4. Область применения стандарта

Дата введения ГОСТ Р 6.30-2003 – 1 июля 2003 г.

При утверждении стандарта устанавливается дата его введения в действие с учетом мероприятий, необходимых для внедрения стандарта. С даты введения стандарт имеет юридическую силу. Срок действия для государственных стандартов, как правило, не устанавливается.

В разделе «Область применения» определяется область назначения стандарта, уточняется объект стандартизации. В разделе указаны: документация, на которую распространяется действие стандарта, а также требования, которые устанавливает стандарт.

Требования стандарта являются рекомендуемыми.

В ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятия организационно-распорядительного документа трактуются следующим образом: «вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.»

Состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации призван фиксировать Общероссийский классификатор управленческой документации. В классификаторе перечислены наименования форм организационно-распорядительных документов, систематизированных по управленческим функциям.

При определении области применения стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 используется подход, который был установлен в изменении № 1 к ГОСТ Р 6.30-97: положения стандарта распространяются не на всю организационно-распорядительную документацию, а только на те документы, которые включены в ОКУД. В ранее действовавших стандартах такой жесткой привязки к ОКУД не было.

В настоящее время в соответствующем разделе классификатора приведены наименования 62 форм документов, многие из которых основываются на утративших силу нормативных актах. В действующей редакции ОКУД недостаточно представлены и такие виды организационно-распорядительных документов универсального характера, как акты, протоколы, заявления, письма и др. Например, в ОКУД названы 4 формы писем: письмо об изготовлении печати, штампа; письмо с сообщением о ликвидации; письмо участника о выходе из совместного предприятия; письмо по вопросам основной деятельности. Такой ограниченный набор не отражает реального разнообразия видов и разновидностей писем, используемых на практике.

Расширение области применения ГОСТ Р 6.30-2003 может быть достигнуто двумя путями: если стандарт не будет жестко привязан к формам документов, включенным в ОКУД или если будет активизирована работа по актуализации соответствующего раздела ОКУД.

Перечисление видов документов при указании области применения стандарта имеет иллюстративный характер. В ОКУД среди организационно-распорядительных документов названы также договор, заявление, свидетельство, устав, указание и другие виды документов. Таким образом, стандарт не ограничивает состав организационно-распорядительной документации по этому признаку. Ранее действовавший ГОСТ 6.15.1-75 содержал исчерпывающий перечень унифицированных форм, относящихся к организационно-распорядительной документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности. В стандартах, действовавших до 1990т г., разграничение по этому признаку проводилось. Так, в руководящем нормативном документе РД 50-161-79. Методические указания по внедрению и применению государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию указывалось, что применение стандартов или их отдельных требований при оформлении организационно-распорядительных документов в деятельности судов, органов государственного арбитража и прокуратуры, местных Советов народных депутатов, колхозов, кооперативных и иных общественных организаций определяется этими органами и организациями. В ГОСТ Р 6.30-97 перечисление органов власти и организаций носило уже поясняющий характер. Положения стандарта распространялись на организационно-распорядительные документы, используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Рассматривая область применения ГОСТ Р 6.30-2003, следует отметить, что в нем положения, касающиеся бланков документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, вошли в раздел «Требования к бланкам документов». В ГОСТ Р 6.30-97 был специальный раздел «Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации».

Указание в ГОСТ Р 6.30-2003 о том, что «требования стандарта являются рекомендуемыми» предоставляет широкие возможности для его использования, позволяет в большей мере адаптировать его положения к условиям конкретной организации. Требования ГОСТ Р 6.30-2003 могут рассматриваться как определенные ориентиры, которые могут быть изменены или использованы не в полном объеме, а лишь в необходимой части. В данном случае, однако, важно сохранить системность требований к оформлению документов.

Под рекомендательным характером стандарта следует также понимать возможность его добровольного использования, что вполне соответствует принципу добровольности применения стандартов, провозглашенному Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Принцип добровольности применения стандартов соответствует мировой практике. Причем эта добровольность не является синонимом полной необязательности. Например, в систему стандартов США входят как регламентирующие, так и добровольные стандарты. Добровольные стандарты часто становятся регламентирующими, если на них дается ссылка в правительственных, отраслевых или корпоративных сводах законов или в регламентах.

Таким образом, ГОСТ Р 6ю30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.