4. Вимоги до бланків документів

5. Оформлювання сторінки.

6. Вимоги до тексту документа.

Правила написання тексту документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки. Текст професійного документа повинен відповідати таким вимогам:

а) достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

б) точність (не допускається подвійне тлумачення слів та виразів);

в) повнота інформації (зміст документа має вичерпувати всі обставини справи);

г) стислість (у тексті не повинно бути зайвих слів, смислових повторів, надмірно довгих міркувань, інформації не по суті справи);

ґ) логічна послідовність (логічний взаємозв’язок частин тексту);

д) доречність (у тексті мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення);

е) нормативність мовних засобів (відповідність нормам літературної мови);

є) стандартизація тексту документа.

Текст документа може бути оформлено у вигляді власне тексту;

анкети (текст, що містить словесну або цифрову характеристику об’єкта за низкою ознак);таблиці.

Названі форми тексту в документі можуть поєднуватися.

Текст поділяють на абзаци – частини тексту, які складаються не більше, як з двох-чотирьох речень.

Текст документа, як правило, складається з двох частин: вступної (виклад підстав для створення документа) й основної (виклад пропозицій, прохань, висновків, розпоряджень, рішень). Такого порядку викладу слід дотримуватися і в текстах, які складаються з одного речення.

Якщо текст документа великий за обсягом або містить однотипну інформацію (висновки, рішення тощо), то його поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, нумеруючи їх арабськими цифрами.

Форми викладу в текстах документів:

1) від першої особи однини, напр.: “Вважаю за потрібне повідомити, що...”;

2) від першої особи множини, напр.: “Просимо надіслати...”,”Наказуємо...”, “Ухвалили...”. У такій формі викладають текст у спільних розпорядчих документах, службових листах, протоколах тощо.

3) від третьої особи однини, напр.: “Комісія ухвалила...”, “Управління вважає...”,”Ректорак клопочеться...”. Таку форму викладу найчастіше використовують у положеннях, інструкціях, актах, довідках тощо.

Стандартизація тексту документів – це відбір певних слів, типових мовних зворотів, установлення правил побудови речень і словосполучень.

Стандартизація тексту, на перший погляд,  проблема суто лінгвістична. Проте, за даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартизований; якщо врахувати також економію часу на підготовку стандартизованих документів, то стає зрозуміло, що стандартизація текстів документів – проблема також економічна. Варто підкреслити, що її розв’язання сприяє підвищенню загальної культури професійного мовлення.

Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві категорії:

а) документи з текстами високого рівня стандартизації;

б) документи з текстами низького рівня стандартизації.

Документи з текстами високого рівня стандартизації – це документи, які складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.

Типові тексти – це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).

Трафаретні тексти – це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).

Документи з текстами низького рівня стандартизації – це документи, у яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії поділяють на розповіді, описи, міркування.

У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).

У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, рекомендаційний лист).

Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).

Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.

Скорочення в текстах документів

У текстах документів можуть уживатися скорочені слова. При цьому типи і способи скорочення слів визначаються чинним “Українським правописом” і ДСТУ 3582-97 “Інформація та документація. Скорочення слів в український мові в бібліографічному описі”.

Розрізняють кілька типів скорочень (абревіатур):

1. Скорочення, які утворені з частин слів, називають одиничні установи, заклади тощо і пишуться з великої літери: Укрінформ, Рівнерада, Мін’юст, Кабмін;

2. Скорочення, які утворені з частин слів, називають родові назви і пишуться з малої літери: райрада, медінститут, техробітник;

3. Скорочення, які утворені з початкових (ініціальних) літер, пишуться великими літерами і можуть відмінюватися: ВАТ, ТО, ІРА, НДІ; у ВАКу, до ТЮГу;

4. Графічні скорочення, які вимовляються повністю й скорочуються лише на письмі; при цьому зберігається написання великих і малих літер, дефісів; на місці скорочення ставиться крапка (крім стандартних скорочень мір: м, см, мм): півд.-зах., Півн. крим. канал, акад., див., і т.ін., напр. , до н.е., о., оз., пор.

Слова не скорочуються на голосний (крім початкового в слові) і на ь, наприклад: укр., україн., українськ.

Візитна картка як атрибут усного ділового мовлення

Вперше зразок візитної картки було знайдено в Німеччині в 1786 році, чому існують документальні підтвердження. В Україні візитні картки з’явилися у 18 ст. і стали вагомим атрибутом ділового спілкування. Однак значного поширення вони набули лише в 19ст. Тоді й склалася певна культура оформлення візитних еарток і користування ними. Візитна картка стала стилем нових ділових відносин, втративши старомодність візитного білета, але зберігши свою головну властивість – показність. У ХХІ столітті візитні картки вийшли за рамки офіціозу й стали активно використовуватися в різних сферах ділового життя. Діапазон їхнього застосування широкий: підтримка зв’язків між офіційними й неофіційними особами, діловими й суспільними колами, бізнесменами. У деяких випадках, наприклад, у Японії, Кореї візитна картка може служити посвідченням особи.

Візитна картка – картка для вручення під час знайомства чи візиту. Вона має такі реквізити:

• назва підприємства, установи, організації, фірми;

• прізвище, ім’я, по батькові власника картки;

• посада;

• адреса установи, організації, підприємства, фірми;

• номери телефонів, факсу.

Візитні картки поділяють на такі види:

1. Стандартна картка (використовують під час знайомства. Назву організації, прізвище, ім’я, по батькові друкують великими літерами; посаду, адресу, телефон - малими);

2. Представницька картка (вручають, якщо її власник не бажає продовжувати контакт. У ній зазначають назву фірми, адресу й телефон);

3. Картка фірми (використовують для привітання від імені фірми);

4. Об’єднана візитна картка (зазначається прізвище, імена, по батькові чоловіка і дружини; надсилають або розвозять переважно жінки).

Згідно з протокольними вимогами колір візитної картки білий, а кольоровим може бути лише фірмовий знак.

Розмір візитної картки регламентовано правилами етикету (формат 5Х9 см), хоч незначні відхилення від стандарту допустимі. Краї візитної картки можуть бути округлими.

Візитні картки також надсилають після ділового візиту або як супровід до подарунків, квітів, книг тощо. Іноді їх надсилають замість листа, зазначивши у лівому нижньому кутку стандартну міжнародну символіку (літери французьких слів):

p.r – висловлення подяки;

p.f. – привітання;

p.f.n.a. – вітання з Новим роком;

p.f.c. – висловлення задоволення від знайомства;

p.p. – заочне представлення, знайомство, рекомендування;

p.p.c. – прощання через від’їзд із країни;

p.c. – висловлення співчуття.

Візитні картки вручають особисто. Якщо адресат відсутній, то надсилають кур’єром, а іноді пересилають поштою. Коли візитну картку завозять особисто, то загинають правий верхній кут, що є знаком найбільшої пошани. Порушенням етикету вважають, якщо загнуту візитну картку завозить кур’єр або водій. На отримані картки потрібно відповісти своїми візитними картками упродовж 24 годин. Ділові люди повинні мати при собі не менше 10 візитних карток.

Реклама. Мова реклами

Реклама – спеціальна інформація про осіб або продукцію, яка розповсюджується в різній формі: радіо, телебачення, рекламні щити, газети тощо.

Основні принципи реклами:

• законність;

• достовірність;

• використання державної мови;

• використання форм та засобів, які не завдають споживачеві моральної, фізичної або психологічної шкоди тощо

Дуже важливо, якою мовою має створюватися і розповсюджуватися реклама, бо це питання вирішується на законодавчому рівні.

Основним законом у сфері реклами є Закон України «Про рекламу» від 03.07.96 № 270/96-ВР. У статті 6 Закону записано: «Застосування мови в рекламі здійснюється відповідно до чинного законодавства України про мови.

Знаки для товарів і послуг наводяться в рекламі в тому вигляді, в якому їм надана правова охорона в Україні відповідно до чинного законодавства. Зокрема статті 6 quinquies Паризької конвенції про охорону промислової власності».

Мовний етикет у писемному професійному спілкуванні

Мовний етикет – це правила мовленнєвої поведінки, вироблені національним колективом мовців.

Дотримання правил етикету в писемному професійному мовленні є свідченням поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих ділових стосунків.

Правила мовного етикету особливо добре слід знати тим, хто складає ділові листи. Їм потрібно завжди пам’ятати так зване “золоте правило” ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

Основними правилами мовного етикету в писемному мовленні є такі:

1. Розпочинати лист слід із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості, при цьому потрібно використовувати офіційні форми звертань, наприклад: Шановний Іване Андрійовичу! Шановна пані Ясинська! Високоповажний Міністре! Шановний пане директоре!

2. Займенники Ви, Ваш і под. треба писати з великої літери як вияв поваги до адресата.

