Справавыя лісты

Сучасныя формы перапіскі склаліся каля 150 гадоў назад. Радзіма – Англія, менавіта адтуль вядуць пачатак асноўныя правілы этыкету складання карэспандэнцыі. Выкананне гэтых правілаў сведчыць аб ветлівасці, павазе да партнёра.

Справавы ліст прынята пісаць на бланку ўстановы, дзе ўжо маюцца яе рэквізіты. Знешні від бланка – своеасаблівая візітная картка, таму да яго афармлення неабходнас адносіцца вельмі акуратна. Чым больш афіцыйны бланк, чым больш аіфцыйным павінен быць стыль ліста.

Канверт

У адрозненні ад нашай традыцыі ва ўсім свеце пішуць спачатку Каму, а потым Куды. Адрас атрымальніка пішацца двойчы: на канверце з правага боку знізу і зверху злева на лісце. Калі ліст укладаецца ў канверт з празрыстым акенцам, то адрас пішацца адзін раз – злева ўверсе на лісце, а сам ліст складаецца такім чынам, каб адрас атрымальніка апынуўся ў акенцы.

Пасля адраса неабходна напісаць прозвішча адрасата з ініцыяламі: спачатку ініцыялы, потым прозвічша. Ветлівасць патрабуе паставіць пры неабходнасці скарачэння “Г-ну”, “Г-жы”, “Г-дам”. Калі ў адрасата ёсць званне ці тытул, лепш замест звароту “Гаспадзін” указаць яго. Ва ўсіх заходнееўрапейскіх краінах, як і ў ЗША, апускаць тытулы як у вусным, так і ў пісьмовым маўленні лічыцца няветлівым. Аднак пісаць і гаварыць “Гаспадзін+тытул+прозвішча” прынята толькі ў Германіі. Словы “гаспадзін” і “гаспажа” не прынята ўжываць без прозвішча, і іх заўсёды скарачаюць да “Г-н”, ці “Г-жа”, а званні і тытулы лепш пісаць цалкам.

Пасля гэтага неабходна напісаць назву фірмы, дзе працуе адрасат, яе паштовы адрас у наступным парадку: нумар дома, вуліца, назва горада, паштовы індэкс, краіна.

Структура справавога ліста

Справавыя лісты пішацца на спецыяльных бланках, якія адпавядаюць стандарту і маюць усталяваны комплекс абавязковых кампанентаў – рэквізітаў. Рэкамендуецца наступны іх склад:

1. Назва арганізацыі-адправіцеля.

2. Указанне на спасылку. У ёй могуць быць ініцыялы складальніка ліста ці машыністкі, лічбавыя і літарныя абазначэнні фірмы, аддзела.

3. Дата напісання ліста. У нашай краіне прыянты запіс лічбамі, напрыклад, 12.03.2011. У міжнароднай прктыцы такі запіс не ўжваецца, таму назву месяца неабходна пісаць літарамі.

4. Адрас атрымальніка ліста.

5. Нумар тэлефона, факса.

6. Банкаўскія рэквізіты.

7. Уступны зварот. Ён звычайна складаецца са слоў “Паважаны Г-н+ прозвічша”. У афіцыйных лістах ад асоб, які язаймаюць дастаткова высокую пасаду не звяртаюцца на “ты”, нават калі ведаюць іх асабіста. У нашай краіне пасля ўступнага звароту ставіцца коска, за мяжой клічнік.

8. Указанне на агульны змест ліста. Найбольш сучасным лічыцца спосаб, пры якім тэма ліста падкрэсліваецца ці пішацца цалкам вялікімі літарамі.

9. Асноўны тэкст ліста. Калі ў лісце шмат старонак, усе, акрамя перашй, павінны нумараваццаю

10. Заключная формула ветлівасці. Ліст, які пішацца ў адказ, павінен змяшчаць тую ж формулу ветлівасці, што і ў дасланым.

11. Подпіс.

12. Указанне на прылажэнні.

13. Указанне на рассылку копій.

14. Прозвішча, імя, імя па бацьку выканаўцы.

15. Спаслыка на зыходны нумар і дату паступіўшага дакумента ў абавязковым парадку ўказваецца на дакументах-адказах.

Тыпы справавых лістоў

Ліст-просьба. Просьба фармулюецца дакладна і ясна, па магчымасці коратка. Неабходна падкрэсліць асабістую зацікаўленасць і загадзя падзякаваць за выкананне.

Ліст-паведамленне. Дасылаецца з ветлівасці, у знак падзякі за хуткі адказ, як выражэнне гатоўнасці да супрацоўніцтва.

Ліст-напамін. Дасылаецца ў тых выпадках, калі з дапамогай тэлефонных перагавораў ці асабістых кантактаў не ўдалося атрымаць пажаданы своечасовы вынік. Мэта такога ліста – тактычна нагадаць аб неабходнасці выканаць узятыя на сябе абавязкі.

Ліст-пацвярджэнне. Часцей за ўсё з’яўляецца гарантыяй раней дадзеных абяцанняў. Такі ліст з’яўляецца выражэннем ветлівасці і глыбокай павагі да партнёра.

Ліст-прэтэнзія. Тэкі ліст з’яўляецца афіцыйным папярэджаннем, у ім павінны змяшчацца падставы для праяўлення прэтэнзіі, самі прэтэнзіі і канкрэтныя патрабаванні.

Ліст-прабачэнне. Звычайна такі ліст змяшчае выклад прычын, па якіх раптоўна парушаецца папярэдняя дамоўленасць.

