11

Тема 1. Концептуальні основи інформаційних систем в менеджменті

1. Класифікація інформаційних систем в менеджменті в залежності від організаційних рівнів управління

2. Підсистеми ІСМ

3. Економічна інформація та засоби її формалізованого опису

3.1. Структура економічної інформації

3.2. Методи класифікації та кодування інформації

4. Інформаційні технології та технологічні процеси оброблення економічної інформації

5. Організація інформаційної бази систем оброблення економічної інформації

1. Класифікація інформаційних систем в менеджменті в залежності від організаційних рівнів управління

Управлінські інформаційні системи являють собою організаційно-технічні системи, які забезпечують вироблення рішень на основі автоматизації інформаційних процесів у сфері управління. Функції управлінських ІС залежать від рівня управління і рівня кваліфікації персоналу, що їх використовує.

Таблиця 1.1

Класифікація ІС за рівнями управління

Рівні управління	Тип системи	Рівень кваліфікації персоналу	Розв’язувані задачі
Стратегічний рівнь	Виконавчі системи (ESS); Системи керування ефективністю бізнесу (BPM)	Менеджери вищого рівня (топ-менеджери, топ-виконавці)	Прогнозування продажів та прибутку; ключові показники ефективності (KPI); прогнозне бюджетування; контроль виконання плану
Тактичний (функціональний) рівень	Інформаційні системи менеджменту (MIS); Системи підтримки прийняття рішень (DSS)	Менеджери середнього рівня, керівники підрозділів	Розробка та контроль виконання планів (збуту, поставок, виробничих програм), бюджетів, періодичні звіти; Підтримка рішення слабоструктурованих проблем, оперативний аналіз даних, групове прийняття рішень
	Системи штучного інтелекту (AIS); Системи керування контентом (CMS)	Фахівці	Екстракція, інтеграція та нагромадження знань, навчання, інтелектуальне виведення; Оцінка кредитоспроможності, фінансове прогнозування, оцінка якості, формування рейтингу банків тощо; Проектування виробів, нової техніки
	Системи автоматизації діловодства (OAS); Системи електронного документообігу (EDMS)	Секретарі, клерки, менеджери	Обробка даних, підготовка документів, автоматизація канцелярської праці; Складання розкладів, ведення календарів; Групова робота, підтримка комунікацій, офісна і міжофісна взаємодія
Операційний рівень	ІС обробки запитів (TPS)	Операційний персонал	Облік та оперативне регулювання господарських операцій, підготовка стандартних документів; Оприбуткування надходжень матеріалів, виконання платежів, оформлення відвантаження продукції тощо

Основу в організаціях складають ІС операційного рівня управління, до яких належать системи діалогової обробки запитів (транзакційні) TPS (Transaction Processing Systems). Системи TPS підтримують спеціалістів операційного рівня (комірників, касирів, операціоністів банку тощо), обробляючи дані про елементарні бізнесові події в організації (продажі, платежі, рух матеріалів і сировини, вкладні операції та ін.). ІС цього рівня має відповідати на запити про поточний стан об’єктів бізнесу і відстежувати потік господарських операцій в організації. Задачі, що розв’язуються на операційному рівні, і вхідна інформація для них визначені заздалегідь і структуровані. Рішення мають регулярний характер і запрограмовані відповідно до повністю формалізованих алгоритмів. Прикладами систем TPS є бухгалтерські ІС, системи обробки замовлень, продажу авіаквитків тощо.

Інформаційні системи тактичного рівня управління підтримують широкий діапазон робіт, починаючи від обробки офісної документації і закінчуючи прийняттям управлінських рішень. При цьому використовуються інформаційні системи нижчевказаних типів.

Системи автоматизації діловодства OAS (Office Automation Systems) застосовують для реалізації функцій:

• комп’ютерна обробка текстів за допомогою текстових процесорів;

• підготовка високоякісної друкарської продукції;

• архівація документів;

• ведення електронних календарів і записників;

• електронна та аудіопошта;

• проведення відео- і телеконференцій тощо.

Системи автоматизації діловодства для виконання своїх професійних обов’язків використовують працівники середньої кваліфікації: секретарі, клерки, офіс-менеджери.

Системи електронного документообігу EDMS (Electronic Document Management Systems) реалізують функції керування введенням, зберіганням та рухом потоків документів в електронному вигляді. Головне призначення EDMS - забезпечення цілісності документів та їх чіткої класифікації з метою полегшення пошуку. До складу систем електронного документообігу мають входити засоби зберігання документів, засоби доступу до системи та засоби реалізації бізнес-логіки, що визначає способи формування документів та маршрути їх доставки конкретним співробітникам для внесення змін і затвердження. Як і системи попереднього типу, системи електронного документообігу можуть використовуватись на різних рівнях управління.

Системи керування контентом CMS (Content Management Systems) реалізують сучасну концепцію керування контентом (змістом) підприємства ECM (Enterprise Content Management) і забезпечують контроль процесів створення, доступу, доставки інформації та її інтеграції з метою повторного використання та аналізу. Системи уможливлюють роботу з інформаційними об’єктами, меншими за документ, що полегшує процеси обміну інформацією між прикладними програмами. Головне призначення CMS - керування інтелектуальними активами організації, що існують у вигляді безлічі різнорідних електронних документів на робочих місцях персоналу.

