5 Системы обработки табличной информации

 Системы обработки табличной информации называют табличными процессорами – это специальные комплексе программ для управления электронной таблицей. Электронная таблица (ЭТ) – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны константы и формулы.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и столбцах; числа в одной строке или столбце связаны с числами в других строках или столбцах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы; предполагается статистическая обработка данных; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

Первая программа, реализующая концепцию электронных таблиц, VisiCalk была разработана 1979 г.

Сейчас самым распространенным табличным процессором является приложение Excel компании Microsoft. Поэтому именной его изучению посвящается данная тема учебного пособия.

К основным возможностям табличного процессора Excel относятся:

• построение, корректировка, сохранение таблиц;

• использование встроенных функций для проведения расчетов в таблицах;

• защита табличных данных;

• построение и редактирование по табличным данным двух - и трехмерных графиков и диаграмм;

• поддержка OLE – технологии и технологии drag-and-drop;

• создание связанных таблиц;

• работа с таблицей как с базой данных;

• автоматизация работы с таблицей с помощью макросов;

• одновременная работа с несколькими книгами и др.

5.1 Создание таблицы и построение диаграмм

В этом разделе вы освоите:

• разработку макета таблицы и его использование;

• создание пользовательского списка для автозавпонения;

• создание пользовательского формата данных;

• построение и редактирование диаграмм;

• технологию связывания и внедрения объектов Excel в другие приложения;

• технологию установки параметров страницы;

• организацию и возможности предварительного просмотра страниц;

• настройку печати.

 Рассмотрим основные понятия табличного процессора Excel.

Файл табличного процессора называется книгой. Книга состоит листов. На листах отображается электронная таблица, имеющая 256 столбцов и 65 536 строк. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки.

Ячейку ЭТ, в которой в данный момент находится курсор, называют текущей или активной. Адрес ячейки определяется идентификатором столбца и номером строки. Например, A14.

Прямоугольный диапазон ячеек называют блоком ячеек и задают адресами верхней левой и нижней правой ячейки, например, D4:F13.

Для выполнения вычислений в ячейках таблицы используются формулы. Формула – конструкция, начинающаяся со знака ( = ), состоящая из констант, ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками операторов и функциями. Например:

=3+A1-СУММ(A4:A8)

Адрес ячейки, используемый в формуле, является ссылкой. Ссылки бывают различных видов:

• абсолютная ссылка (например, $A$14) – ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы. Она обозначается с использованием символа ( $ );

• относительная ссылка (например, A3) – ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании формулы в любом направлении;

• смешанная ссылка (например, $D8, G$6) – ссылка, содержащая абсолютное значение столбца или строки.

Ячейкам таблицы можно присваивать собственные имена, например ячейку В12 можно назвать ИТОГ. Тогда ссылка на ячейку В12 в формуле (например, =D7*В12) тоже будет обозначаться ИТОГ и являться абсолютной, а формула будет выглядеть так: =D7*ИТОГ.

Функции – это программы, выполняющие вычисления или специальные операции.