Підготовчий етап аудиторської перевірки

При перевірках допускається використання будь-яких видів документації. На додаток до аналізу документації проводяться опитування менеджерів, керуючих трудовими ресурсами, працівників відділів кадрів і служби управління персоналом у цілому, вибіркового числа осіб керівного персоналу і підлеглих.

Визначаються цілі перевірки.

Крім цього, необхідно ретельно перевірити правила і методики, щоб визначити, наскільки вони відповідають поставленим задачам.

Чисто технологічно процес аудита трудових ресурсів повинен складатися з 6 етапів:

1) формалізація ідеї проведення аудиторської перевірки, визначення її цілей і гіпотетичних вигод для підприємства від її проведення;

2) підбирається персонал для організації перевірки, і в разі потреби проводиться його навчання;

3) збір звітних даних по роботі з кадрами на різних рівнях управління трудовими ресурсами;

4) попередня підготовка звітів по перевірці й обговорення їх з лінійними керівниками;

5) надання звіту керуючому персоналом і розробка разом з ним основних рекомендацій з удосконалення управління кадрами;

6) впровадження коригувальних заходів у процес діяльності підприємства.

Для проведення перевірки можна залучати співробітників даного підприємства або представників інших організацій.

Збір інформації

Джерелами інформації, що використовується при проведенні аудита в трудовій сфері, є: закони й інструкції, трудові показники, анкетування й інтерв'ю працівників.

Керівники підприємств повинні активно працювати над відповідністю діяльності організації законам і інструкціям, причому важливо не тільки розробити ефективні правила і методики, але і переконатися, що підлеглі їх цілком розуміють.

Розглядаючи аналіз трудових показників підприємства як елемент аудиторської перевірки, варто здійснити обґрунтовану вибірку з загального масиву показників найбільш репрезентативних з погляду впливу на ефективність і прибутковість підприємства. Аналіз показників може бути спрощений і змістовно збагачений, якщо поділити їх на великі групи типу: робоча сила, робочий час, якість праці, прод-сть праці, зарплата і т.д. Всередині кожного блоку доцільно акцентувати увагу на двох типах складової результативності роботи — кількісної (екстенсивної) і якісної (інтенсивної). Так, якщо говорити про показники робочої сили, то до екстенсивних відносяться такі, як зміна загальної чисельності промислово-виробничого персоналу, зміна чисельності по окремих функціональних групах, зміна кваліфікаційного складу кадрів і т.п., а до інтенсивних — коефіцієнт змінності, коефіцієнт виконання норм, коефіцієнт зайнятості на непрестижних роботах, коефіцієнт зайнятості активною роботою і т.п.

Джерелом внутрішньої інформації служать документація і звіти, у тому числі баланс трудових ресурсів підприємства, опис видів робіт і специфікацій, дані про витрати на наймання і звільнення, навчання і перепідготовку кадрів, анкети і тести для претендентів на роботу, рівень професійної захворюваності і виробничого травматизму і т.д.

Оцінюючи задоволеність зайнятих роботою, підприємець цікавиться їхнім відношенням до робочого процесу, керівництва, взаємин у колективі і специфіки організації праці. На базі такої інформації можна робити організаційні зміни, що підвищать у зайнятих рівень задоволеності роботою. Для отримання такої інформації проводять опитування. Робота з проведення опитувань складається з декількох етапів, що включають його планування, розробку анкети, безпосереднє його проведення, аналіз даних і формулювання рекомендацій з удосконалення організації праці, соціально-трудових відносин на підприємстві, планування і розробка заходів для реалізації рекомендацій.

Інший спосіб довідатися думку службовців — це інтерв'ю. Інтерв'юери повинні розуміти, що задача інтерв'ю полягає в з'ясуванні того, як зробити підприємство більш ефективним і привабливим місцем роботи. Необхідно уважно вислухати співрозмовника і спонукувати його говорити вільно. Важливо вести запис проблем, що вимагають втручання.