязі забезпечити високий рівень інформативності тексту.

В деяких актах текст може мати третю частину - висновки комісії, пропозиції. В кінці тексту, при необхідності, подаються відомості про кількість екземплярів та місце їх знаходження. Акт підписує голова та всі члени комісії, посади перед підписами не вказуються.

Як і будь-який документ, перед текстом акт має заголовок. Деякі різновиди актів потребують затвердження. Гриф затвердження оформляється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003.

Після затвердження рекомендаційна частина акта набирає розпорядчу силу і є обов'язковою до виконання. Місце та дата складання акта повинні відповідати місцю та даті дії, яка актується. Службові листи - найбільш поширений вид управлінських документів, які є засобом спілкування та обміну інформацією між суб'єктами та приватними особами. Вони становлять до 80 % вхідної та вихідної документації. Листи складаються з найрізноманітніших питань діяльності, їх змістом можуть бути запити, повідомлення, погодження, претензії, зміни, зауваження, рекомендації, відгуки, пояснення, нагадування та ін.

Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з опрацювання листа в суб'єкті-адресаті (насамперед реєстрацію, контроль, формування в справи), але й прискорить виконання документа, оскільки при наявності в листі кількох запитань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом необхідно вирішити кілька питань, щодо кожного слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються в одному листі тільки у випадку їх взаємозв'язку.

Текст листа, як правило, складається з двох частин. В першій частині викладаються мотиви, що сприяли складанню документа, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення керівних суб'єктів, що стали підставою складання листа. В другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складається: висновки, прохання, пропозиції, нотатки та ін.

Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться ознайомлюватися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації в листах можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладу тексту листата починати його з суті питання, розміщуючи докази та факти в другій частині. Листи з нескладних, обговорених раніше питань можуть складатися з однієї основної частини без пояснень. Наприклад: Головна мета службового листа - закликати до дії, переконати, довести, пояснити. Це досягається ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Слова повинні точно відображати суть. Багатослівність заважає виділити суть документа. Наведені факти повинні бути об'єктивними, цифрові дані - точними. Тон листа має бути нейтральним. Рекомендується не використовувати в листі категоричних виразів, що досягається вставними словами та конструкціями: "мабуть", "як і раніше", "як відомо", "якщоможливо"та ін. Повагу до адресата допомагають виявити дієприкметникові звороти типу: Детально вивчивши Ваші зауваження...", "Уважно розглянувши Ваші пропозиції..." Незважаючи на різноманітність питань, що відображаються в листах, при обґрунтуванні дій використовується обмежений набір початкових та завершальних словосполучень та виразів: "В порядку обміну...", "Узв'язку...", "Яквиняток...", "Відповідно до...". Причини прийняття рішення також формулюються за допомогою дієприкметникових зворотів: "Враховуючи...", "Вважаючи...", "Беручи доуваги...", "Розглядаючи...", "Керуючись.... Оскільки лист оформляється на бланку, його текст не слід починати посиланням на назву суб'єкта-автора, вона вже є на самому бланку.

ДСТУ 4163-2003 уніфікує оформлення листів. Вони складаються на спеціальному бланку для листів. Особа, яка складає документ, крім тексту, повинна сформулювати заголовок листа (для формату А4), вказати адресата, посаду, прізвище та ініціали того, хто підписує, своє прізвище та номер телефону (реквізит виконавця), оформити реквізит, перевірити наявність додатків (якщо вони є). Листи, які надсилаються суб'єктом, діляться на дві групи -ініціативні та відповідні. Якщо лист є відповіддю, виконавець вказує дату та номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься на бланк при остаточному оформленні листа. При електронному оформленні листа оператор ПК керується відповідним розділом ДСТУ 4163-2003. За характером інформації листи поділяються на велику кількість видів. Супровідний лист - документ, який часто складається. Він інформує адресата про направлення додаткових документів разом з листом. Складання супровідного листа допускається лише у тому випадку, якщо необхідно щось пояснити або доповнити до доданих документів: вказати термін виконання, пояснити причину затримки, складні моменти та ін. Починаються листи цього різновиду словами: "Надсилаємо...", "Направляємо...", "Повертаємо...", "Додаємо..."та ін., далі вказуються заголовки та пошукові ознаки (дата та номер) документа, що направляється. Як правило, текст супровідного листа дуже короткий, вміщується на бланку формату А5 і не має самостійного заголовка. Наприклад: Повертаємо Вам рукопис програми курсу "Економіка', підприємства" у зв'язку з тим, що програма потребує певних доповнень. Доопрацьовану програму просимо надіслати до 12 грудня 2005 року.

