1. Загальні вимоги до складання і оформлення документів

Документ – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформляють їх на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найпоширеніші текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним або друкарським способом.

Документи поділяються на види за кількома ознаками:

1. За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За походженням документи поділяються на службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються відповідно до єдиних вимог. Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності.

3. За місцем виникнення документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено; до зовнішніх – документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами або організаціями.

4. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу, інформаційні.

5. За напрямком документи поділяються на вхідні й ви- хідні.

6. За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й відповідно до обов’язкових правил (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (прото- коли, накази, заяви).

7. За термінами виконання документи є звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові. Звичайні безстрокові документи виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи з позначкою „дуже терміново”.

8. За ступенем гласності документи поділяються на загальні, таємні, для службового користування (ДСК). Таємні

документи мають угорі праворуч позначку „Таємно”. Розго- лошення змісту такого документа веде до кримінальної відпо- відальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу „Для службового користування”, який проставляють у правому верхньому куті першої сторінки на відстані 104 мм від лівого краю.

9. За стадіями створення розрізняють оригінали, копії й виписки. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й за потреби завірений штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа вгорі праворуч обов’язково робиться помітка „Копія”. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називаються відпуском. Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг) з нього. Якщо документ загублено, видається його повторний примірник – дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

10. За складністю документи поділяються на прості (од- носкладові) і складні.

11. За термінами зберігання документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

12. За технікою відтворення документи можуть бути ру- кописними і відтвореними механічним способом.

Організацію роботи з документами та діяльність щодо їх створення називають діловодством.

Сукупність документів, пов’язаних між собою за походженням та призначенням, називається системою документації.

Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування гро-мадських потреб людей, у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.Кожен документ укладається згідно з уставленими нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

– не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним поло- женням конкретних керівних органів;

– видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

– відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

– бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи або їх керівництва;

– бути належним чином відредагованими й оформленими, розбірливими та охайними.

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.