1.5. Меры защиты от мошенничества

Мошенничество может быть выявлено на всех трех этапах, если в фирме действует система мер защиты от расхищения; если налажен надлежащий контроль и проверки, что значительно снижает возможности сокрытия; если замечаются изменения в поведении и образе жизни мошенника. К некоторым признакам такого изменения относятся: выходящий за привычные рамки образ жизни (приобретение дорогого автомобиля, покупка недвижимости, очень дорогих украшений, бездумная трата денег), резкое изменение в поведении (пьянство, повышенная раздражительность, злость, подозрительность, изменения в отношении к коллегам по работе). Здесь можно отметить и появление таких признаков, которые ранее не были присущи человеку: постоянное курение, повышенную потливость, работу стоя.

В целях своевременного выявления симптомов и отдельных признаков мошенничества необходимо постоянно учить и специально готовить не только сотрудников службы безопасности и менеджеров, но и весь постоянный коллектив фирмы, чтобы создать атмосферу, которая бы создавала значительные преграды на пути мошенников. Предупреждение мошенничества очень важно, т.к. позволяет сэкономить значительные средства, ведь возмещение нанесенного ущерба и последующее расследование - очень дорогое мероприятие.

Для профилактики мошенничества необходимо наличие хорошо отработанной системы внутрифирменного контроля (независимые проверки и надлежащий документооборот, регулярные инвентаризации); предотвращение возможности сговора между сотрудниками фирмы, ее партнерами, клиентами и поставщиками (периодическая ротация кадров, перемещения по службе на другую должность, направление в командировки и отпуска); постоянная и всесторонняя проверка персонала, проведение предупредительной активной политики в области аудита; создание условий для доступа персонала к руководству фирмы.

Можно предложить следующие правила, которые позволят снизить злоупотребления со стороны сотрудников фирмы, создать условия для стабильной деятельности и развития вашего бизнеса:

- не допускайте передачи другому лицу права подписи чеков и утверждения сметы расходов, за исключением безвыходных ситуаций; никогда не подписывайте незаполненные чеки, не оставляйте их запас, уезжая в отпуск или командировку; лично осуществляйте проверку предварительно пронумерованных чековых книжек;

- лично производите оплату всех счетов на момент подписания чеков; перед тем, как подписывать чек, убедитесь, что все указанные товары действительно получены, а цены обоснованы; лично осуществляйте проверку всех погашенных чеков и платежных документов;

- предоставление крупных скидок и списание безнадежных долгов должны осуществлять только вы; постоянно контролируйте все операции по осуществлению продаж в рассрочку и предоставление различных торговых скидок;

- маркировать товар вашей фирмы следует только специальной машинкой или резиновой печатью, категорически запрещайте подписывать цену от руки;

- осуществляйте постоянный контроль за работой кассиров, особенно строго должны контролироваться выплаты наличных денег, а также процесс сдачи денег сотрудниками; возьмите под свой контроль платежные ведомости, чтобы их подготовка и осуществление выплат производились разными людьми;

- целесообразно периодически осуществлять проверку бухгалтерской отчетности, в т.ч. осуществлять сверку учетных данных и фактически имеющихся в наличии запасов сырья и товаров;

- необходимо оприходовать товар немедленно после его поступления, избегайте списания товарных недостач без проведения тщательной и квалифицированной проверки;

- лично возьмите под особый контроль денежные поступления от продаж, независимо от источника денежных поступлений, они должны быть учтены немедленно;

- возьмите за правило время от времени посещать банк и проводить выборочную проверку;

- периодически осуществляйте контроль и проверку всей товарно-транспортной документации, целесообразно установить на этих документах входящую нумерацию;

- осуществляйте обязательную тщательную проверку кандидатов при приеме на работу, постарайтесь узнать о них как можно больше, постоянно обращайте внимание на изменения в поведении своих сотрудников, появление у них отдельных признаков, которые могут свидетельствовать о возникновении различных проблем;

- периодически осуществляйте ротацию кадров и перемещения по службе, в т.ч. «перетасовывайте» работников службы охраны, водителей.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень правил, т.к. каждый предприниматель, исходя из специфики своей деятельности, опыта работы, количества сотрудников и других условий, может лично их дополнить и использовать в своей практике, а также оказать содействие в создании комплексной системы обеспечения экономической безопасности.