Системи штучного інтелекту AIS (Artificial Intelligence Systems) базуються на використанні методів, що імітують інтелектуальну поведінку людини, для екстракції та нагромадження знань з метою їх застосування для розв’язання складних задач. На сучасних підприємствах інтелектуальні системи знаходять використання при розв’язанні інженерно-конструкторських задач, задач фінансового менеджменту, прогнозування і т. ін.

Інформаційні системи менджменту ІСМ (Management Information Systems, MIS) використовуються управлінським персоналом середнього рівня для розробки середньострокових планів і бюджетів, моніторингу бізнес-операцій, контролю, прийняття рішень та адміністрування. Області застосовування ІСМ - аналіз і планування поставок, збуту, складання виробничих програм, розрахунок потреби в ресурсах тощо. ІСМ забезпечують підготовку періодичних звітів, порівняння поточних показників з минулими та запланованими, доступ до архівної інформації тощо.

Системи підтримки прийняття рішень СППР (Decision Support Systems, DSS) підтримують розв’язання менш структурованих порівняно з ІСМ проблем. Слабоструктуровані проблеми припускають невизначеність, неповноту та нечіткість вхідної інформації для їх розв’язання, невизначеність варіантів рішень та їх наслідків, слабку формалізованість алгоритмів рішення. СППР надають можливість аналітикам, менеджерам та фахівцям використовувати потужні засоби моделювання і пошуку доречної інформації для структуризації проблеми і знаходження раціональних рішень.

Інформаційні системи стратегічного рівня управління забезпечують надання інформації керівникам і підтримку прийняття рішень щодо реалізації стратегічних перспективних цілей розвитку організації.

Виконавчі інформаційні системи ESS (Executive Support Systems) орієнтовані на задоволення нерегламентованих інформаційних потреб керівників вищого рівня; допомагають топ-виконавцям у разі необхідності проводити аналіз поточної продуктивності й коригувати заплановані дії; надають легкий доступ до внутрішньої і зовнішньої інформації, доречної щодо критичних факторів успіху бізнесу; підтримують підготовку точного, актуального й цілісного подання операцій організації, а також її конкурентів, постачальників і споживачів.

Cистеми керування ефективністю бізнесу BPM (Business Performance Management) забезпечують стратегічне керування підприємством на основі аналізу і моніторингу ключових показників ефективності KPI (Key Performance Indicators). Системи BPM допомагають керівникам організації планувати стратегію розвитку бізнесу, розробляти стратегічні цілі, а потім - оцінювати ефективність діяльності відповідно до цих цілей і управляти процесом їх досягнення. Для підтримки реалізації стратегії організації системи BPM включають фінансове й операційне планування, консолідацію і звітність, моделювання, аналіз і моніторинг ключових показників ефективності.

2. Підсистеми ісм

Інформаційні системи менеджменту належать до складних об’єктів і складаються із багатьох компонентів. Компонент (підсистема) ІСМ являє собою її частину, виділену за певною ознакою, наприклад, за видом забезпечення (ресурсу) або функціональним призначенням.

Забезпечувальні підсистеми ІСМ відповідають видам ресурсів, необхідних для функціонування системи і включають технічне, програмне, інформаційне, організаційно-методичне, математичне, лінгвістичне, правове та ергономічне забезпечення.

Технічне забезпечення об’єднує комплекс технічних засобів, які реалізують одержання, реєстрацію, підготовку, введення, обробку, виведення, зберігання та передачу даних.

Програмне забезпечення являє собою сукупність програм та програмної документації, призначених для функціонування, налагодження та контролю роботоздатності ІС.

Інформаційне забезпечення об’єднує інформаційні ресурси та засоби ведення інформаційної бази, у тому числі засоби структуризації та систематизації інформації (класифікатори, моделі даних, формати документації й т. ін.).

Організаційно-методичне забезпечення вміщує сукупність документів, які визначають структуру керованого об’єкта та інформаційної системи, технологію функціонування ІС, дії користувачів в умовах функціонування інформаційної системи.

Математичне забезпечення включає сукупність математичних методів, моделей та алгоритмів, призначених для розв’язання задач ІС.

Лінгвістичне забезпечення являє собою сукупність мовних засобів для формалізації природної мови, опису інформації та спілкування користувачів з засобами автоматизації під час функціонування ІС.

Правове забезпечення - це сукупність правових норм, які слугують для юридичного обгрунтування створення та функціонування ІС і визначають юридичний статус результатів її функціонування.

Ергономічне забезпечення - це сукупність засобів, методів та вимог, спрямованих на створення найсприятливіших умов роботи користувачів в ІС.

Склад функціональних підсистем ІС залежить від прийнятої структуризації управлінських робіт, групування задач, розв’язуваних об’єктом автоматизації. Функціональна підсистема ІС - це відносно самостійна частина системи, виділена за певною ознакою, яка відповідає конкретним функціям і задачам управління. Функціональна підсистема ІС менеджменту - відносно самостійна частина ІСМ, яка характеризується певним цільовим призначенням, підпорядкованістю, відокремленістю інформаційної бази, методичною спрямованістю результатних показників та вироблених рішень і спеціалізацією робіт апарату менеджерів.

Функціональні підсистеми ІСМ можуть виділятися за різними принципами:

• предметним;

• функціональним;

• змішаним (предметно-функціональним).

За предметної побудови ІСМ промислового підприємства виділяють такі функціональні підсистеми:

• управління збутом готової продукції;

• управління виробництвом;

• управління матеріально-технічним постачанням;

• управління фінансами;

• управління персоналом та ін.

Для реалізації функцій управління виділяють такі підсистеми:

• планування;

• регулювання (оперативне управління);

• облік;

• аналіз.