3. У початковій фразі варто ввічливо висловити – залежно від ситуації – подяку, підтвердження, прохання, посилання на попередній лист, розмову, зустріч тощо, наприклад: Ми щиро вдячні Вам за те, що... Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого листа... У відповідь на Ваш запит повідомляємо... Звертаємося до Вас із проханням...

4. Невдоволення та відмову потрібно також висловлювати ввічливо і коректно, наприклад: Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... . Гадаємо, що це лише непорозуміння.

5. Щоб пом’якшити тон листування, слід активні форми дієслова замінити пасивними, увести вставні слова, пор.: Ви досі не висловили пропозицій щодо нашого спільного проекту. - Пропозиції щодо нашого спільного проекту Вами досі не висловлено. За такі результати праці Ви не можете отримати премії. – На жаль, за такі результати праці Ви не можете отримати премії.

6. У завершальному реченні можна повторити подяку, ще раз перепросити, висловити запевнення чи сподівання, наприклад: Дозвольте ще раз подякувати Вам... Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку. Запевняємо, що ми зробимо все можливе для вчасного завершення... Сподіваємося на плідну і взаємовигідну співпрацю.

7. Закінчувати лист слід прощальною фразою на зразок: З повагою... Із вдячністю і пошаною... З найкращими побажаннями...

8. Постскриптум ( РS, приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку неодмінно треба повідомити. Після постскриптуму знову потрібно поставити дату і підпис.

1.2.4. словники у професійному мовленні. типи словників. роль словників у підвищенні мовленнєвої культури

У Максима Рильського г вірш «Мова» в якому читаємо: Не бійтесь заглядати у словник: //<• пишний яр, а не сумне провалля; Збирайте, як розумний садівник, /(остиглий овоч у Гріїїчснка йДаля, Не майте гніву до моїх порад І не лінуйтесь доглядать свій сад. До цих порад треба дослухатися всім, хто хоче підвищити осо­бисту культуру мовлення через засвоєння якомога більшої частини загальнонародного словника літературної мови. У сучасній україн­ській літературній мові є розділ мовознавства, що розробляє теорію укладання словників.

Отже, предметом лексикографії є збирання слів тієї чи іншої мови, систематизація їх, опис словникового матеріалу.

Залежно від призначення словники переділяються на два типи: енциклопедичні й лінгвістичні. /„ Енциклопедичні словники подають стислу характеристику пред­метів, явищ, історичних подій, видатних політичних діячів, провідних вчених, діячів культури, різних понять, що позначаються тими чи інши­ми словами. Вони вносять до реєстру здебільшого тільки іменники та іменникові словосполучення, не дають власне мовних ознак реєстро­вих слів, широко наводять власні назви. З-поміж енциклопедичних словників виділяють^агальні,. що розраховані на подання найширшої інформації, і спеціальні (галузеві) енциклопедії (медична, сільсько­господарська, педагогіка кібернетики тощо). Прикладами загальних енциклопедій є найбільша за обсягом сімнадцятитомна Українська Радянська Енциклопедія (УРЕ), видана протягом 1959-1965 рр. Друге дванадцятитомне видання згаданої енциклопедії вийшло українською і російською мовами у 1974-1985 рр. Таким є Український Радянський Енциклопедичний словник у трьох томах, що виходив двома видання­ми-у 1966-1968 рр. та 1985-1987 рр.

Важливу роль виконують галузеві (спеціальні) енциклопедичні словники, що систематизують знання певної галузі науки, техніки, на­приклад: «Енциклопедія кібернетики» в 2-х томах, видана Головною редакцією УРЕ 1973 р.; «Українська мова». Енциклопедія (2000, 2004) -перше видання, в якому на основі досягнення сучасного мовознавства в досить повній, систематизованій і водночас стислій та доступній фор­мі подано відомості про українську мову та українське мовознавство.

У лінгвістичних словниках по-різному пояснюються слова: з по- гляду властивого їм лексичного значення, походження, правопису, на- голошування тощо. Ои ~

Лінгвістичні словники можуть бути одномовними, двомовними, багатомовними.

Двомовні чи багатомовні - це перекладні словники. У них подано переклад слів з однієї мови на іншу. Найповнішими двомовними (їх переважна більшість) належать: «Русско-украинский словарь» у 3-ох томах (1968), в якому перекладено українською мовою близько 120 ти­сяч російських слів; «Українсько-російський словник» у 6-й томах; «Українсько-російський словник» (Уклад.: Г. П. їжакевич та інші, 1999); «Російсько-український словник мовлення ділового мовлення» С.В. Шевчук (3-є вид. - 2010); «Русско-украинский словарь» Д.І. Га-нича, І.С. Олійника (1976, для потреб середньої школи);» Польсько-український словник» за ред. Л. Л. Гумецької (1958,1960); «Українсько-англійський словник» Ю.С. Жлуктенка, 2-е вид. (1987) та інші.

