Министерство образования и науки Российской Федерации

СЫКТЫВКАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Знакомство с Microsoft Access. Компьютерный практикум.

Методические указания

к выполнению лабораторных работ по дисциплине

“Экономическая информатика”

Сыктывкар

2010

Утверждено УМК математического факультета СыктГУ 1 декабря 2010 г. (протокол №3)

Авторы: Туркина М.С., Старцева Е.Н.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 4

1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. ОТКРЫТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 4

1.1. Создание базы данных. 5

1.2. Открытие и сохранение базы данных 7

2. ТАБЛИЦЫ 7

2.1. Создание таблиц 8

2.2. Ввод, редактирование и удаление записей 10

2.3. Изменение структуры таблицы. 11

2.4. Связи между таблицами. 12

3. ЗАПРОСЫ 14

3.1. Сортировка записей 14

3.2. Запросы с критериями выбора 15

3.3. Запросы с параметрами. 17

3.4. Запросы с вычисляемыми полями 18

3.5. Запросы к связанным таблицам 18

3.6. Запросы с группировкой данных 19

3.7. Запросы с удалением записей 20

3.8. Запросы замены 21

3.9. Перекрестные запросы 21

4. ФОРМЫ 22

4.1. Создание форм 23

4.2. Конструктор форм 24

4.3. Создание элементов формы 26

4.4. Переключатели 27

4.5. Списки 27

4.6. Рисунки 28

4.7. Мастер диаграмм 29

4.8. Многотабличные формы 30

5. ОТЧЕТЫ 31

5.1. Одноколонные отчеты 32

5.2. Ленточные отчеты 33

5.3. Отчеты с группировкой данных и вычислением итогов 33

5.4. Отчеты для связанных таблиц 34

5.5. Группировка по нескольким уровням 36

6. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 37

Введение

Система управления базами данных (сокращенно СУБД) Access хранит данные в таблицах, которые являются одной из основных составных частей базы данных. Кроме таблиц, в базе данных (сокращенно БД) имеются запросы, формы, отчеты, макросы, модули – программы на языке VBA (Visual Basic for Application) и многое другое. В отличие от других популярных СУБД Access хранит всю БД в одном файле с расширением *.mdb, хотя можно использовать и несколько подобных файлов в одной БД.

Вместе с СУБД Access поставляются три базы данных, содержащие примеры готовых приложений (папка Samples, базы данных Борей.mdb, Заказы.mdb и Решения.mdb). Если внимательно изучить эти примеры, в них можно найти много полезных рецептов для создания собственных приложений.

Разумеется, в методических указаниях из-за ограниченности их объема рассмотрена только небольшая часть возможностей Access.

Несколько слов об обозначениях. Различный шрифт помогает выделять элементы описания. Названия кнопок пишутся Полужирным шрифтом, также как Названия полей и Пункты меню. Имена таблиц пишутся ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Наиболее важные понятия Access выделяются курсивом, как и Названия строк в таблицах свойств. Текст, который нужно вводить с клавиатуры, выделен Рубленным шрифтом Arial Cyr.

1.Создание базы данных. Открытие базы данных

П ри вызове Microsoft Access открывается пустое окно, где на правой панели Приступая к работе можно открыть БД, с которыми работали на вашем компьютере, а также создать новую БД, щёлкнув по пиктограмме Создать файл…

В этом режиме доступны только четыре пиктограммы: Создать, Открыть, Поиск файлов и ? (вызов справки). Остальные пиктограммы станут доступными после открытия БД, пока они даны в бесцветном варианте. Если на короткое время остановить курсор на любой пиктограмме, то рядом с ней появится всплывающая подсказка с описанием назначения пиктограммы.

Кроме того, доступны пункты меню. Обратите внимание на подчеркнутые буквы в названиях пунктов меню: Файл, Сервис, Справка… Это названия так называемых горячих клавиш. Они используются для быстрого запуска команд меню. Так, одновременное нажатие клавиш Alt+Ф откроет пункт меню Файл.

В меню Сервис находятся Служебные программы  Сжать и восстановить базу данных. Эти операции полезны, когда размер БД становится слишком большим или когда нарушается целостность файла базы данных. Здесь же находятся пункты меню Преобразовать базу данных – речь идет об использовании более ранних версий Access и Создать MDE-файл – будет создан выполняемый вариант БД без возможности запуска конструктора.