1. Когда известна примерная дата принятия документа (например, документ был принят в таком-то месяце или году);

2. Когда возникает необходимость использовать логические операторы (например, в случае, когда документ был совместно издан несколькими госорганами);

3. Когда возникает необходимость ограничить область поиска (например, нам необходимы только судебные решения, в этом случае, соответственно, лучше работать с Карточкой поиска раздела Судебная практика, т.к., напоминаю, при работе с Быстрым поиском Вы получаете универсальный список, который включает не более 50 документов из различных разделов ИЛИ нам необходимо искать только среди документов определенного вида – например, среди Писем Минфина).

Исходя из вышеизложенного, для решения Примера 6 будем использовать Карточку поиска.

Пример 6. (Карточка поиска; поле Принявший орган; поле Дата; логические условия)

К Вам обратилась пожилая соседка (пенсионерка) и попросила найти документ, который был совместно принят Федеральным фондом обязательного медицинского страхования и Министерством здравоохранения Российской Федерации в декабре 1998 года.

Решение:

Выбор в поле Принявший орган двух значений

Для начала заполним поле Принявший орган.

В том случае, когда необходимо выбрать из словаря одного поля сразу два и более значения, необходимо последовательно сделать ДВА основных шага:

ПЕРВЫЙ ШАГ – необходимо актуальные для нас значения занести в область окна "Выбрано". Значение оказывается в этой области сразу после простановки напротив него "галочки".

Поэтому последовательно найдем интересующие нас значения и поставим напротив них "галочки".

В списке значений поля Принявший орган мы можем посмотреть как сокращенные названия, так и полные названия принявших органов. Делается это путем выбора опций "Сокращенные названия" или "Полные названия".

Поиск нужного значения в словаре осуществляется и по сокращениям, и по полным названиям принявшего органа, независимо от того, какая опция Вами выбрана.

Для того чтобы быстро найти и выбрать нужный принявший орган, в строке поиска можно задать:

• его сокращенное название, если оно Вам известно;

• сокращенно все слова из наименования организации;

• сокращенно слово, характерное для данного органа, которое позволит нам максимально сузить список Принявших органов.

• Последовательно найдите Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (по сокращению ФФОМС) и Министерство здравоохранения Российской Федерации (по сокращению Минздрав РФ) и поставьте напротив них "галочки".

После того, как все актуальные для Вас значения оказались в области окна "Выбрано", необходимо сделать ВТОРОЙ ШАГ – выбрать логическое условие: "И", "ИЛИ", "КРОМЕ".

"И" – означает, что система найдет документы, которые соответствует сразу всем выбранным значениям – это пересечение.

"ИЛИ" – означает, что система найдет документы, которые соответствуют хотя бы одному из выбранных значений – это объединение.

"КРОМЕ" – означает, что система найдет документы, которые не соответствуют ни одному из выбранных значений – это исключение.

Так как нас интересует документ, изданный совместно двумя органами, выберем логическое условие "И" и нажмем кнопку "Построить список".

Указание периода времени в поле Дата

Заполняем теперь поле "Дата".

Если Вам известна примерная дата принятия документа, необходимо работать с вкладкой "Задать" поля "Дата".

Так как нам известен период, когда был принят документ, будем работать с опцией Диапазон «с … по …».

Установите курсор в первом окошке: один раз щелкните мышкой по нему.

Задать дату можно двумя способами:

Первый – набрав дату с клавиатуры: двумя цифрами день, двумя цифрами месяц и двумя цифрами год. При этом разделительные точки ставить не надо – система их поставит сама.

Укажите в первом окошке первый день декабря 1998 года – наберите с клавиатуры 01121998.

Следующее окошко заполним вторым способом – воспользуемся встроенным календарем.

Чтобы появился календарь, необходимо нажать на пиктограмму справа от поля.

При входе во встроенный календарь подсвечивается текущая дата. При этом если текущим месяцем является, например, апрель, то в раскрытом календаре чисел присутствуют лишь числа от 1 до 30. Таким образом, если необходимо, например, выбрать дату 31 мая, то сначала нужно задать месяц май (тогда в календаре чисел появится и тридцать первое число), а затем выбрать число 31. В ряде случаев начинать придется даже с выбора года: например, если требуется выбрать дату 29 февраля 2004 г.

