6. Влияние носителя на долговечность документа и сохранность информации.

Общие требования к составлению и оформлению документов.

Долговечность и сохранность документа сильно зависит от типа носителя, на который она записана. Использование современных носителей данных позволяет сохранить информацию в первозданном виде на протяжении десятилетий в сравнении с их сегодняшними аналогами.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.

Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

— федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

— предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

6. Бланк документа. Обозначение автора документа и способы адресации документов. Датирование документов. Проставление подписей и печатей на документах.

Технические средства создания документов (механические, электромеханические, автоматизированные) – общая характеристика.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Если автором документа является структурное подразделение или должностное лицо, его наименование указывается и располагается ниже наименования организации.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования.

Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

Например, дату 5 апреля 2007 года следует оформлять 05.04.2007.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не отмечено - дата проставляется ниже подписи.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Подпись: имет обобщенное наименование должности, личная подпись. Ее расшифровка.

Если документ подписывается несколькими лицами, то подписи ставятся по иерархии. Если документ подписывает коллегия- подписи ставят ее председатель и секретарем.

Если документ составлен комиссией, то указываются обязанности лиц а не их должности.

Печать – придает юр силу документу. Заверяет подлинность подписи должностного лица в документе. На документе , удостоверяющем права других лиц, либо фиксирует факты, связанные с финансовыми, материальными средствами итд.

6. Способы придания документам (в том числе законодательным актам, нормативным правовым актам, распорядительным документам, договорам) юридической силы. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа.

Способы фальсификации документа. Фальсификация бланка, удостоверения документа, содержания документа.

Реквизиты : наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Способы фальсификации документа: подделка банка документа, подчистка текста(мех возд с целью изменения первонач инф), травление( удаление текста с помощью хим средств), смывание( удаление с помощью реактивов), дописка, подделка подписи, подделка печати,замена фотографии, монтаж фотоснимка, перенос на подножку одной фотографии части эмульсионного слоя другой.