Основним типом лінгвістичних словників р о^номдрп в яких у певному аспекті розкриваються особливості слів. Вони поділяються на окремі різновиди словників: тлумачні, орфоепічні, орфографічні, етимологічні, історичні, словники іншомовних слів, термінологічні, / фразеологічні, частотні, інверсійні, словники мови окремих письмен­ників, словники конкретних лексичних груп (антонімів, синонімів, паронімів, омонімів, перифраз), словотвірні, морфемні тощо.

Вершиною словникарства є тлумачні словники, які достатньо повно подають лексико-фразсологічний склад мови з поясненням прямого й переносного значення, граматичних та стилістичних особливостей, наводять зразки вживання слова.

Першим і найповнішим тлумачними словником української мови є одинадцятитомний «Словник української мови» (1970-1980 рр.), реєстр якого містить понад .135 тисяч слів. Його укладено науковими співробітниками Інституту мовознавства імені О. Потебні АН України. У 2001 році вийшов «Великий тлумачний словник сучасної української мови» (укладач і головний редактор В.Т. Бусел), що містить близько 170 тисяч слів та словосполучень, зокрема й ті, що увійшли в українську літературну мову протягом останнього десятиліття. У ньому об'єднано академічну повноту мовної лексики з лаконічною формою однотомного видання. Спеціально для учнів видано «Короткий тлумачний словник української мови» (1978) за редакцією Л. Л. Гумецької. З . Етимологічні словники тлумачать походження слів, їхні найдав­ніші корені, зміни в їх будові, а також розвиток значень слів. Саме та­ким в українській мові має бути семитомний «Етимологічний словник української мови», п'ять томів якою уже вийшли (Т. І 1983; Т 2-1985-Т. 3-1989; Т. 4-2003, Т. 5-2006.).

Орфографічні словники подають нормативне написання слів і їх граматичних форм відповідно до чинного правопису. Найновішим в українській лексикографії є «Орфографічний словник української мови» С. Головащука, М. Пещак, В. Русанівського, О. Тараненка (близько 120 тисяч слів), створений на основі 4-го видання «Укра­їнського правопису» (К., 1993). Цей словник відображає сучасний стан розвитку всіх сфер літературної мови, фіксуючи й найновіші запозичення.

У 2003 році вийшов «Великий зведений орфографічний словник української лексики» (Укладач і головний редактор В. Т. Бусел), що вра­ховує лексичний матеріал, представлений у майже всіх орфографічних, тлумачних, енциклопедичних, термінологічних, фахових, галузевих словниках, виданих в Україні у другій половині XX - у перші роки XXI століть.

В останні десятиліття з'являються видання спеціалізованих орфо­графічних довідників, розрахованих на задоволення професійних потреб певних категорій працівників: «Довідник з українського правопису» А. Бурячка, Л. Паламарчука, В. Русанівського, Н. Тоцької (1964, 3-є вид.-1984), «Словник-довідник з правопису» (1979), «Словник-довідник з правопису та слововживання» (1989) С. Головащука.

Видано кілька Орфографічних словників, спеціально призначених для учнів: «Орфографічний словник для 4-10 класів» (1981, 8-е вид.-1990), «Орфографічний словник. Посібник для учнів початкових класів середньої школи» М. Ф. Стефанцева.

Орфоепічні словники фіксують основні норми літературної вимо­ви. Вимову, відмінну від написання, у словниках подано фонетичною транскрипцією. Такими в українській мові є словник-довідник «Укра­їнська літературна вимова і наголос» (1973, укладачі І. Вихованець,

С. Єрмоленко, Н. Сологуб, Г. Щербатюк), «Орфоепічний словник» М. Погрібного (1984).

Словники іншомовних слів подають пояснення слів, запозичених з інших мов. У цих словниках переважно зазначається джерело запози­чення, тобто мова, з якої або через яку слово прийшло, та розкривається його значення. Найдосконалішим і найповнішим в українській лекси­кографії є «Словник іншомовних слів» за редакцією О. Мельничука (1974; вид.2-е випр. І доп., 1986), що містить близько 25 тисяч слів.

Історичні словники - це словники, в яких пояснюються слова, зафіксовані писемними пам'ятками. Фундаментальною працею укра­їнської лексикографії є «Словник староукраїнської мови ХІУ-ХУ ст.» (Т. 1-2) за редакцією Л. Гумецької, що вийшов друком у 1977-1978 рр.

