5.1.3 Создание пользовательского списка для автозаполнения

 Автозаполнение является одной из часто используемых технологий в Excel и служит для ускорения ввода одинаковых или однородных по структуре данных. Такие данные называются списками. Если ввести любой элемент списка в ячейку таблицы и скопировать ее содержимое в соседние ячейки перетягиванием маркера автозаполнения в любом направлении, то другие элементы списка вводятся автоматически.

Аввтозаполнению в Excel подлежат формулы, числовые арифметические и геометрические прогрессии. Для работы с ними можно воспользоваться командой Правка/Заполнить/Прогрессия. Имеются и встроенные текстовые списки из наименования дней недели и месяцев. Пользователю предоставляется возможность создания собственных списков.

Пользовательский список для автозаполнения представляет собой заданную последовательностью; например, Север, Юг, Восток, Запад.

Рассмотрим создание пользовательского списка из перечня городов для облегчения многократного ввода данных в разные таблицы.

6. Создать пользовательский список из названий городов таблицы Ведомость расхода бензина.

Рекомендации по выполнению

• Командой Сервис/Параметры откройте окно Параметры на вкладке Списки.

• Так как нужный перечень городов уже имеется в таблице, его можно включить в число списков Excel. Для этого:

• установите курсор в строку Импорт списка из ячеек;

• перейдите на лист с таблицей и выделите ячейки с названиями городов (C6:C10). Ссылка на указанный диапазон отобразится в строку Импорт списка из ячеек;

• нажмите [Добавить].

Примечание. Для создания нового списка можно в поле Списки выбрать элемент Новый список и ввести его элементы через [ENTER] в поле Элементы списка, затем нажать [Добавить]

• Проверьте работу созданного пользовательского списка. Для этого в любой ячейке листа Excel введите одно из названий городов, например Москва, и скопируйте его автозавполнением вправо, вниз, влево, вверх.

5.1.4 Создание пользовательского формата данных

 В Excel имеется целый ряд встроенных форматов числа, например: числовой, процентный, дробный, экспоненциальный, денежный и др. Их установка и информация о назначении каждого из них представлены в окне Формат ячеек на вкладке Число.

Если есть необходимость использовать другие форматы, например число с обозначение штук (5 шт.), то нельзя просто ввести в ячейку 5 шт., т.к. эти данные будут рассматриваться Excel как текстовые, и для расчетов могут использоваться только числовые данные.

В этом случае необходимо дополнить стандартные форматы чисел в Excel пользовательскими. Пользовательские форматы создаются с помощью шаблонов. Шаблон # обозначает ввод цифры, при этом незначащий ноль не отображается. А шаблон 0 обозначает ввод цифры, незначащий ноль отображается. Шаблон “ ” (кавычки) служит признаком ввода текста.

7. Для данных в колонке Пробег машины создать пользовательский формат, позволяющий отобразить единицу измерения км.

Рекомендации по выполнению

• В книге Бригада-1 выделите ячейки, к которым надо применить пользовательский формат, это диапазон D6:D10.

• Откройте окно Формат ячейки на вкладке Число и выполните следующее:

• в списке Числовые форматы выберите (все форматы);

• в области отображения встроенных форматов выберите наиболее близкий к желаемому – 0;

• в поле Тип отредактируйте образец встроенного формата, приведя его к виду

0“ км”

• нажмите [ОК].