3. Карточка поиска.

<СИТУАЦИЯ 8: ЕСЛИ НЕОБХОДИМО НАЙТИ ИНФОРМАЦИЮ ПО ВОПРОСУ ПРИ ПОМОЩИ КАРТОЧКИ ПОИСКА>

В том случае если Вы решили осуществлять поиск ответа на вопрос при помощи Карточки поиска в ситуации, когда не известны реквизиты документа, содержащего ответ, работать надо со следующими полями:

1) Текст документа,

2) Тематика

3) Поиск по статусу, если вас интересуют, например, только действующие на сегодняшний день документы.

Рассмотрим на примере порядок работы с этими полями.

Пример 9. (Каточка поиска; поле Текст документа; поле Тематика; работа с закладками))

Найдите ответ: может ли студент, не прошедший практику, быть отчислен из вуза? На фрагменте документа, содержащем ответ на вопрос, установите закладку.

Решение:

Заполнение поля Текст документа

Для начала заполним поле "Текст документа".

По аналогии с полем "Название документа" поле "Текст документа" содержит две вкладки: "Основной поиск", "Расширенный поиск ".

Вкладка "Основной поиск" позволит Вам получить максимальное количество полезных документов, относящихся к нашему запросу. Главное предназначение Основного поиска - не упустить ничего важного. Система сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оптимальный результат по Вашему запросу.

Для поиска документов с использованием Основного поиска Вам необходимо в строке для ввода текста задать интересующие Вас слова полностью, не задумываясь об их порядке, и о том, какие окончания эти слова могут иметь в тексте документа. Введенные слова ищутся во всех формах и в пределах нескольких строк текста.

Расширенный поиск поля Текст документа аналогичен Расширенному поиску в поле Название документа, т.е. Вы можете выставлять параметры близости слов, параметры окончания, а также подключать или отключать опции "словарь синонимов" и "связь различных частей речи".

При работе с полем "Текст документа" необходимо следовать ранее изученным рекомендациям.

• Рекомендации: 1) необходимо указывать 3-4 ключевых слова (как показывает практика, обычно этого бывает достаточно); 2) указывайте только те слова, которые наиболее точно отражают ситуацию и вероятнее всего будут присутствовать в тексте документа; 3) в первую очередь указывайте существительные / устойчивые словосочетания

Следуя рекомендациям, во вкладке "Основной поиск" поля "Текст документа" зададим ОТЧИСЛЕНИЕ ПРАКТИКА и нажмем кнопку "Найти".

Обратите внимание на результаты поиска. Как Вы видите, система нашла довольно много документов, где встречаются введенные нами слова. Чтобы не просматривать их все в поиске нужного нам документа, мы задействуем еще одно поле Карточки поиска, которое позволит сократить список найденных документов, – это поле "Тематика".

Заполнение поля Тематика

Поле "Тематика" – это вспомогательное поле. Его следует использовать в том случае, когда, сделав запрос по тексту, Вы получили слишком много документов, и чтобы сократить список найденных документов, используйте поле "Тематика".

Т.е. при помощи этого поля Вы сможете оставить в списке найденных документов только те, которые либо целиком, либо в определенной части соответствуют той или иной рубрике поля "Тематика".

В основе поля "Тематика" лежит Классификатор правовых актов, одобренный Указом Президента РФ от 15 марта 2000 г. № 511. Рубрикатор поля "Тематика" имеет разветвленную структуру: на 5 уровней вложения суммарно расположено около 2 тысяч рубрик, соответствующих отраслям права.

Для удобства поиска нужной рубрики можно использовать строку поиска.

Итак, мы предполагаем, что документ, который отвечает на наш вопрос, должен быть посвящен тематике, связанной с образованием.

Найдем в поле "Тематика" соответствующую рубрику.

Для этого разверните раздел "Образование. Наука. Культура", установите курсор на рубрику "Образование" и нажмите кнопку "Построить список".

Обратите внимание, что список найденных документов существенно сократился.

Заполнение поля Поиск по статусу

Более того, важно отметить и то, что в списке документов могут оказаться те, которые на сегодняшний день утратили свою силу и, следовательно, не представляют для нас интереса.

Чтобы исключить из списка такие документы, в системе КонсультантПлюс существует поле "Поиск по статусу". Войдем в него.