Гарантыйны ліст. Гэта асблівая форма ліста, які накіроўваецца як абязацельства апалаты за пакупку і г.д. Ліст заканчваецца фразай “Аплату гарантуем” і ўказаннем банкаўскіх рэквізітаў. Такі ліст абавязкова мае два подпісы – кіраўніка і галоўнага бухгалтара.

Цыркулярныя лісты. Іх мэта – данесці інфармацыю аднаго зместу да некалькіх адрасатаў.

Моўныя асаблівасці справавых лістоў

Справавыя лісты валодаюць прававой значнасцю, таму іх стыль павінен адпавядаць пэўным патрабаванням.

-тэкст ліста павінен быць дакладным, ясным, лагічным

-тэкст павіненбыць выкладзеным граматна ў адпаведнасці з дзеючымі правіламі арфаграфіі і пунктуацыі, у афіцыйна-справавым стылі.

Мова афіцыйных дакументаў – гэта своеасаблівы нобор клішэ, штампаў, стандартаў, якія вызначаюцца вядомай уніфікацыяй. Станартызаваныя словазлучэнні дапамагабць успрымаць тэкст, паскорыць падрыхтоўку афіцыйнага ліста. Так, напрыклад, для справавых лістоў з’яўляецца тыповым наступны пачатак сказаў:

у сувязі з… Згодна з Вашай просьбе…

У афіцыйным лісце рэкамендуецца сладаць толькі па аднаму пытанню. Пры складанні ліста неабходна спачатку зрабіць “лагічную схему” яго зместу. У якасці прыклада можа выкарыстоўваць узоры службовай перапіскі.

Найбольш рацыянальна прадстаўляецца структура тэксту, якая складаецца з дзвюх частак: у першай выкладаюцца матывы, якія сталі прычынай для складання ліста; у другой – просьбы, прашэнні, распараджэнні.

Выклад кожнага новага аспекту зместу неабходна пачынаць з новага абзаца. Разбівачы тэкст афіцыйнага ліста на абзацы, мы паляпшаем яго ўспрыманне адрасатам.

Моўныя канструкцыі справавых лістоў

Выразы, якія пацвярджаюць атрыманне ліста, дакументаў, тавараў:

Мы атрымалі Ваш ліст ад…;

Ваш ліст ад… атрыманы намі;

Паведамляем Вам, што мы атрымалі Ваш ліст ад..;

(Сапраўдным) пацвярджаем (з падзякай) атрыманне+ назоўнік у родным склоне (…ліста, новага прэйскуранта і г.д.)

Выражэнне падзякі

Дзякуем вам за+назоўнік у він. скл. (… Ваш ліст)

Мы вам вельмі удзячны за+назоўнік у вінальным склоне (… Ваш своечасовы адказ); Загадзя дзякуем за+ назоўнік у він. склоне (…Ваш удзел)

Мы былі б Вам вельмі ўдзячныя, калі б Вы+дзеяслоў (даслалі нам…)

Выразы, якія тлумачаць матывы:

У парадку аказання дапамогі…

У сувязі з цяжкім становішчам…

У сувязі з правядзеннем сумеснай працы…

У адапведнасці з…

У мэтах узмацнення аховы дзяржаўнай маёмасці…

У адказ на вашу просьбу…

У пацвярджэнне нашай тэлефоннай размовы…

Спасылючыся на+назоўнік у В. скл. (Вашу тэлеграму)

На падставе+назоўнік у Р. скл. (гандлёвага пагаднення) У адказ на+ наз. у В. скл.

Выражэнне просьбы:

Просім (…Вас праверыць ход выканання працы, прыянць меры)

Прашу… (паведаміць аб выкананні)

Пацвярджэнне:

З удзячнасцю пацвярджаем (атрыманне вашага запрашэння)

Напамін

Нагадваем, што (у адпаведнасці з … Вы абавязаны)

Паведамленне

Паведамляем, што… (на жаль, не можам выслаць…., затрымка адбылася ў сувязі з…)

Ставім вас у свядомасць, што (Ваша прапанова прыянта)

Гарантыя

Аплату…, якасць…, тэрмін выканання… гарантуем

Прапанова

Мы можам прапанаваць Вам

Прапануем Вам…

Мы можам рэкамендаваць Вам…

Запрашэнне

Запрашаем (прадстаўніка Вашай установы наведаць…, Вас прыняць удзел у…)

Адмова і адхіленне прапановы

Ваша прапанова адхілена па наступных прычынах

Дасланы вамі праект намі не можа быць прыянты па наступных прычынах…

Інтэрпрэтацыя дзеянняў другога боку

Зусім не зразумела, чаму…

Дедзеныя Вамі гарантыі не выконваюцца. Такая затрымка можа прывесці…

Заключныя словы

Просім прабачыць нам затрымку з адказам ( за памылку)

Мы спадзяёмся, што наша просьба будзе выканана

Просім вас не затрымліваць адказ

Калі аўтар – асоба юрыдычная, то дзеянні падаюцца ад 3-й асобы адзіночнага ліку, напрыклад: Арганізацыя гарантуе; Прадпрыемства прапануе; ад 3-й асобы множанага ліку, напрыклад: Просім… Паведамляе… Гарантуем…

Калі аўтар – асоба фізічная, то дзеянні перадаюцца: ад 1-й асобы адзіночнага ліку: Прашу… Стаўлю Вас у вядомасць… Давожу да Вас; ад 1-й асобы множанага ліку: Віншуем… Падтрымліваем… Мы атрымалі.