1.1.Создание базы данных.

Для создания БД после запуска Access нужно открыть меню Файл и выбрать пункт подменю Создать... (Ctrl+N), или на панели инструментов выбрать значок Создать, или на правой панели окна выбрать Создать файл…

После этого появится окно создания новой базы данных.

Щелкнем левой кнопкой мыши по пиктограмме Новая база данных… . Появится стандартное окно выбора папки и имени файла приложения Windows (в данном случае файла базы данных Access с расширением .mdb).

О ткройте вашу папку, в качестве имени файла введите вашу фамилию, .mbd можно и не вводить, в этом случае оно будет присвоено файлу автоматически.

П осле ввода имени и создания БД на экране появится окно для работы с БД.

В заголовке окна указано имя БД, сверху расположены три кнопки для вызова основных режимов работы: Создать – для создания компонентов БД, Открыть – для их выполнения, Конструктор – для модификации и настройки компонентов. Слева расположены закладки–ярлычки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули, позволяющие выбрать тип компонента БД (закладки выбираются нажатием левой кнопки мыши).

1.2.Открытие и сохранение базы данных

Открытие уже существующей БД производится с помощью пункта меню Файл / Открыть..., клавиш Ctrl+O или пиктограммы Открыть. Появится стандартное окно Windows для поиска файла, в нем нужно найти и открыть БД.

При создании базы данных создается файл с расширением *.mdb. Сохранение базы данных в файле после ее закрытия происходит автоматически. Также база данных сохраняется после окончания любой операции по ее изменению. Поэтому в меню Файл недоступен пункт Сохранить, хотя соответствующая пиктограмма на панели инструментов имеется (на нее полезно периодически нажимать в процессе работы с БД, мало ли что может произойти).

2. Таблицы

В таблицах хранятся исходные данные базы данных, по которым строятся запросы, отчеты и т.п. Таблица представляет собой двумерную структуру. Строки таблицы называются записями, каждая строка содержит информацию об одном элементе.

Каждый столбец таблицы образует поле, все данные в столбце должны быть однотипными. Имя поля может быть произвольной комбинацией букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов точка, восклицательный знак, квадратные скобки и обратный апостроф. Имя поля не может начинаться с пробела. Длина имени не должна превышать 64 символов.

Для поля задается Тип данных. В Access применяются следующие типы данных: Текстовый – для текстовой информации фиксированной длины, Поле МЕМО – для текстовой информации произвольной длины, Числовой (он имеет много разновидностей), Дата/Время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE. При выборе типа данных перечень допустимых типов можно вызвать щелчком левой клавиши мыши по полю записи типа.

Обычно БД состоит из нескольких таблиц, в которых хранятся данные о разных объектах. При этом одни таблицы могут ссылаться на другие таблицы. Так, подробные данные о покупателях хранятся в таблице ПОКУПАТЕЛЬ, о товарах – в таблице ТОВАР. А в таблице ЗАКАЗ хранятся только ссылки на конкретного покупателя, который купил некоторый товар с указанным кодом товара. Для этого используются специально выделенные поля Код товара или Код покупателя, которые имеют одинаковые значения в разных таблицах. Между таблицами чаще всего устанавливаются связи Один-ко-Многим. Так как один покупатель может купить несколько товаров, и один товар может быть куплен разными покупателями, таблица ЗАКАЗ содержит записи с повторяющимися значениями в полях Код товара и Код покупателя, которые связаны с соответствующими полями в таблицах ТОВАР и ПОКУПАТЕЛЬ.

В таблице ТОВАР поле Код товара не содержит повторяющихся значений, каждый товар имеет свой уникальный код. Для этого используются поля типа Счетчик, которые автоматически следят за уникальностью Кода товара. Таким же свойством обладает поле Код покупателя в таблице ПОКУПАТЕЛЬ. По таким полям проводят так называемую индексацию таблицы, поле называют первичным ключом. Он используется для организации быстрого поиска в таблице и связанных с ней таблицах. Аналогичные поля с теми же именами в таблице ЗАКАЗ называются внешними ключами, они также индексируются, но для них повторения допускаются.

Для каждого поля можно (и нужно) задать Свойства. Поля разных типов обладают различным набором свойств.