- •Дипломна робота
- •«Справочинство в роботі асистента референта. Діловий етикет»
- •Розділ 1 роль асистента референт в організації справочинства
- •1.1 Організація справочинства на підприємстві
- •1.2 Роль асистента-референта у веденні справочинства
- •1.3 Вимоги до асистента референта при роботі з документами
- •Розділ 2 документ, та його роль у справочинстві
- •2.1 Класифікація та функція документів
- •2.2 Формуляр зразок документа
- •2.3 Вимоги до тексту та оформлення документів
- •Розділ 3 дотриманя правил ділового етикету в роботі асистета референта
- •3.1 Дотримання ділового етикету в роботі асистента референта. Правила ділового етикету
- •3.2 Етика ділових відносин
- •Звертаючись до співбесідника частіше називайте його ім’я.
- •Будьте уважним слухачем, навчіться слухати співрозмовника.
- •Дбайте про охайність свого зовнішнього вигляду.
- •3.3 Діловий етикет у міжнародному бізнесі
- •Висновок
- •Список використаної літератури
- •Перелік реквізитів для документів
- •Зразок вказівки
- •Вказівка
- •Зразок інструкції
- •Інструкція
- •Зразок протоколу
- •Протокол
- •Зразок довідки, що підтверджує факт навчання
- •Зразок акту
- •Зразок телефонограми
Розділ 2 документ, та його роль у справочинстві
2.1 Класифікація та функція документів
Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони—писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Види документів визначають за такими ознаками:
Найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки,інструкції, протоколи та ін.;
Походженням — службові (офіційні) й особисті:
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
Місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
Зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
Призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
Напрямком — вхідні й вихідні;
Формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):
Стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
Строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові: звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;
Термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом;
Дуже термінові — документи з позначенням «дуже терміново»; ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності; стадіями створення — оригінали, копії й виписки:
Оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник.
Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і
печаткою;
Копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу; За потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг). Якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
Складністю — прості (односкладові) й складні;
Строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
Технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
Носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати вид того або іншого документа по різних ознаках, аналізувати його за змістом. Знання класифікації і типологізації документів необхідне для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації.
Найважливіші ознаки, що лежать в основі класифікації сучасних документів, криються в їх суті, істоті інформаційної і матеріальної складових. Оскільки документи функціонують в суспільстві, зовнішнє середовище також робить на них певний вплив. З урахуванням цих обставин в основу загальної класифікації документів встановлено три блоки ознак, побудовані по різних характеристиках документа:
Загальні функції документа
Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.
Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.
Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.
Спеціальні функції документа
Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.
Правова — за документом закріплена юридична сила.
Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.
ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА - Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів.
ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ - Найбільш узагальнююча функція, полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та або просторі.
ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду Інформаційна функція - полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань
СПЕЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ - Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства
Управлінська або регулятивна функція - Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи)
Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція - Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах – підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо
Правова функція - Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)
Загально-культурна функція - Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо Меморіальна (пам’яткова) функція - Здатність документа служити "зовнішньою пам’яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам’яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)
Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо
Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації
Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства.
Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа - одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати. Матеріальна складова документа - це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі. Матеріальну складову документа визначає носій інформації це матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію. Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень. Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т.д.) крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:
1.матеріальну основу документа;
2.форму носія інформації;
3.спосіб документування чи запису інформації.
Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації.
В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні.
Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі - полімерні документи. До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін. Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію.
Найцінніша якість паперу він дозволяє тиражувати інформацію. Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото і кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері