2. Реквизиты документов

2.1. Состав реквизитов документов

В разделе 2 ГОСТ Р 6.30-2003 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

По составу и наименованию реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 имеет следующие отличия от ранее действовавшего ГОСТ Р 6.30-97:

Количество реквизитов увеличилось с 29 до 30;

В стандарт включены реквизиты 05 – Основной государственный регистрационный номер юридического лица и 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет. Эти реквизиты проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами при постановке организации на налоговый учет;

Исключен из стандарта реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»;

Изменено название реквизита «Печать» на «Оттиск печати».

В новом стандарте большинство реквизитов сохранили прежние названия: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак, код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту и др.

Помимо установленных стандартов реквизитов при оформлении документов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по назначению к реквизитам: «Подлежит возврату», «Экземпляр №», «Взамен разосланного», «Разослать» и др.

В ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов документа, используемых при подготовке документов, однако, весь набор реквизитов при подготовке одного документа не применяется. Так, на бланке нельзя одновременно поместить изображение Государственного герба Российской Федерации и товарного знака, «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа». Указанные в стандарте реквизиты используются в зависимости от вида организационно-распорядительного документа.

Необходимо отметить, что закрепленный в ГОСТ Р 6.30-2003 перечень реквизитов относится только к организационно-распорядительным документам. В законодательстве нет единого перечня реквизитов для всех систем документации. Реквизиты бухгалтерских, отчетно-статистических и других документов определяются правилами, установленными для этих систем документации. Например, в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ « О бухгалтерском учете»первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.⁵

ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных документов и электронных документов. Такой подход характерен и для нормативных актов, определяющих правила оформления документов других систем. Также необходимо учитывать, что продолжает действовать ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения, устанавливающие обязательные реквизиты машиночитаемых документов: код и наименование организации – создателя документа; местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дата подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа.

Итак, в стандарте указаны реквизиты, используемые для изготовления бланков, и реквизиты, используемые при оформлении документов. Классификация реквизитов по другим признакам в стандарте не проводится.