5 Описание общего понимания работы системы.

Диаграмма

Текстовое описание

1.1. Сбор информации в Doc-файлы

1.1.1. Преподаватели кафедр, ориентируясь на учебный план и Федеральные Государственные Образовательные Стандарты третьего поколения, собирают нужную для системы информацию и записывают ее в файлы с форматом *.doc. Учитывая человеческий фактор, существует риск возникновения ошибки.

1.1.2. Если в процессе работы преподаватель замечает допущенные ошибки, то он их исправляет.

Если файл содержит в себе всю необходимую информацию, и она верна, то его отправляют оператору (Кулагина А.В.).

На этапе 1.1 присутствуют только ручные виды контролей, что приводит к снижению эффективности и скорости работы.

1.2. Формализация информации в Excel-файлы

1.2.1. Оператор принимает Doc-файлы с кафедр и заполняет предоставленной информацией строго формализованные шаблоны в формате *.xls. Учитывая человеческий фактор, существует риск возникновения ошибки.

1.2.2. Если по окончанию работы в результате самопроверки находятся ошибки, то они исправляются (при наличии достаточных компетенций) или отправляются на кафедру с соответствующими пометками.

После внесения всех поправок, заполненные Excel-файлы отправляются оператору по загрузке (Меньшов С.В.).

На этапе 1.2 присутствуют только ручные виды контролей, что приводит к снижению эффективности и скорости работы.

1.3. Загрузка информации в систему

1.3.1. Информация оператору по загрузке предоставляется операторами в формате excel-файлов, которые имеют жесткую структуру. При получении файлы предварительно просматриваются на предмет очевидных ошибок в оформлении и заполнении. Учитывая человеческий фактор, существует риск того, что ошибки будут незамечены (ручной вид контроля).

1.3.2. В случае обнаружения данная ошибка исправляется вручную (самим оператором по загрузке, если это в его компетенции) или, если оператор по загрузке не может самостоятельно исправить замеченную ошибку, то он отправляет файл обратно оператору с соответствующими пометками.

1.3.3. Если же ошибки не замечены или исправлены оператором, то начинается загрузка файла. При загрузке файла система автоматически проверяет правильность данных (автоматический контроль – проверка соответствия полей определенным значениям). Если ошибка обнаруживается, то система оповещает об этом. На этом этапе есть риск дублирования информации, т.к. нет ограничения на загрузку одного и того же файла.

1.3.4.Ошибки, о которых оповещает система, так же обрабатываются вручную.

1.4. Заполнение готовой структуры ИР и другими файлами

1.4.1 Прикрепление ИР

1.4.1.1. Когда Excel-файл загружен, в системе появляется дерево дисциплин со вложенными в него модулями и темами, в которые преподаватели могут добавлять необходимые информационные ресурсы (ИР). 1.4.1.2. Подготовленные ИР прикрепляются через интерфейс ИРРО. На этом этапе есть риск возникновения ошибки, т.к. существующие контроли не полностью покрывают риски.

1.4.1.3. Если необходимые ИР уже были загружены ранее, то их можно прикрепить, воспользовавшись функцией поиска через ОРОКС. На этом этапе есть риск возникновения ошибки, т.к. существующие контроли не полностью покрывают риски.

1.4.1.4. Если файл был прикреплен корректно, то необходимо проверить, как он отображается в системе.

1.4.1.5. Если при прикреплении произошел сбой или прикрепленный файл некорректно отображается, то следует удалить его (см. п. 1.4.2) и попытаться прикрепить заново.

1.4.2 Удаление ИР

1.4.2.1. Если в системе появился устаревший ИР или его ошибочно загрузили, то по необходимости следует собрать информацию и подготовить новый ИР.

1.4.2.2. Замена устаревшего/ошибочно загруженного ИР на новый происходит в два этапа: удаление устаревшего/ошибочно загруженного ИР и загрузка нового (см. п. 1.4.1).

При удалении ИР существует контроль, который выводит сообщение «Объект удален».

Диаграмма

Текстовое описание

2.1. Добавление модуля/темы

2.1.1. Чтобы добавить новый модуль или тему, нужно собрать информацию, из которой он будет состоять.

2.1.2. При добавлении модуля/темы можно столкнуться с определенными трудностями.

Значок сохранения выполнен в виде синего квадрата, который незаметен. Пользователь может ошибиться иконкой и вместо добавления модуля/темы совершить другое действие.

2.1.3. При возникновении проблем, следует повторно попытаться добавить модуль/тему.

2.2. Удаление модуля/темы/дисциплины

2.2.1. При удалении модуля/темы/дисциплины, пользователь из-за отсутствия всплывающих подсказок может ошибиться иконкой и вместо удаления модуля/темы/дисциплины совершить другое действие.

2.2.2. В таком случае следует повторить попытку удаления модуля/темы/дисциплины.

2.3. Перемещение дисциплин между профилями бакалавриата и магистерскими программами

2.3.1. При перемещении дисциплин между профилями бакалавриата и магистерскими программами, пользователь может совершить ошибку (ручной контроль).

2.3.2. В таком случае следует это исправить перемещением дисциплин в соответствии с учебным планом.

2.4. Изменение семестра дисциплины

2.4.1. После того, как введен семестр дисциплины, чтобы изменения вступили в силу, надо нажимать на «Переименовать», а не на «Сохранить». Существует вероятность того, что пользователь случайно введет не тот семестр.

2.4.2. В таком случае следует повторно изменить семестр дисциплины в соответствии с учебным планом.

2.5. Изменение последовательности модулей/тем

2.5.1. После изменения последовательности может оказаться, что был установлен неправильный порядок вывода модулей/тем или модули/темы не соответствуют учебному плану.

2.5.2. Тогда нужно внести изменения в установленной последовательности с учетом учебного плана.