4. Номенклатура дел в нотариальной конторе.

Для более четкой организации деятельности нотариальной конторы и конторе и удобства делопроизводства в каждой нотариальной конторе составляется номенклатура дел. В номенклатуру дел должны быть включены все наряды (дела), которые ведутся в данной нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы. В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. По окончании года в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных нарядов (дел) и их экземпляров.

Экземпляр номенклатуры дел с итоговой записью является учетным документом для дел временного хранения, в связи с чем хранится в архиве нотариальной конторы постоянно. Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения формируются в наряды. При формировании нарядов учитываются документы одного делопроизводственного (календарного) года.

5. Архив нотариальной конторы.

Нотариальные документы и документы, на основании которых они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течение десяти лет, а затем сдаются в государственные архивы. На дела постоянного хранения составляются описи, которые представляют собой перечень заголовков нарядов (дел) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов для хранения в нотариальной конторе осуществляется отбор документов, подлежащих уничтожению.

Уничтожение документов производится после того, как описи надела (наряды) постоянного хранения утверждены архивным учреждением. Все документы до сдачи их в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях, обеспечивающих сохранность. Изъятие и выдача каких-либо документов из нарядов не разрешается. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами такое изъятие может быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда.

Вопросы для самоконтроля:

1. Кем утверждаются правила нотариального производства в нотариальных конторах?

2. Какие части включает в себя нотариальное производство?

3. Каким образом осуществляется регистрация нотариальных действий?

4. Что представляет собой реестр для регистрации нотариальных действий, какие данные указываются в нем?

5. Каким образом происходит заполнение удостоверительной надписи?

6. Какие книги и журналы рекомендовано вести для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе?

7. Перечислите требования правил делопроизводства.

8. Каким образом ведется номенклатура дел в нотариальной конторе и определяется порядок ее ведения?

9. Что представляет собой архив нотариальной конторы?

10. Как происходит оплата нотариальных действий?

Лекция 14. Правовой статус иностранцев в нотариальном производстве.

1. Применение норм иностранного права

2. Принятие нотариусом документов, составленных за границей.

3. Взаимоотношения нотариуса с органами юстиции других государств.

4. Международный договор.

1. Применение норм иностранного права.

Основы законодательства РФ о нотариате предусматривают, что нотариусы в своей деятельности применяют нормы иностранного права в соответствии с законодательством и международными договорами Российской Федерации. Они принимают документы, составленные на территории других государств в соответствии с нормами международных договоров, совершают удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.

Многие документы, применяемые на территории зарубежных государств, имеют существенное отличие по форме, содержанию, названию от тех, что имеют место в правовом обороте Российской Федерации. Ими могут быть аффидевит — письменное торжественное заявление, принимаемое иностранными судебными инстанциями в качестве доказательства тех или иных фактов; сертификат — документ, подтверждающий какой-либо факт; декларация — составленное в соответствии с законодательством иностранного государства заявление; ретейнер — предварительное согласие выплатить гонорар адвокату и др.

Независимо оттого, что документ составляется в соответствии с требованиями иностранного государства и предназначен для действия за границей, он выполняется на языке, на котором ведется нотариальное делопроизводство. В случае необходимости текст документа может быть переведен. Документы, предназначенные для действия за границей и составленные в соответствии с требованиями иностранного государства, должны быть легализованы.

Под легализацией в смысле Гаагской конвенции подразумевается это формальное действие для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало подписавшее документ лицо, а в надлежащих случаях — подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Документы, происходящие из иных иностранных государств, подлежат консульской легализации.