2 Практическое занятия на тему «Разработка вопросов составления подробной программы пребывания иностранной делегации» – 2 часа

В подробной программе, во избежание срывов и накладок, необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки следующих вопросов:

• персональный состав встречающих;

• участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

• преподнесение цветов;

• приветственные речи;

• обеспечение транспортом;

• размещение в гостинице и т.д.

Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.

В случае если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу, или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные неформальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения. Не следует также устраивать такие встречи в ресторане, где обычно питаются гости.

Для того чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для 2-го завтрака и личных дел.

Делегации, прибывающие с краткосрочным визитом на 2-3 дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни.

Задание 1. Согласовать с преподавателем культурную и деловую часть программы.

Задание 2. Согласовать с преподавателем составленную дома общую программу пребывания с приложением к ней а) информации по выбранному отелю (номерной фонд, основные и дополнительные услуги с ценами) б) меню и карты вин выбранного ресторана для проведения торжественного приема.

3 Практическое занятие на тему

«Разработка схемы рассадки делегации за столом переговоров» – 2 часа

Рассадка за столом переговоров, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 – Рассадка за столом переговоров (руководители сидят во главе стола)

Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 – Рассадка за столом переговоров (руководители делегаций сидят в центре, напротив друг друга)

Если в переговорах участвуют более двух сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола, согласно схеме, изображенной на рисунке 3.3. Председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту.

Наконец, еще один вариант рассадки – когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними – остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в виде «бублика», поскольку участвует много сторон, и за обычный круглый стол усесться невозможно.

Рисунок 3.3 – Рассадка за круглым столом переговоров

(при участии трех сторон)

Задание. Составить 3 возможные схемы рассадки делегаций за столом переговоров (рисунки 3.1 – 3.3), в каждой из которых присутствует глава делегации, зам. по финансовым вопросам, зам. по юридическим вопросам, главный инженер (или технолог, дизайнер, менеджер и т.п.) и переводчик. Все члены делегаций, кроме переводчиков, мужчины.