7.3. Побудова нової бази даних

Запуск MS Access здійснюється або через меню персонального комп’ютера, або, якщо це можливо, через піктограму на робочому столі Windows. Нижче (Рис. 7.2.) показаний вигляд першого вікна MS Access:

Рис. 7.2. Перше діалогове вікно MS Access

У цьому вікні необхідно визначитись: будувати нову базу даних або відкрити вже існуючу. У свою чергу побудова нової бази даних може здійснюватись безпосередньо користувачем (радіокнопка Новая база данных) або за допомогою майстра (радіокнопка Запуск мастера). Якщо база даних вже існує, то необхідно вибрати її із списку останніх БД, що були в роботі, або вибрати рядок Другие файлы… та знайти базу даних, використовуючи стандартне вікно відкриття файлу Windows. В останньому випадку або у випадку побудови нової бази даних необхідно вказати пристрій, папку та назву файлу бази даних. За угодою файл бази даних отримує назву db1 (db2,db3,…), а розширеня – mdb. Нехай назва нашого файлу бази даних буде МИТНИЙ КОНТРОЛЬ.mdb.

Наступне вікно (Рис. 7.3.)

Рис. 7.3. Вікно бази даних MS Access

містить декілька закладок для опрацювання обєктів бази даних Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы і Модули. Для побудови таблиць необхідно розпочати з закладки Таблицы.

7.4. Побудова таблиць

Перш за все, необхідно побудувати таблиці, поля яких не містять підстановки значень полів з інших таблиць. Такою в нашому прикладі є таблиця ТОВАР. Натиснувши кнопку Создать, отримуємо вікно нової таблиці, де можна вибрати один з декількох режимів побудови таблиці. Виберемо режим Конструктор.

Рис. 7.4. Вікно вибору режиму створення таблиць

Наступне вікно (Рис. 7.5.) містить три стовпчика для введення назви поля, типу даних поля та приміток.

Рис. 7.5. Вікно визначення структури таблиці в режимі конструктора

В ному необхідно ввести розроблені вище поля та їх типи. Для ключових полів треба відмітити їх, увімкнувши піктограму з ключем, що знаходиться на панелі конструктора таблиць (повторне вмикання піктограми знімає ознаку ключового поля). Для таблиці ТОВАР ключевим є поле Категорія. В нижній частині вікна побудови таблиці в закладці Общие необхідно ввести розмір поля. Так, для поля Категорія розміром поля буде 12. Після введення всіх полів та їх розмірів необхідно зберегти структуру таблиці ТОВАР. Система пропонує за угодою назву таблица1, а користувач дає свою назву (в даному випадку - товар). Нарешті, закривши вікно, бачимо, що у списку об’єктів, який спочатку був порожнім, зявилось імя товар. Якщо необхідно повернутися до вікна побудови структури таблиці (щоб виправити помилки або переглянути структуру таблиці), треба вибрати у вікні бази даних об’єкт товар та натиснути кнопку Конструктор.

Дещо більше роботи з наступною таблицею ПОХОДЖЕННЯ ТОВАРУ. Крім дій, що були в попередній таблиці, тут ще необхідно забезпечити підстановку значень у поле Країна. Це легко зробити за допомогою майстра підстановок, виклик якого здійснюється в розділі типів даних вікна визначення структури таблиці. Майстер підстановок зробить свою справу за декілька кроків діалогу з користувачем:

Перший крок

Рис. 7.6. Вибір способу створення стовпчика підстановки

В цьому вікні (Рис. 7.6.), якщо опрацьовується підстановка поля Країна, необхідно вибрати радіокнопку будет введен фиксированный набор значений для подальшого забезпечення підстановки значеннь "Німеччина", "Польща" та "Франція".

Другий крок

Рис. 7.7. Вибір значень для стовпчиків підстановки

Вибравши кількість стовпчиків – 1 (Рис. 7.7.), введемо значення "Німеччина", "Польща" та "Франція" в стовпчику №1 відповідно в першому та другому рядках.

Третій крок

Рис. 7.8. Вибір назви для стовпчика підстановки

На цьому кроці (Рис. 7.8.) необхідно погодитись з назвою підпису (або змінити цю назву) та завершити весь процес створення підстановки.

Якщо опрацьовується підстановка поля Категорія, то на першому кроці (Рис. 7.6.) необхідно вибрати радіокнопку столбец подстановки использует значения из таблицы или запроса. В цьому випадку другий крок і всі наступні будуть такими:

Другий крок

Рис. 7.9. Вибір таблиці з даними для підстановки

Вибираємо таблицю, поля якої дають дані для підстановки (див. Рис. 7.9.). В нашому прикладі такою таблицею є таблиця ТОВАР.

Третій крок.

Рис. 7.10. Вибір полів із значеннями

На цьому кроці (Рис. 7.10.) з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля необхідно перемістити ті поля, які в майбутньому допоможуть правильно вибрати той чи інший запис. Так, у прикладі можна обмежитись полями Категорія та Назва.

Четвертий крок.

Рис. 7.11. Завдання ширини стовпчиків

У цьому вікні (Рис. 7.11.) за угодою вимикач Скрыть ключевой столбец (рекомендуется) увімкнуто, але це далеко не завжди зручно. Досить часто є необхідність у візуалізації значення ключового поля.

Пятий крок.

Рис. 7.12. Вибір поля для підстановки

Вибір падає переважно на ключове поле, назва якого може з’явитись в процедурах (Рис. 7.12.). Таким чином, вибравши у прикладі поле Категорія, можна зробити останній крок, який за змістом такий самий, як і у випадку підстановки фіксованих значень, але з іншим значенням підпису.

7.5. Побудова схеми даних

Для забезпечення цілісності бази даних будуємо схему даних. Для цього, залишаючись в закладці Таблица, можна скористатися піктограмою схеми даних . Відкриється вікно схеми даних (Рис. 7.13.)

Рис. 7.13. Вікно схеми даних

Якщо таблиць у вікні немає, їх можна вставити, використавши меню MS Access. У випадку, коли таблиця зайва необхідно виділити її, а потім видалити клавішею <Delete>. Якщо у схемі даних немає сполучень, то можна їх додати, протягнувши мишу від першого поля сполучення до другого. Наприклад, стати на поле Категорія таблиці ТОВАР і, утримуючи кнопку миші натиснутою, тягнути її до відповідного поля Категорія таблиці ПОХОДЖЕННЯ ТОВАРУ. Наслідком такої дії буде відкриття вікна сполучень. Якщо сполучення є, але лінії сполучень закінчуються крапками, то через властивості цих ліній також можна увійти у вікно сполучень (Рис. 7.14.):

Рис. 7.14 Вікно визначення параметрів сполучень

В цьому вікні необхідно увімкнути Обеспечение целостности данных, що активізує ще два вимикача відносно каскадного оновлення та видалення даних. Їх, як правило, залишають вимкнутими. Вийти з вікна Связи можна через кнопку Создать. Наслідком буде побудована схема даних. Для прикладу схема даних має наступний вигляд

Рис. 7.15. Схема даних БД „Митний контроль”

На Рис. 7.15. зображено зрозумілі позначення відношень "один-до-багатьох", які повязують таблиці в єдину цілісну базу даних.