6. Свойства управленческой информации: официальный (неличный) характер, адресность, повторяемость, актуальность, достоверность, объективность и др.

Законодательное регулирование делопроизводства в XVIII веке. Видовой состав документов этой эпохи.

Свойства управленческой информации: актуальность(инф явл свежей); достоверность( способность информации схватывать и отображать факты, события, их причины и взаимосвязь); достаточность(свидетельствует, что инф получена по це5лому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывающие исследуемый процесс, характеризует процесс в целом);доступность(связана с ее открытостью, возможностью оперативного получения в нужном объеме).

В начале XVIII века в России, в период царствования Петра, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства – абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти.

Монарх – осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 годах было создано 12 коллегий, каждая из которых ведал В 1720 году был подготовлен и подписан Петром 1 «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий – основного звена высших органов государственного управления. В этом документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется отдельная глава о секретарском чине. а определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Итак, законодательной основой реформы делопроизводства стал утвержденный Петром I в 1720 году Генеральный регламент.

Делопроизводство становится на твердую почву закона: вся делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельными подразделениями государственных учреждений – канцеляриями.

Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, (коллегии заменили устаревшие приказы), подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии.

«Должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях номеры подписывать, и на них числа, когда поданы, приписывать, и об оных без всякого подлога, или пристрастия, по номерам и числам доносить, разве когда дела такие между прочими случатся, которые остановки иметь не могут, но вскоре отправлены быть имеют: и в таком случае порядок оной отставить, и об тех наперед доносить надлежит, которые нужнее».

Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус (архивист), канцеляристы, копиисты, переводчики (для письменного и устного перевода) и вахмистр, он же сторож для охраны учреждения. Все служащие канцелярии получают жалование за свою деятельность.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив».

«Генеральный регламент» установил право иметь два архива – общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами.

Он подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий.

Существенные изменения претерпевают и сами формы документов.

Петр I вместо столбцовой формы документов ввел тетрадную, которой мы продолжаем пользоваться и сегодня. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления.

Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

Именно в XVIII в., при Петре I, в русский язык пришло слово «документ», заимствованное из немецкого и польского языков. Слово документ (лат. documentum – образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола docere – учить, обучать. В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки. В значении письменного свидетельства оно пришло и в петровскую Россию.

Для многих типовых документов разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало составлять документы.

Так, например, предлагалась единая форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоящая из 22 пунктов.

Особо строго каралась подделка документов, их хищение, неправильное составление, искажение смысла документов. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина.

Видовой состав док-тов эпохи: царь-»коллегии(указы); обратно – рапорты и доношения. В военной документации: рескрипты, рапорты, ордеры, предписания, приказы.(во время войны: списки, табели, штаты, ведомости(учет состава); дислокации, предположения, диспозиции( во время войны)); договоры, конвенции, протоколы, инструменты, трактаты,+ ноты, письма, меморандумы ( общение с др. странами); судебная документация: допросы , обещания, клятвы, приговоры, определения.