Вопрос 2. Электронные таблицы. Назначение и основные функции.

Электронные таблицы (ЭТ) или табличные процессоры – специальные пакеты программ (прикладные программы) для хранения, анализа и обработки данных, представленных в виде таблиц, выполнения различного рода расчётов, математических операций и манипуляций с ними.

ЭТ используются в компьютерной технологии около 20 лет. В 80-х годах в нашей стране широко применялись табличные процессоры Lotus 1-2-3 и SuperCalc, работавшие с MS-DOS в текстовом режиме. До сих пор на маломощных машинах используется русифицированная версия SuperCalc под названием «Тагра». На современных машинах применяются более совершенные программы, работающие в графическом режиме под управлением Windows. В нашей стране наиболее популярны QuattroPro, Lotus и особенно Microsoft Excel.

Сегодня программы ЭТ распространены во всём мире. Они прошли путь развития и совершенствовались по мере развития компьютерной техники и информационных технологий. Изменялся интерфейс, увеличивался набор производимых операций, упрощалось «общение» пользователя с программой. Работая с современными ЭТ, вы обработаете любой объём данных, выполните серьёзные расчёты с помощью формул и с добавлением функций, вставите и обработаете диаграммы и графики, найдёте, систематизируете и упорядочите данные, а также используете знакомые вам способы форматирования (добавление рамок, выбор шрифтов, заливка и т.д.).

Функции ЭТ

1. Размещение данных в памяти ПК в упорядоченном виде.

2. Автоматическое проведение расчётов.

3. Вывод данных в наглядной графической форме.

4. Проведение численных экспериментов с математическими моделями.

5. Использование ЭТ как простую базу данных (с операциями сортировки, выборки).

6. Изготовление форматированных документов с произвольной информацией (можете поместить в таблицу портрет продавца или видеоклип с его персоной, нарисовать цветную диаграмму).

7. Сохранение информации на диске.

8. Печать документов, созданных в ЭТ.

Окно программы и окно документа содержат стандартные элементы. Видом экрана можно управлять, используя команду горизонтального меню (Вид – Панели инструментов).

Документом Excel является файл, который называется рабочей книгой. Книга содержит от 1 до 255 ЭТ, называемых рабочими листами.

Окно документа – таблица, состоящая из 16384 строк и 256 столбцов. Столбцы пронумерованы буквами латинского алфавита А, В …, АА, АВ, …, IV. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384. Основной структурный элемент таблицы – ячейка – на пересечении столбца и строки. Для указания на конкретную ячейку используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится. Например, А1; В5. Для ссылки на диапазон ячеек указывается адрес начальной и конечной ячеек диапазона, разделённых знаком «:». Например, А1 : В5.

Этапы работы с ЭТ

Постановка задачи.

1.1. Разработка структуры таблицы.

1.2. Определение исходных данных, результатов и расчётных формул.

2. Ввод данных в ЭТ.

3. Редактирование данных и расчёт по формулам.

4. Форматирование таблицы перед печатью.

5. Сохранение на диске.

База данных (БД) – совокупность информации, организованной определённым образом на какую-либо тему. Например: БД книжного фонда библиотеки, БД кадрового состава учреждения, БД современной эстрадной музыки.

Сама по себе база данных не может обслужить запросы пользователя на поиск и обработку информации. БД – это только «информационный склад». Обслуживание пользователя осуществляет информационная система.

Информационная система – совокупность БД и всего комплекса аппаратно-программных средств для хранения, изменения и поиска информации, для взаимодействия с пользователем. Например, системы продажи билетов на пассажирские поезда и самолёты.

Компьютерная база данных – организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ и постоянного применения.

Для хранения БД может использоваться как один ПК, так и множество взаимосвязанных ПК. Информация в БД может быть организована по-разному. Чаще всего используется табличный способ.

БД с табличной формой организации называются реляционными БД.

Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами:

• С помощью алгоритмических языков программирования Basic, Pascal и т.д. Данный способ применяется для создания уникальных БД опытными программистами.

• С помощью прикладной среды Visual Basic. Создание такой базы под силу только опытным пользователям.

• С помощью специальных программных средств, которые называются Системами Управления Базами Данных (СУБД). Работа с такими системами требует навыков работы с ПК и может быть освоена пользователем в короткие сроки.

Система Управления Базами Данных (СУБД) – программное обеспечение, предназначенное для работы с БД.

Системы, работающие с реляционными БД, называются реляционными СУБД. Большинство современных СУБД предназначены для работы с реляционными БД.