5.2.Ленточные отчеты

Другой тип отчетов – Ленточный. Он имеет вид таблицы, каждая запись занимает одну строку. Такая форма удобна и в случаях необходимости подсчета промежуточных и окончательных итогов. Создадим ленточный отчет для таблицы ТОВАР, для чего выберем пункты Создать / Автоотчет: ленточный. После выбора таблицы и мастера вообще никаких вопросов со стороны системы не будет. С другой стороны, отчет будет содержать поле Код товара, которое в отчете в общем-то не нужно и используется для связи таблиц в базе данных. Ленточные отчеты удобны как полуфабрикат для дальнейшей настройки отчета в режиме Конструктора.

Удалим поле Код товара из отчета. Нажмем кнопку Конструктор или пиктограмму Вид в левом верхнем углу экрана. Удалим поля Код товара в областях Верхний колонтитул и Область данных. Выделим все оставшиеся поля, проведя по ним мышью с нажатой левой клавишей, и сдвинем их влево.

Создать ленточный отчет “Сумма денег по покупателям” с двумя полями: Фамилия ИО и Стоимость.

5.3.Отчеты с группировкой данных и вычислением итогов

Обычно в отчетах о продажах требуется объединить записи по определенным критериям в группы, например, по датам и подсчитать промежуточные итоги по группам и окончательный итог по всем группам вместе. Эту работу помогает делать мастер отчетов.

Создадим отчет “Заказы по датам”, объединяющий в группу покупки по каждой дате и вычисляющий сумму количества покупок в этот день. Для этого нажмем кнопку Создать, выберем таблицу ЗАКАЗ в качестве источника данных и вызовем Мастера отчетов.

Перечислим поля, которые будут выводиться в отчете в следующем порядке: Дата продажи, Код товара, Код покупателя, Количество товара.

Для группировки выберем поле Дата продажи на одном старшем уровне. Для изменения переменных, используемых для группировки, надо нажимать на кнопки и . Если система предложит нам группировку "по месяцам", то изменим ее на группировку "по дням", нажав для этого на кнопку Группировка... . Далее выберем сортировку по Коду товаров. Здесь же нажатием на кнопку Итоги... вызовем окно Итоги. Выберем операцию Sum – суммирование. Выберем также Показать данные и итоги, проценты вычислять не будем. Далее выберем Ступенчатый макет и Книжную ориентацию. Далее выберем Строгий стиль. Заголовок отчета пусть будет Распределение заказов по датам.

Все готово, можно посмотреть на результат. Данные сгруппированы по датам. По каждой группе вычислены итоги – количество покупок в каждой группе. Внутри каждой группы данные отсортированы по кодам товара. В конце отчета приведены общие итоги.

Все более-менее хорошо, но вид отчета можно улучшить. Поле Дата продажи в области данных явно лишнее, оно уже присутствует в заголовке группы. Нажмем кнопку Конструктор в верхнем левом углу экрана монитора и перейдем в режим Конструктор. Уберем элементы: [Дата продажи] из областей отчета Верхний колонтитул и Область данных. Поля Код покупателя и Количество товара сдвинем влево в тех же областях. Сдвинем влево и поля Sum.

Лишним также является вывод сообщений вида "Итоги для 'Дата продажи' = 10.10.96 (3 записей)", удалим их. Заменим надпись Sum на Итого:. Можно еще добавить горизонтальные линии, отделяющие отдельные группы друг от друга. Для этого проведем ее в нижней части области Примечание группы 'Дата Продажи'. Чтобы линия была строго горизонтальной, надо держать нажатой клавишу Shift. После этого разработку отчета можно считать оконченной.

Создать отчет “Количество покупок покупателя” для таблицы ЗАКАЗ с группировкой по полю Код покупателя, содержащий информацию о количестве покупок каждого покупателя с полями Код покупателя, Код товара, Количество товара (в указанном порядке).