Словарь данного поля состоит из трех значений: "Все акты, кроме утративших силу и не вступивших в силу", "Не вступил в силу" и "Утратил силу".

• К сведению. Статус "Утратил силу" присваивается документу в следующих случаях: 1) был издан новый документ, отменяющий данный; 2) издается серия документов, отменяющих данный; 3) сроки действия данного документа истекли. Статус "Не вступил в силу" присваивается документу в следующих случаях: 1) не прошло положенное количество дней после публикации в официальном источнике опубликования; 2) не наступила дата, указанная в самом документе.

Так как при поиске ответа на вопрос нас не интересуют недействующие документы, выберем статус ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ.

Постройте список документов (F9).

В ИБ Версия Проф откройте Приказ Минобразования РФ от 25.03.2003 № 1154.

Найден ответ на вопрос: в п. 18 указано, что "студенты, не выполнившие программы практик без уважительной причины или получившие отрицательную оценку, могут быть отчислены из высшего учебного заведения как имеющие академическую задолженность в порядке, предусмотренном уставом вуза".

Таким образом, если Вы столкнулись с ситуацией, когда необходимо найти ответ на вопрос, и при этом не известны реквизиты документа, содержащего ответ, при работе с Карточкой поиска заполняйте следующие поля: "Текст документа", "Тематика" и, в случае необходимости, "Поиск по статусу".

<СИТУАЦИЯ 9: ЕСЛИ НЕОБХОДИМО УСТАНОВИТЬ ЗАКЛАДКУ НА ФРАГМЕНТЕ, СОДЕРЖАЩЕМ ОТВЕТ НА ВОПРОС>

В том же случае, если в документах существуют актуальные для Вас фрагменты (абзацы, пункты, статьи), к которым Вы планируете обращаться неоднократно, для простоты их поиска мы рекомендуем ставить на этих фрагментах закладки. Это позволит в любой момент работы с системой их быстро найти, совершив всего несколько щелчков мышью.

Итак, давайте на п. 18 Приказа Минобразования № 1154 установим закладку, чтобы в следующий раз без повторного заполнения полей Карточки поиска его снова быстро найти.

Как поставить закладку?

Для того чтобы поставить закладку, необходимо выполнить последовательно следующие действия:

• Установите курсор текста в том месте, где нужно поставить закладку. Обратите внимание, чтобы курсор был установлен на п. 18.

• Нажмите на пиктограмму "Избранное".

• В появившемся окне:

• Задайте название закладке. По умолчанию, в качестве названия система использует информацию из той строчки, на которой установлен курсор. Очистите строку "Название" от названия, предложенного системой, и задайте новое, например: "Прохождение практики".

• Добавьте к закладке свой комментарий: "За непрохождение практики могут отчислить".

• Также обратите внимание на опцию "Открывать последнюю редакцию документа при переходе по этой закладке". Если стоит галочка, поставленная закладка всегда будет переноситься в новую редакцию документа в случае появления таковой. Если опция отключена, и галочка не стоит, закладка останется в той редакции документа, в которой была поставлена. Оставим опцию включенной.

• Нажмите "ОК", чтобы завершить работу.

Обратите внимание: на полях, напротив п. 18 появился флажок, свидетельствующий о том, что к нему установлена закладка.

Итак, закладка установлена. Как можно найти поставленную закладку и с помощью нее быстро оказаться на нужном фрагменте документа?

Все поставленные Вами закладки будут находиться в окне "Избранное".

Перейдите в это окно при помощи кнопки "Избранное" в Панели быстрого доступа.

В этом окне представлена системная группа закладок "Мои закладки и документы", где располагаются все закладки, установленные Вами.

Чтобы быстро оказаться на необходимом фрагменте документа, щелкните дважды мышкой по названию нужной закладки.

Обратите внимание: мы оказались именно на том фрагменте, где была установлена закладка.

Теперь в любой момент работы с системой КонсультантПлюс Вы сможете быстро найти актуальный для вас фрагмент документа, где была установлена закладка.

• Рекомендация. После завершения работы с закладками установленные закладки рекомендуется удалить, чтобы не загромождать рабочее пространство пользователя.

Таким образом, если Вы решили осуществлять поиск документа при помощи Карточки поиска, используйте поля: "Текст документа", "Тематика" и, в случае необходимости, "Поиск по статусу". Чтобы иметь быстрый доступ к фрагментам документов, актуальных для Вас, устанавливайте на них закладки.