Таким образом, при использовании встроенного календаря наиболее удобным порядком действий будет следующий: сначала задается год, затем месяц и, наконец, день.

Выбираем дату: 1998, декабрь, 31, и нажимаем кнопку "Ок".

Нажмите кнопку "Построить список", чтобы значение занеслось в Карточку поиска.

Вернитесь в Карточку поиска при помощи клавиши "Esc" или пиктограммы "Назад", либо нажмите на кнопку "Карточка поиска" в Панели быстрого доступа и очистите ее.

Следующий пример выполните самостоятельно:

Пример 7. (Карточка поиска; поле Принявший орган; поле Дата; логические условия)

Необходимо найти документ, который был совместно принят Федеральной налоговой службой и Министерством внутренних дел Российской Федерации в июне 2009 года. Найдите его и сохраните на диске в собственной папке.

<СИТУАЦИЯ 7: ЕСЛИ НЕОБХОДИМО НАЙТИ И ЗАПОЛНИТЬ ОФИЦИАЛЬНУЮ ФОРМУ ДОКУМЕНТА, УТВЕРЖДЕННУЮ НОРМАТИВНЫМ АКТОМ>

Довольно часто на практике приходится иметь дело с различными формами документов: образцами или бланками.

В системе КонсультантПлюс Вы найдете более 40000 различных форм документов (как официально утвержденных, так и неофициальных).

Рассмотрим на примере порядок работы с этими формами.

Пример 8. (Карточка поиска; формы приложений MS-Office)

Необходимо найти Справку о доходах физических лиц

Для решения этой задачи воспользуемся Карточкой поиска раздела Законодательство.

Для начала заполним поле Вид документа: войдем в него, найдем значение СПРАВКА (ФОРМА) и выберем его.

Теперь заполним поле "Название документа". Войдем в него.

При работе с полем "Название документа" необходимо следовать ранее изученным рекомендациям.

• Напомнить ранее озвученные рекомендации: 1) необходимо указывать 3-4 ключевых слова (как показывает практика, обычно этого бывает достаточно); 2) указывайте только те слова, которые наиболее точно отражают ситуацию и вероятнее всего будут присутствовать в тексте документа; 3) в первую очередь указывайте существительные / устойчивые словосочетания

Следуя рекомендациям, во вкладке "Основной поиск" поля "Название документа" зададим ДОХОДЫ ФИЗЛИЦО и нажмем кнопку "Найти".

Постройте список документов.

В ИБ Версия Проф войдите в ПРИКАЗ ФНС от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@, щелкнув мышью по его названию.

Документ откроется сразу в той части документа, в которой размещается искомая форма.

Итак, необходимая форма найдена. Как ее заполнить?

Работа с официальными формами документов

Обращу Ваше внимание на два способа, которые позволят справиться с данной задачей.

Первый способ – воспользоваться ссылкой См. данную форму в MS-Excel, которая размещается у названия найденной формы.

Нажмите на слово "форму" и откройте ее в MS-Excel.

• При открытии формы обратите внимание учащихся, что в данном случае параметры формы не изменились и соответствуют оригиналу.

Форма будет открыта в MS-Excel, где ее можно будет заполнить.

• Закройте документ без сохранения изменений.

Второй способ – воспользоваться пиктограммой "Экспорт в Word".

Для этого перейдите в окно "Оглавление". Убедитесь, что курсор установлен на пункте "Приложение N 1. Справка о доходах физических лиц ", и нажмите на пиктограмму " Экспорт в Word".

• При копировании обратите внимание, что в данном случае параметры формы могут измениться.

Но при описанном выше экспорте документов из системы КонсультантПлюс в текстовый редактор MS-Word имеются некоторые ограничения, связанные с дальнейшим редактированием документа, в частности, не всегда удается сохранить соответствие заполненной формы оригиналу (расположение таблиц на страницах и т.п.). Поэтому данный способ следует использовать только в том случае, если отсутствует подготовленная для MS-Word или MS-Excel форма документа.

• Закройте документ без сохранения изменений и обратите внимание учащихся, что ряд форм для приложений MS-Office доступен из окна "Справочная информация".

Важно отметить и тот факт, что ряд форм, которые подготовлены для приложений MS-Office, доступны из окна "Справочная информация".

