2.2 Формуляр зразок документа

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів. При документуванні управлінської діяльності органами державної податкової служби України організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм)(див Додаток 1). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм). Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів (Див Додаток 2). Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 - 90: ліве поле - 20 мм, верхнє поле - не менше 10 мм; праве і нижнє - не менше ніж 8 мм.

Слід розрізняти поняття «реквізити документа» і «реквізити підприємства». Реквізити підприємства —- дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити підприємства можуть бути відображені на бланку. Частину реквізитів (постійні) наносять на бланки при їх виготовленні (Державний герб України, емблема, назви міністерства, відомства, підприємства). Змінні реквізити (адреса, індекс, дата, текст, підпис та ін.) записують у бланк в процесі його заповнення, тобто при складанні та оформленні.

Оформлення бланків документів.

Бланк документа - це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа.

Є два види бланків ОРД:

- для службових листів;

- загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов'язково зазначаються реквізити 1-3, 6-9, а також вказується місце для реквізитів 11-13.

Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1-3, 6-8, а також визначені місця для реквізитів 10-12, 14.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов'язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

• реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

• Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.

Бланк (Див дод 3) — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, доні док, наказів, протоколів, листів. Бланки, характерною ознакою яких є додатковий реквізит «назва посади», використовують у підприємствах при оформленні листів, вказівок, службових записок та інших документів, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення визначеного кола завдань, нерідко породжуваних однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці. Під трафаретом розуміють раніше надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією та пропусками для заповнення змінної інформації, що характеризує конкретну ситуацію, яку відображує даний документ. Методика складання трафаретних текстів така: вивчаються типові управлінські завдання, документи, що утворюються в процесі їх вирішення, складається проект уніфікованого документа, що відображає виявлену типову ситуацію. Після цього він редагується, затверджується спеціалістами, які складають ці документи або працюють з ними. Особливу увагу слід звертати на вживання професійних термінів. Для кожного трафарету визначається необхідна річна потреба, і тексти тиражуються. Трафаретні документи повинні бути як у виконавців, так і у машинописному бюро. Зручно трафаретні документи вводити в пам'ять ЕОМ. Трафаретні документи значно скорочують час на складання документа, оскільки виконавець зосереджує увагу лише на змінній частині конкретної інформації, місце якої раніше обумовлене. Фактично він заповнює раніше складений документ. Тому виключається стадія чернетки, в документі немає зайвої інформації, виключається пропуск необхідних даних, а постійне, фіксоване розташування інформації значно полегшує та прискорює її сприйняття. Із трафаретних бланків формується збірник, один примірник якого повинен знаходитися у кожного працівника апарату. Приступаючи до складання будь-якого документа, необхідно перевірити, чи немає для даної ситуації складеного типового тексту. В останні роки набули поширення анкети. Під анкетою розуміють опитувальний листок для одержання певних даних. Найбільш відомі кадрові анкети для отримання даних про тих, хто їх заповнює. Шляхом анкетування зручно збирати будь-які дані за раніше розробленою визначеною програмою. Анкетування - один з основних методів в соціологічних дослідженнях. В анкеті текст формалізований, інформація розміщена в зафіксованій суворій послідовності. Головна визначальна особливість викладу тексту в анкеті - відсутність граматичного зв'язку конструкцій. Все це дає змогу опрацьовувати анкети за допомогою ЕОМ. Постійна інформація в анкеті виражена в добре продуманих та сформульованих питаннях, що містять найменування ознак об'єкта. Найменування показника може бути виражене одним словом (іменником в називному відмінку) або синтаксичною конструкцією. Змінна інформація в анкеті - конкретна характеристика ознак. Вона може бути виражена раніше підготовленою відповіддю типу "так-ні", розгорнутою відповіддю, числовими показниками