2.2. Ввод, редактирование и удаление записей

В открытой БД выбираем закладку Таблица и пиктограмму с именем нужной таблицы и дважды щелкаем по ней левой кнопкой мыши или нажимаем кнопку Открыть. На экране появится окно для работы с таблицей. Каждая запись в таблице располагается в отдельной строке, поля размещаются в столбцах.

Для ввода новой записи надо выбрать запись, помеченную звездочкой, или нажать кнопку–пиктограмму Новая запись. Для корректировки существующей записи нужно выбрать ее с помощью мыши или стрелок, на нее переместится указатель текущей записи.

При работе с записями используются стандартные возможности Windows, связанные с использованием Буфера обмена и других средств (см. пункт меню Правка). Перемещаться по полям записи можно с помощью клавиш Tab и Shift-Tab или мыши.

В случае ввода больших объемов текста (например, МЕМО-полей) удобно пользоваться комбинацией клавиш Shift+F2, которая открывает Окно ввода.

Для удаления записи ее нужно выделить, щелкнув мышью слева от нее, и затем удалить клавишей Delete. Можно удалить и несколько записей одновременно, если их выделить, проведя мышью с нажатой левой клавишей по левой кромке окна.

Поля, имеющие тип Счетчик, недоступны для корректировки, система сама заполняет их.

Для быстрого перемещения по записям таблицы удобно использовать линейку состояния, расположенную в нижней части окна редактирования. Там показываются номер текущей записи и общее число записей в таблице. Кнопки с треугольниками позволяют перемещаться вниз и вверх по таблице по одной записи или в начало и конец таблицы, здесь же можно ввести непосредственно нужный номер записи. Можно также пользоваться клавишами PageUp и PageDown.

2.3. Изменение структуры таблицы.

Часто в процессе работы с таблицами базы данных выясняется, что необходимо изменить их структуру: добавить новое поле, удалить существующее или изменить его свойства. Например, мы захотим учитывать продажи товаров по их типам. Для этого используется кнопка Конструктор в окне базы данных.

В качестве примера добавим поле Категория в таблицу ТОВАР. Под категорией будем понимать вид товара: вычислительная техника, копировальная техника, программы, носители информации.

Очевидно, что непосредственно вводить и хранить эти данные в самой таблице ТОВАР неудобно, поэтому, вначале создадим новую таблицу с именем КАТЕГОРИЯ ТОВАРА с двумя полями: Код и Значение. Поле Код будет типа Счетчик и первичным ключом, поле Значение текстовым. Заполним таблицу КАТЕГОРИЯ ТОВАРА следующими значениями: Выч. техника, Копир. техника, Программы, Носит. инф.

Теперь выберем таблицу ТОВАР и добавим в нее новое поле. Для этого нажмем кнопку Конструктор. Добавим еще одну строку в список полей. Назовем поле Категория, тип у него должен быть согласован с типом Счетчик, т.е. Числовой и Размер данных типа Длинное целое. Осталось заполнить это поле в режиме Открыть. При заполнении может проявиться неудобство, связанное с тем, что надо вводить в это поле не текстовое значение, а число из диапазона 1-4, соответствующее значению поля Код в таблице КАТЕГОРИЯ ТОВАРА, значение которого хранится в другой таблице под именем Код и которое нужно помнить. В дальнейшем, при изучении Форм, мы научимся решать подобные проблемы, работая одновременно с двумя таблицами.

Для выбора режима работы с таблицей удобно использовать пиктограммы Конструктор и Режим таблицы, расположенные в верхнем левом углу окна Access.

1. Создать таблицу КАТЕГОРИЯ ПОКУПАТЕЛЯ аналогичную описанной выше.

Указание: При создании новых таблиц, запросов, форм и т.п. удобно использовать уже существующие объекты. Так, таблица КАТЕГОРИЯ ПОКУПАТЕЛЯ по структуре будет похожа на таблицу КАТЕГОРИЯ ТОВАРА. Поэтому ее можно скопировать через Буфер обмена, используя пункты меню Правка / Копировать и Вставить или пиктограммы в верхней линейке инструментов Копировать и Вставить. Для этого нужно выделить таблицу КАТЕГОРИЯ ТОВАРА из списка таблиц. Затем нажать кнопки Копировать и Вставить. После вставки надо ввести имя новой таблицы и в режиме Конструктора внести необходимые изменения: заменить имя текстового поля Значение на Название.

Покупателей будем делить на три категории: Организация, Частное лицо, Неизвестно. Заполнить таблицу.

2. Добавить в таблицу ПОКУПАТЕЛЬ Числовое поле Категория типа Длинное целое. Заполнить его согласно таблице КАТЕГОРИЯ ПОКУПАТЕЛЯ, т.е. записать туда значения 1, 2 или 3.