2. Формы реестров для регистрации нотариальных действий.

Формы реестров для регистрации для регистрации нотариальных действий, устанавливаются Министерством юстиции РФ. В настоящее время нотариусы руководствуются приказом «Об утверждении форм для регистрации нотариальных действий, нотарильных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».

Реестр содержит семь граф. В первой из них указывается порядковый номер нотариального действия с нового года. Нумерация производится в течение календарного года, продолжаясь в каждом следующем реестре. Номер, за которым зарегистрировано нотариальное действие, и дата, указанная во второй графе реестра, должны совпадать с теми, что указываются в документах.

При оформлении любого нотариального действия устанавливается личность обратившегося, поэтому в третьей графе указываются наименование и место жительства лиц, по просьбе которых совершено нотариальное действие, или их представителей. В случае если за лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, расписались другие, то указываются фамилии, имена, отчества этих граждан, а также переводчиков.

Графа четвертая называется: «Документ, удостоверяющий личность явившегося за совершением нотариального действия». В ней указываются все реквизиты документа и год рождения владельца в подтверждение его дееспособности.

Далее, в графе 5, описывается содержание нотариального действия. Если экземпляр нотариально оформленного документа остается в делах нотариальной конторы, то его содержание в реестре можно не описывать, а кратко указать, например, «Договор купли-продажи квартиры», «Завещание».

В шестой графе указывается сумма взысканной государственной пошлины или тарифа, размер которого соответствует госпошлине; причем отдельно указывается сумма за совершение нотариальных действий и за составление проектов документов. Если документ или лицо, для которого совершается нотариальное действие, освобождены от уплаты госпошлины или тарифа, в графе 6 должно быть указано: «От уплаты госпошлины освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты госпошлины)». В таком случае лица, получающие нотариально оформленные документы, указывают в графе семь «Подпись в получении нотариально оформленного документа», что документы получены бесплатно. При получении нотариально оформленных документов лица, по просьбе которых они совершались, расписываются в получении их на руки.

Реестры должны вестись аккуратно, подчистки и заштриховывание не допускаются. Исправление должно быть оговорено нотариусом. В случае ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре составляется акт об этом и приобщается к данному реестру. Все свободные строки в реестре прочеркиваются, оставление пустых мест недопустимо.

3. Делопроизводство в нотариальной конторе.

Делопроизводство в государственной нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой, подчиняется одним и тем же требованиям. Министерством юстиции РСФСР в 1976 г. утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, которой руководствуются нотариусы до настоящего времени.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе рекомендовано вести следующие книги и журналы:

а) журнал входящей корреспонденции;

б) журнал исходящей корреспонденции;

в) разносная книга для местной корреспонденции;

г) книга жалоб и предложений;

д) контрольная картотека или папка.

За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность ее руководитель, а в конторе частнопрактикующего нотариуса — он сам.

Так, на любом документе должно быть указано его наименование: приказ, справка, отчет, сведения и т. д. Кроме того, должен быть составлен заголовок, который формулируется составителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Определенные правила должны быть соблюдены и при написании адреса: кому адресуется документ, наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном; почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца — прописью. Если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу, ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка.

Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал входящей корреспонденции под порядковым номером; этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в котором будет храниться этот документ после его исполнения.

Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо, ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответствующий наряд, на нем делается отметка об исполнении. Отметка об исполнении представляет собой краткую справку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места — на его обороте. Все исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.