• Перейдите в окно "Справочная информация" и обратите внимание учащихся на раздел "Формы в MS-Word и MS-Excel".

В этом окне Вы найдете ту информацию, к которой пользователи системы КонсультантПлюс обращаются наиболее часто. Поэтому, чтобы Вы могли ее быстро найти (не задумываясь над тем, как сформировать запрос), мы разместили такую информацию в отдельном окне – "Справочная информация".

Давайте найдем в этом разделе интересующую нас форму Справки о доходах физических лиц (2-НДФЛ). Для этого: 1) выберите рубрику "Формы налогового учета и отчетности", 2) войдите в документ Справочная информация "Формы налогового учета и отчетности" (ИБ Версия Проф), 3) нажмите на пиктограмму "Найти": 2-НДФЛ, 4) откройте форму в соответствующем приложении / Закройте созданный документ, без сохранения изменений и вернитесь обратно в Справочную информацию

• Вернитесь в окно "Справочная информация" и более подробно ознакомьтесь с наполнением данного окна.

Знакомство с теми или иными рубриками окна "Справочная информация" осуществляется в зависимости от того, студенты каких специальностей присутствуют на занятии. Например, так для студентов юридических специальностей имеет смысл обратить внимание на следующие рубрики: "Производственный календарь", "Минимальный размер оплаты труда", "Условия и порядок вступления в силу нормативных актов" и т.д. Для студентов финансово-экономических специальностей имеет смысл обратить внимание на такие рубрики, как: "Календарь бухгалтера", "Ставки налогов и других обязательных платежей, установленные федеральным законодательством", "Налоговые органы" и т.д.

Таким образом, наша рекомендация – обязательно тщательно изучите, какого рода информация размещается в окне "Справочная информация". Чтобы в дальнейшем долго не пришлось "ломать голову" над тем, как сформировать поисковый запрос, в случае если эта информация доступным образом размещается в "Справочной информации".

При помощи соответствующей кнопки Панели быстрого доступа перейдите в Карточку поиска и очистите ее.

Резюме

Итак, мы с вами разобрали основные инструменты системы КонсультантПлюс, которые следует использовать для поиска документа, когда известны его реквизиты, – это "Быстрый поиск" и "Карточка поиска".

Помимо этого мы с Вами также познакомились с инструментами системы, которые предназначены для работы с уже найденным документом.

Это:

- отправка документа по электронной почте непосредственно из системы КонсультантПлюс;

- сохранение документа в файл (как из текста, так и из списка документов);

- перенос фрагментов документа в MS-Word (как из текста, так и при помощи окна "Оглавление");

- печать документа (одновременно и текста и информации о дате его официального опубликования).

А также поработали с формами приложений MS-Office.

Это далеко не все инструменты системы КонсультантПлюс.

Основные инструменты, используемые для поиска информации по вопросу и документов, когда не известны их реквизиты

В том случае если Вам необходимо найти ответ на вопрос, но при этом не известны реквизиты документа, в котором он содержится, рекомендуется использовать следующие три основных инструмента системы КонсультантПлюс: "Карточка поиска", "Правовой навигатор" и "Быстрый поиск".

В этом случае:

"Карточку поиска" лучше всего использовать в случаях, когда необходимо ограничить область поиска (например, нам нужны только судебные решения) или необходимо найти фиксированные словосочетания.

"Правовой навигатор" наиболее эффективен в том случае, когда Вы не знаете, как правильно описать свою ситуацию, например, Вы столкнулись с новой (или малознакомой) для Вас проблемой и поэтому о ней можете сказать буквально одно-два слова.

"Быстрый поиск" следует использовать в том случае, если Вы достаточно подробно можете описать ситуацию, указав четыре/пять правильных* слов.

Примечание. По причине того, что при работе с Быстрым поиском система, отбирая документы, помимо прочего учитывает и их контекст (контекстный поиск), при формировании поискового запроса необходимо следовать рекомендациям, озвученным ранее:

1) указывайте те слова, которые наиболее точно отражают ситуацию,

2) указывайте в первую очередь существительные / устойчивые словосочетания.

Последовательно поработаем с каждым из них и посмотрим, как следует осуществлять поиск информации при помощи этих инструментов.

Для начала поработаем с Карточкой поиска раздела Законодательство.