48.Организация фирменных презентаций

Фирменная презентация - это представление фирмы и ее достижений представителям общественности в ходе специально организованной встречи с ними.

Презентация предприятия может проводиться в связи с его открытием, реорганизацией, созданием нового филиала или структурного подразделения, высокими качественно новыми достижениями в работе и т.д. Презентации проводятся как коммерческими, так и некоммерческими организациями.

При подготовке фирменной презентации помимо представителей широкой общественности, т.е. потенциальных покупателей, следует приглашать представителей органов государственной власти и местного самоуправления, известных деятелей политики, бизнеса, культуры, артистов, спортсменов, работников средств массовой информации. Интерес редакторов и журналистов к презентации во многом зависит от того, насколько известные лица будут участвовать в ней. В отличие от представителей власти артистам и спортсменам за участие в презентации и выступления может быть выплачен гонорар, вручены ценные подарки.

Фирменная презентация обычно проводится во второй половине дня и продолжается 2 - 4 ч. Условно она может быть разделена на две части:

1. официальная часть (представление фирмы);

2. неофициальная часть (коктель-вечер).

Координатор презентации может вести весь процесс публично, предоставляя слово выступающим и объявляя этапы мероприятия, или «оставаться в тени», поочередно включая в процесс действующих лиц.

Официальная часть презентации начинается с небольшого выступления одного из ру­ководителей фирмы, который дает характеристику предпри­ятия, его товаров или услуг, рассказывает о планах дальнейшего разви­тия. Затем слово предоставляется представителю органов власти. В своем выступлении он мо­жет показать значимость фирмы в хозяйственной или социальной системе страны (региона, города). После указанных выступлений у гостей могут возникнуть вопросы, на которые руководители фирмы должны дать исчерпываю­щие, удовлетворяющие их ответы. Во время представления фирмы слово может быть предоставлено и другим участникам для выступления с поздравлениями, пожеланиями, конструктивными замечаниями по совершенствованию деятельности предприятия.

В процессе официальных выступлений или после них может быть показан непродолжительный рекламный кинофильм о фирме и ее продукции. В зале для участников презента­ции размещаются крупные фотографии или устанавливаются диапозитивы с изображением и, возможно, краткой ха­рактеристикой производимой продукции.

Организаторы презентации могут предусмотреть вручение гостям рекламных сувениров. Кроме того, может быть предусмотрено распространение печатных рекламных изданий, Для этого их размещают на столах, в легко доступных для гостей местах. Для представителей СМИ помимо рекламных изданий заранее должны быть подготовлены подробные материалы о фирме, возможно, также короткое, но содержательное телеинтервью.

Неофициальная часть презентации, может проходить в другом или в том же помещении, где и официальная. В процессе коктель-вечера предусматривается свободное общение между всеми участниками презентации. Как правило, вдоль стен помещения размещаются столы с лег­кими спиртными и безалкогольными напитками, а также легкой за­куской. В это время могут проходить выступления артистов и развлекательные конкурсы. Здесь участники презентации собираются в небольшие группы, знакомятся, обмениваются визитными карточками, обсуждают различные вопросы, находят взаимные интересы в бизнесе, договариваются о будущих деловых встречах и т.п. В ходе коктель-вечера руководителям фирмы важно установить добрые, неофициальные отношения с представителями органов власти, потенциальными деловыми партнерами и покупателями.