У всіх інших випадках, коли супровідний лист не несе будь-якої інформації, він буде зайвим і його не потрібно надсилати.У листах-запрошеннях адресату пропонують взяти участь в будь-якому заході, що проводиться. Вони можуть адресуватися як конкретним особам, так і суб'єктам. В них розкривається характер даного заходу, вказується термін проведення та умови участі в ньому. Наприклад: 29 травня 2005р. в "Чернігівелектрозв'язок" (за адресою^ бульв. Шевченка, 97) відбудеться нарада керівників вузлів зв 'язку області. Запрошуємо Вас взяти участь в роботі наради. Оплата відряджень — за рахунок "Чернігівелектрозв 'язок ". Керівник (підпис) П.К. Пустовіт

Інформаційний лист - повідомляє адресата про якийсь факт або захід. Найчастіше за допомогою інформаційних листів пропагують діяльність певних організацій, продукцію, яку вони випускають, видавничу літературу. Наприклад: Центр культури Міжнародного фонду соціально-економічних і політичних досліджень повідомляє про вихід» «першого номера міжнародного журналу культурного < > спілкування " Via Regia ", що видається спільно з європейським % центром культури в Тюрінгії. Придбати журнал Ви можете за адресою: м. Київ, вул. Благовісна, буд. 25. Довідки за тел.: 445-78-54.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресату та містить детальний опис послуг або товарів, що рекламуються.

Цей вид листів набув поширення з утворенням госпрозрахункових та комерційних суб'єктів. Його мета рекомендувати адресату скористатись запропонованими послугами. Текст листів відрізняється конкретністю, чіткістю, повнотою інформації. В таких листах адреса суб'єкта-автора вказується окремо. Наприклад: Систему службового документообігу "WorkBook", що використовується для організації безпаперового документообігу між усіма підрозділами, представниками

Лист повідомлення за своїм стилем близький до листів-запрошень та до інформаційних листів. Складається для конкретного адресата і найчастіше є відповіддю на запит Починається словами: "Повідомляємо", "Ставимо Вас до відома" та ін., далі викладаються факти. Наприклад: Повідомляємо, що Ваше замовлення прийняте до\ виконання 26.12.03 р. та буде виконане в тримісячний термін ; з відправленням контейнерів однаковими партіями в січні, , лютому та березні 2004 р. Точні дати відправлення і номери партій будуть повідомлені додатково. Лист-підтвердження—містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення (листа, телеграми, переказу, бандеролі, посилки тощо), про те, що раніше складений документ залишається в силі (наприклад договір, інструкція та ін.). Лист може підтверджувати певний факт, подію, телефонну розмову. Починається цей різновид листа формами дієслова "підтверджувати Направлення таких листів є обов'язковою частиною ділових відносин. Своєчасність їх відправлення дозволяє адресату зняти питання з контролю і виключає відправлення їм листів-нагадувань.

Лист-нагадування — містить вказівку про наближення або про закінчення терміну виконання будь-якого обов'язку або проведення заходу. Такий лист може бути особливо лаконічним та містити одну завершальну частину. Цей різновид листів, як правило, починається словом "Нагадуємо".

Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених в ньому обов'язків. В ньому, як правило, адресату гарантується оплата або надання у його розпорядження місця роботи, проведення досліджень тощо. Ці листи мають підвищену правову функцію, тому виклад тексту повинен бути гранично чітким і ясним.

Ініціативні листи - це листи, що потребують відповіді. У більшості таких листів висловлюється прохання (пропозиції, запити) до адресата щодо вирішення будь-яких питань. Це найпоширеніший різновид листів, тематика яких необмежена. Та все ж їх характер передбачає варіантність позитивного або негативного вирішення поставленого питання.

Листи закордонним кореспондентам оформляються, як правило, на двомовних бланках підприємств. Вони починаються з оформлення в лівому верхньому куті бланка реквізиту "Адресат". Перший елемент реквізиту - прізвище отримувача з ініціалами перед ним. Перед прізвищем проставляється одне із загальноприйнятих скорочень: Mr. (містер), якщо це чоловік, Mrs. (місіс), якщо адресат жінка. Скорочення Messrs. (панове) ставиться тільки перед прізвищами власників фірми, коли невідоме прізвище конкретного адресата: Messrs Hall and Son.

В наступному рядку від межі лівого поля пишеться ввічливе звертання. Воно традиційно складається зі слів Dear Mr. або Dear Mrs. та прізвища адресата. Ініціали перед прізвищем в цьому випадку не проставляються. Якщо прізвище конкретного адресата невідоме, можна використати звертання:

Dear Sirs або Dear Sir, Dear Madam.

В наступному рядку від межі лівого поля або посередині аркуша розміщується заголовок до тексту документа. Він оформляється після позначення "Re:" (Reference) та іноді підкреслюється:

Re: Outstanding invoice number 2239

Несплачений рахунок № 2239

Розділові знаки в кінці заголовка не ставляться. Текст документа рекомендується розбивати на абзаци, друкувати їх через один інтервал, а виділяти абзаци один від одного двома міжрядковими інтервалами.

Текст листа, як правило, закінчують словами: Sincerely Yours (Щиро Ваш, із щирою повагою) або просто Yours (Ваш) та підписом. До складу реквізиту "Підпис" входить особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали розшифровуються повністю), назва посади та, іноді, назва суб'єкта.

Телеграма (телекс) - вид документа, який визначається способом передачі інформації каналами телеграфного зв'язку (Див дод 10). Своєчасність передачі інформації обумовлює своєчасність та правильність прийняття рішення. Тому, щоб забезпечити термінове отримання інформації, вона передається телеграфом. Для передачі факсимільної копії документа, а також схем, креслень та малюнків використовуються фототелеграми. Залежно від фактичної потреби швидкості передачі інформації виконавець, який складає телеграму, вказує її терміновість: "позачергова", "урядова", "термінова" та ін. Категорія телеграми вказується перед адресатом. В телеграмі дається точна адреса без індексу: місто, номер відділення зв'язку, вулиця, будинок, назва суб'єкта, прізвище отримувача. Для здешевлення вартості телеграми та спрощення її опрацювання урядові установи та багато суб'єктів мають зареєстровану на телеграфі умовну або скорочену телеграфну адресу. В телеграмі, що відправляється декільком адресатам, кожна адреса вказується індивідуально. Друкуються адреси великими літерами. Текст телеграми друкується на чистому аркуші паперу з одного боку через два інтервали великими літерами. Між словами в телеграмах робиться пропуск в два удари. Текст друкується з абзацу, далі "червоні" рядки та абзаци не допускаються. Адреса та текст друкуються без переносу слів. Викладається текст якомога стисліше. Він повинен складатися з одного логічного елементу - висновку. Лише у виняткових випадках можна припустити короткий доказ. Великого значення при складанні телеграми слід надавати вибору слів, що найточніше передають суть. Пишеться телеграма особливою телеграфною мовою, бажано без прийменників, сполучників, розділових знаків. Смислові значення слів та їх зв'язок передаються порядком розміщення слів у реченні та їх закінченнями.