2.3. Организация аналитической работы на предприятии

Оптимальность управленческих решений на уровне хозяйствующего субъекта во многом зависит от качества проводимой аналитической работы. Организация аналитической работы в хозяйствующих субъектах должна соответствовать ряду требований и осуществляться по плану. Хозяйствующий субъект составляет комплексный и тематический планы аналитической работы.

Комплексный план составляется на один календарный год и по содержанию представляет календарный план-график отдельных аналитических исследований. Он включает в себя задачи анализа, перечень вопросов, подлежащих исследованию в течение календарного года, определяются время, отводимое на изучение, субъекты анализа, перечень документов, необходимых для проведения анализа, его содержание. Комплексный план определяет источники информации, используемые программные продукты, по которым будет проводиться анализ. Включает разработку предложение по улучшению работы хозяйствующего субъекта и организацию контроля за ходом выполнения разработанных предложений по улучшению работы.

Тематический план детализирует комплексный план аналитической работы. Он разрабатывается по тем вопросам, которые требуют углубленного изучения. В тематическом плане определяются субъекты и объекты анализа; направления и цель аналитической работы; этапы и сроки проведения анализа; источники используемой информации; схема аналитического документооборота; конкретные исполнители.

С целью исключения дублирования при проведении аналитических исследований целесообразно распределять обязанности по проведению между отдельными исполнителями. Это способствует более рациональному использованию рабочего времени специалистов, занимающихся анализом.

Используемая информация в анализе различна по содержанию, качеству и назначению. Аналитическую работу можно разбить на три этапа:

1. Сбор и проверка исходной информации. Экономический анализ является потребителем экономической информации и одновременно является каналом выдачи информации для принятия управленческих решений на любом уровне. Всю привлекаемую к анализу информацию необходимо проверять. Проверяется правильность арифметических расчетов, соответствие установленным формам, взаимную увязку расчетных показателей, отчетных данных, насколько тот или иной показатель соответствует действительности, выявляются всевозможные искажения и ошибки.

2. Обработка и изучение документов. Этот этап облегчает восприятие информации и предполагает упрощение цифровых данных, округление, замену абсолютных величин на относительные, расчет средних величин, сводку и группировку данных, преобразование данных в удобный для анализа вид. После обработки информации идет общее ознакомление с документами, их содержанием. Изучение экономической информации означает определение отклонения по анализируемым показателям, определение влияния факторов на объект анализа, вскрываются причины изменения показателей, выявляются резервы и пути их использования.

3. Оценка результатов аналитических исследований и оформление результатов анализа. После изучения анализируемые показатели систематизируются, обобщаются, делаются выводы и предложения. Результаты аналитического исследования должны быть оформлены в виде документов. Выводы и предложения должны быть четкими, краткими, экономически обоснованными. Результаты анализа выражаются в двух формах: описательной и бестекстовой. Описательная форма оформления результатов выступает в виде пояснительной записки, справки, заключения, экспресс-информации.

Пояснительная записка составляется при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Содержит выводы о результатах хозяйственной деятельности и предложения по их улучшению – условия хозяйствования, результаты выполнения планов, состояния платежеспособности и финансовой устойчивости. Аналитическая часть пояснительной записки содержит аналитические расчеты, графики, диаграммы, таблицы.

Аналитическая таблица представляет собой систему мыслей, суждений, выраженных языком цифр. Она значительно выразительнее и нагляднее словесного текста. Показатели в ней располагаются в более логичной и последовательной форме, занимают меньше места по сравнению с текстовым изложением, и познавательный эффект достигается значительно быстрее. Табличный материал дает возможность охватить аналитические данные в целом как единую систему. С помощью таблиц значительно легче прослеживается связи между изучаемыми показателями.

В отличие от табличного материала график дает обобщающие тенденции развития анализируемого явления, позволяет наглядно представить его закономерности. Основные формы графиков, используемых в экономическом анализе – это диаграммы. Диаграммы по своей форме бывают столбиковые, полосовые, круговые, квадратные, линейные, фигурные. По содержанию различают диаграммы сравнения, структурные, аналитические, графики связи, графики контроля и т.д.

Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформляются в виде справки. Заключение пишется тогда, когда анализ проводится вышестоящими органами управления. Справки и заключение не включают общую характеристику предприятия и условий его деятельности. Их содержание более конкретно, акцентировано на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения.

Бестекстовая форма оформления результатов анализа представляет собой макет типовых аналитических таблиц, текст отсутствует. Такие таблицы позволяют систематизировать аналитические данные, обобщать материал, представлять его в удобной для анализа форме. Они могут выступать в разных формах, строиться в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели, отраженные в аналитических таблицах, выступают в качестве аналитического и иллюстрированного материала. Бестектовая форма оформления результатов рассчитана на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ сокращает резервы между выполнением анализа и использованием его результатов.