Фразеологічні словники подають стійкі сполучення слів. Вони можуть бути перекладні (двомовні) й тлумачні (одномовні). Найбіль­ший інтерес становлять тлумачні фразеологічні словники, в яких кожна фразеологічна одиниця супроводжується тлумаченням. Першими та­кими словниками стали короткий «Фразеологіний словник» Н. Батюка (1966); «Словник українських ідіом» Г. Удовиченка (1968). Ґрунтов­ним виданням є «Фразеологічний словник української мови» (т. 1-2, 1984). Найповніше українська фразеологія представлена у двотомному «Фразеологічному словнику української мови» (1993), який охоплює близько 10 тисяч одиниць.

Термінологічні словники - різновид лінгвістичних словників, що подають значення термінів певної галузі знань. Українська мова має термінологічні словники з багатьох галузей: біології, медицини, ма­тематики, літературознавства, мовознавства, геології, спорту тощо. Ці словники є одномовними, двомовними чи багатомовними, наприклад: «Словник лінгвістичних термінів» Д. 1. Ганича, С. Олійника (1985), «Словник гідронімів України» (А.П. Непокупний, О.С. Стрижак, 1979); «Російсько-український словник наукової термінології. Сус­пільні науки» (1994)» «Російсько - українсько-англійський словник правничої термінології. Труднощі терміновживання» (1994).

Інші типи словників. Крім названих, в українській лексикографії є й інші типи словників:

1. Діалектні словники подають значення і межі поширення лексики територіальних діалектів. Найбільше таких словників видано в середині XX століття: Москаленко А. А. Словник діалектизмів українських говірок Одеської області (1958); Ващенко В.С. Слов­ник полтавських говірок (1960); Лисенко П. С. Словник поліських говірок (1974) тощо.

2. Словники мови письменників фіксують лексичний склад творів певного письменника. Найповнішим зібранням лексики творів Т. Шевченка є двотомний «Словник мови Т. Шевченка» за ред. В. С. Ващенка (1964). Створено також «Словник мови творів Г. Квітки - Основ'яненка» (т. 1-3,1978-1979 рр.).

3. Словники власних імен, прізвищ, наприклад: Трійняк 1.1. Слов­ник українських імен (2005); Редько ІО. К. Довідник українських прізвищ (1986).

4. Морфемні словники, в яких розглядається будова слова. До них належать двотомний словник - довідник І. Т. Яценка «Морфем­ний аналіз» (1980, 1981) і «Морфемний словник» Л.М. Полюги (1983).

5. Частотні словники, в яких вказано на частотність вживання кожного слова реєстру, наприклад: «Частотний словник сучасної української художньої прози» у двох томах (1981).

6. Словники-довідники з культури мови найчастіше містять лексичні, морфологічні та інші норми української літератур­ної мови, подають труднощі слововживання. Деякі з них ви­дані у формі посібника, а не словника, в них подано широкі коментарі, наприклад: Чак Є. Д. Складні випадки вживання слів (1984); Антонечко-Давидович Б. Як ми говоримо (1991); Куль­тура української мови: Довідник/За ред. В.М. Русанівського (1990); Словник-довідник труднощів української мови/За ред. СЯ. Єрмоленко (1992); Головащук С. 1. Українське літературне слововживання: Словник-довідник (1998); Гринчишин Д., Ка­пелюшний А., Сербенська О., Терлак 3. Словник-довідник з культури української мови (1996); Лесюк М. Словник русизмів у сучасній українській мові (неунормована лексика) (1993). Звичайно, цей перелік не вичерпує усього багатства української лексикографії. Широко послуговуються й іншими лінгвістич­ними словниками, зокрема словниками синонімів, омонімів, паронімів.

Користуючись словником, ви підвищите свою фахову культуру мов­лення, зокрема оволодієте правилами правопису, вимови, наголошення, семантично точно і стилістично доречно виберете слово з граматично й стилістично правильною його сполучуваністю. Адже до поттлення норм може призвести змішування слизьких за сферою вжитку, але не цілком семантично тотожних слів, які, звичайно, розрізняються своїми синтаксичними зв'язками (синонімів), близьких за формою і сферою вживання, проте різних за творенням і змістом слів (пароні­мів), уживання в певній мовній ситуації слів чи словосполучень іншого функціонального стилю, нерозуміння лексичного значення слів тощо. Саме ці проблеми можна вирішити за допомоги словників.

1.2.5. мовний етикет