5. Отчеты
В Access можно выводить информацию на печать в виде рассмотренных ранее таблиц, запросов и форм, но это не всегда удобно. Полноценные выходные документы с возможностями форматирования создаются только в режиме отчета. В отчетах можно также вычислять промежуточные и окончательные итоги. Мастера помогают создавать стандартные формы отчетов. Отчеты можно импортировать в документ Word для последующей окончательной доработки.
Процесс создания отчетов очень похож на процесс создания форм, похожи и панели элементов. В отчетах имеются те же области, что и в форме: области заголовка и примечания, верхнего и нижнего колонтитулов и область данных. Если подсчитываются промежуточные итоги, то появляются области группировки.
Отчеты создаются на основе таблиц или запросов. Чаще всего удобно вначале отобрать необходимую информацию, создав соответствующий запрос, а затем вывести ее на печать или экран в виде отчета.
5.1. Одноколонные отчеты
Создадим отчет “Покупатели”. Выберем закладку Отчет, нажмем кнопку Создать. Появится окно Новый отчет. В качестве источника данных возьмем таблицу ПОКУПАТЕЛЬ. Выберем мастера Автоотчет: в столбец. Нажмем кнопку ОК, дальше Access сам создаст отчет нужной формы. После закрытия окна отчета Access, как обычно, попросит ввести имя отчета, назовем его "Покупатели".
Можно
создать отчет с помощью Мастера
отчетов,
при этом процесс разработки отчета
будет происходить по шагам. Например,
отчет по таблице ПОКУПАТЕЛЬ, но только
без некоторых ненужных полей. В окне
Новый отчет
выберем пункт Мастер
отчетов.
Далее
можно выбрать
нужную
таблицу или запрос и поля в ней (это
могут быть и несколько таблиц или
запросов, они указываются на следующем
шаге). В качестве полей возьмем Фамилия
ИО, Адрес, Телефон.
Группировку делать не будем. Далее
применим сортировку по фамилиям. В
качестве типа отчета возьмем Табличный.
Стиль выберем Строгий.
Заголовок
отчета пусть будет ПОКУПАТЕЛИ.
После нажатия кнопки Готово
будет показан
вид отчета на странице. С помощью
пиктограммы
Масштаб можно
посмотреть крупный план и вид страницы.
Пиктограмма
Печать выведет
отчет на печать по страницам с
предварительной настройкой в Окне
управления печатью.
После закрытия отчета система предложит
ввести имя отчета, назовем его “Покупатели
1”.
Изменить Заголовок отчета для последнего отчета на Список покупателей магазина “Все для Вас”. Для этого нажмем кнопку Конструктор. Щелкнем левой кнопкой на старом заголовке ПОКУПАТЕЛЬ. Вокруг поля появятся квадратики выделения. Теперь новый текст можно ввести непосредственно в поле, или поменять поле Подпись на вкладке Макет в свойствах этого поля. Введем текст: Список покупателей магазина “Все для Вас”. Теперь выделим введенное поле щелчком левой кнопки мыши, щелчком правой кнопки вызовем Свойства... . Выберем Размер шрифта 20, Насыщенность –полужирный, Выравнивание текста – по центру. Изменением границ выровняем заголовок, чтобы он хорошо смотрелся.
Вставить в конец отчета в Область примечаний отчета текст: Директор магазина <место для подписи> Миронова М.И. Для этого использовать элемент Надпись из Панели элементов.