8.2 Технология обработки табличной информации

Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используются электронные таблицы (ЭТ). Программные средства, предназначенные для проектирования ЭТ называются табличными процессорами.

Функции табличных процессоров:

- создание и редактирование ЭТ;

- оформление и печать ЭТ;

- создание многотабличных документов, объединенных форму­лами;

- построение диаграмм, их модификацию и решение экономи­ческих задач графическими методами;

- работу с электронными таблицами как с базами данных (сортировка таблиц, выборка данных по запросам);

- создание итоговых и сводных таблиц;

- использование при построении таблиц информации из внеш­них баз данных;

- решение экономических задач типа «что — если» путем под­бора параметров;

- решение оптимизационных задач;

- статистическую обработку данных;

- разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Примеры: Microsoft Excel (80% рынка), Lotus 1-2-3, Quattro Pro.

ЭТ состоят из столбцов и строк. Строки обозначаются цифрами, столбцы – латинскими буквами. В табличном процессоре Excel 256 столбцов и 65536 строк. Место пересечения столбца и строки - ячейка или клетка. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки. ЭТ содержит несколько рабочих бланков, которые объединяются в один файл и называются рабочей книги.

С блоками (группами) ячеек выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п.

В клетки могут быть введены текст, цифры и формулы. Формула — это выражение, состоящее из операндов и знаков арифметических операций. Операнды - числовые величины, адреса ячеек и функции (пример =123+456, =А1+456, =А1+В2).

Функции - запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. (пример: функция автосуммирования =СУММ(А1:А4).

Типовая последовательность этапов проектирования ЭТ:

- формирование заголовка ЭТ и ввод названий граф;

- ввод исходных данных;

- ввода расчетных формул;

- форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида;

- выполнение диаграммам и пояснительных комментариев;

- подготовки к печати и ее печать.

8.3 Основы работы с базами данных

База данных (БД) — это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающей удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Виды логических моделей БД:

Иерархическая модель имеет структуру в виде дерева и выражает вертикальные связи подчинения нижнего уровня высшему. Облегчает доступ к информации, но только при условии, что все запросы имеют древовидную структуру.

Сетевая модель отличается от иерар­хической модели наличием горизонтальных связей. Направления этих связей не являются однозначными, что усложняет модель.

Реляционная модель представляется в виде совокупности таблиц, над которыми выполняются операции. Достоинства: простота структуры и инструментальных средств поддержки; недостатки: жесткость структуры данных и зависимость скорости работы от размера базы данных. К настоящему времени получили наибольшее рас­пространение.

Основные понятия реляционной модели:

Отношение - двумерная таблица реляционной модели.

Домен – столбец, соответствующий некоторому элементу данных – атрибуту.

Кортеж - строка со значениями различных атрибутов.

Ключ таблицы – атрибут, значения которого однозначно идентифицируют кортеж таблицы.

Нормализованная таблица-отношение – таблица, в которой для каждого атрибута может быть только одно значение. Одной ненормализованной таблице соответствуют несколько нормализованных.

Пример

- ненормализованная таблица отношение (повторяется поставщик)

№ п/п	Марка	Размер	Цена, р	Наличие	Ожидается	Поставщик	Адрес	Примечание
1	Sony	21		есть		ООО «Меркурий»		Гарантия 1 г
2	Rubin	23		есть		ООО «Марс»
3	LG	25		нет	1/01/2005	ООО «Марс»
4	Samsung	25		нет	23/02/2005	ООО «Венера»

- нормализация таблицы

№ п/п	Марка	Размер	Цена, р	Наличие	Ожидается	Поставщик	Примечание		Поставщик	Адрес
1	Sony	21		есть		ООО «Меркурий»			ООО «Меркурий»
2	Rubin	23		есть		ООО «Марс»			ООО «Марс»
3	LG	25		нет	1/01/2005	ООО «Марс»			ООО «Венера»
4	Samsung	25		нет	23/02/2005	ООО «Венера»

Информационный объект (ИО) – информационное отображение в БД реального объекта, явления, процесса или события. ИО имеет линейную структуру данных. В рассмотренном примере 2 ИО: «Товар (телевизоры)» и «Поставщик».

Структурные связи ИО – связи между парами ИО, характеризующие реальные отношения между объектами.

Типы отношений:

- одно-однозначные – каждому экземпляру одного ИО соответствует только один экземпляр второго ИО и наоборот. (Каждый поставщик предлагает только один тип телевизоров, у каждого типа телевизоров свой поставщик) 1:1.

- одно-многозначные – каждому экземпляру одного ИО соответствуют несколько экземпляров второго ИО, а каждому экземпляру второго ИО соответствует только один экземпляр первого. (Каждый поставщик предлагает несколько типов телевизоров, но один тип не может предлагаться несколькими поставщиками) 1:.

- много-многозначные – каждому экземпляру одного ИО соответствуют несколько экземпляров второго ИО, и каждому экземпляру второго ИО соответствую несколько экземпляров первого. :.

Технология создания БД с помощью СУБД Microsoft Access. MS Access – рассчитанная на массового пользователя СУБД, поддерживающая реляционную модель данных.

Объекты СУБД Access:

Таблицы – основные объекты БД, предназначенные для хранения данных и структуры БД.

Запросы – создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких таблиц.

Формы – предназначены для ввода, просмотра и корректировки взаимосвязанных данных на экране в удобном виде, который может соответствовать привычному для пользователя документу.

Отчеты – предназначены для формирования выходного документа, предназначенного для вывода на печать.

Макросы – содержат описание действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое действие.

Типы данных СУБД Access:

Текст – до 255 символов («Марка», «Адрес»);

Мемо – для больших объемов текста (до 65536 символов) («Примечание»);

Число – для действительных чисел, участвующих в вычислениях;

Денежный – округление до двух знаков, обозначение («Цена»);

Счетчик – для порядковых нумераций («№ п/п»);

Дата/время – для хранения дат и времени («Ожидается»);

Логический – для хранения логических данных – «ДА»-«НЕТ» («Наличие») и др.