Глава 8. Формирование горизонтальных связей

Важнейшей тенденцией развития организаций является уменьше­ние числа решений, принимаемых в высшем звене, повышение спо­собности организации обрабатывать обширную информацию и опе­ративно реагировать на складывающиеся ситуации. Это достигается путем предоставления больших полномочий низшим уровням, пере­несения центров принятия управленческих решений туда, где возни­кает проблема и откуда поступает информация.

Наделение полномочиями низших уровней в ряде случаев возмож­но и при вертикальных связях, поскольку ресурсы закреплены в от­дельности за каждым производственным подразделением, которое нередко при решении проблем не нуждается в информации о других подразделениях. Однако если передача полномочий низшим уровням осуществляется без закрепления соответствующих ресурсов, то тре­буется развитие горизонтальных связей. Это необходимо для получе­ния всей информации, относящейся к общим ресурсам и возможнос­тям их использования. В ряде случаев для налаживания горизонталь­ных связей используются так называемые неформальные процессы, улуч­шающие деятельность формально спроектированной структуры. Эти процессы необходимы и неизбежны. Вот почему организации долж­ны быть спроектированы таким образом, чтобы не препятствовать са­мопроизвольному возникновению этих процессов, а в ряде случаев и способствовать их развитию.

Существует несколько форм горизонтальных связей. Одни — про­стые, ясные и недорогие, другие — более сложные, дорогостоящие и требующие больших усилий для формирования.

Основные формы связей по горизонтали

Среди распространенных форм горизонтальных связей можно назвать следующие:

• использование прямых контактов между руководителями, вза­имодействующими по поводу решения общей проблемы;

• установление взаимосвязи между двумя подразделениями, име­ющими прочные контакты по основным вопросам их деятельности;

• создание временных целевых групп для решения проблем, за­трагивающих несколько подразделений;

• создание постоянно действующей группы для решения перио­дически возникающих межфункциональных проблем;

• создание новых «интегрирующих» органов в управлении гори­зонтальными процессами;

• переход от интеграционной к связующей роли руководителя, если имеется существенная дифференциация функций и видов дея­тельности;

• установление двойной ответственности в критических точках решения проблем при матричных структурах управления. Рассмотрим основные из названных форм.

Прямой контакт

Наиболее простой и менее дорогостоящей формой горизонталь­ных связей является прямой контакт между руководителями, зани­мающимися решением общей проблемы.

Если, например, цех А перевыполнил задания по позиции, кото­рая переходит в цех Б, то по вертикальной системе управления реше­ние о принятии цехом Б сверхплановой продукции цеха А должно быть принято в высшем звене — в дирекции завода. Посредством прямого контакта руководители цехов А и Б связываются между собой и при­ходят к совместному решению. Если бы такой подход был возможен, количество ежедневно возникающих проблем, решение по которым принимается наверху, значительно уменьшилось бы. Руководители же высшего уровня сконцентрировались бы на проблемах, которые труд­но решить путем прямого контакта между руководителями низших зве­ньев. Благодаря этому процесс обработки информации переходит на более низкий уровень управления и улучшается качество решений, по­скольку руководители цехов А и Б обладают значительно большей ин­формацией, имеющей непосредственное отношение к принимаемо­му решению. Однако в данном случае имеется опасность того, что ру­ководители цехов А и Б могут принять решение, которое не отвечает интересам организации в целом. Чтобы предотвратить такие ситуа­ции, в организации должна быть налажена информационная систе­ма, позволяющая оценивать последствия решений, принимаемых на низших уровнях.

Существуют и другие способы улучшения практики неформаль­ных связей. Во многих организациях практикуются горизонтальные переходы работников из одного подразделения в другое. Такая прак­тика обычно является частью программы по повышению квалифика­ции кадров. Подобные переходы позволяют работникам накапливать опыт работы в разных отделах, налаживать и коммуникативные связи с коллегами из других подразделений. Это способствует оперативно­му использованию неформальных средств коммуникаций - телефонных разговоров, личных контактов и встреч. Работники, не имеющие такого опыта, часто используют письменные документы. Переход со­трудников по горизонтали улучшает связи и способствует налажива­нию более эффективных контактов, придавая им менее формальный характер. Следует, однако, учитывать, что переводы сотрудников во взаимозависимые подразделения должны осуществляться часто и ре­гулярно с тем, чтобы получаемая в результате этих контактов инфор­мация не устаревала. Если растет число контактов между двумя под­разделениями, то может оказаться целесообразным выделение специ­альных работников для налаживания коммуникаций между подраз­делениями.