44. Організація і методика експертизи цінності документів та оформлення її результатів

Експертизу цінності документів проводять в такій послідовності. На першій стадії експертизи (діловодства) відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання. Вона базується на детальному вивченні напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) у встановленому порядку вилучають до знищення.

На другій стадії (відомчого зберігання) експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації та документів з поглинною інформацією. Як правило, експертизу починають з провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію – канцелярії, фінансово-економічного відділу, далі – виробничих відділів тощо.

На третій стадії (державного зберігання) вирішують такі питання: ліквідації в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) в певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій. Так, наприклад, до державного архіву області надійшов увесь комплекс документів фондів з системи народної освіти – обласного управління, Інституту удосконалення вчителів, методичних кабінетів, районних відділів, шкіл.

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною методикою на всіх чотирьох етапах (підготовчому, збирання документації, власне експертизи цінності документів і оформлення її результатів):

І етап – підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки.

II етап – збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб з усіх без винятку структурних підрозділів. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи. Практика свідчить, що неякісне чи неповне проведення цього етапу суттєво відіб'ється на дальшому перебігу робіт і призведе до значних втрат робочого часу на наступних стадіях.

III етап – власне експертиза цінності документів. Всі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, в межах кожного з них – за видами документів, всередині виду – за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках. Наприклад: “Канцелярія. Накази з особового складу. Копії. 1980-1990 рр.”. Такий спосіб групування матеріалів дає кілька переваг: по-перше, документами впорядкованого архіву можна користуватися в разі практичної потреби і без участі упорядника; по-друге, зібраний комплекс документів одного виду зручніше піддавати експертизі та консультуванню; по-третє, легко встановити повноту чи неповноту документації і, по-четверте, саме за таких умов найкраще складати акт про вилучення документів до знищення.

Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів – поодинична (по справах) та подокументна (поаркушна). Під час проведення робіт по експертизі визначають наукову і практичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліків, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Після встановлення, що всі оригінали наказів з особового складу є в наявності (див. вищенаведений приклад), їхні копії визнають такими, що державному зберіганню не підлягають. На такій в'язці існуючий запис доповнюють іншим, вказуючи кількість справ, крайні дати документів та відповідні статті переліку.

IV етап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання

і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів.

Для здійснення експертизи цінності багатооб'ємних і складних фондів рекомендують укладати методичні пам'ятки, вказівки чи методичні настанови, а також робочі інструкції. Під час роботи можуть виникати питання, не передбачені методичними посібниками і вимагають колегіального вирішення їх розглядають на засіданнях експертних чи методичних комісій.

ЕК створюються в філіалах державних архівів областей, архівних відділах районних державних адміністрацій, міських державних архівів, державних органів, підприємств, установ і організацій різних форм власності та в об'єднаннях громадян. Експертно-перевірні комісії (ЕПК) створюються в центральних і галузевих державних архівах, державних архівах Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установ, музеях і бібліотеках. Найвищим органом з питань експертизи наукової, історико-культурної та практичної цінності документів є Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК) Головархіву України.

Склад ЦЕПК та ЕПК формують з досвідчених архівістів, представників наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів стосовно профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їхнього складу на постійній основі. Головами ЕПК призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Право остаточного вирішення питань відбору документів на постійне і довготривале збереження та до знищення надається ЕПК усіх рівнів. Рішення кожної ЕК щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд ЕПК, а у випадку відмови або незгоди – ЦЕПК. Рішення ЦЕПК з цього питання може бути оскаржене в суді.

Після розгляду акта на засіданні ЕК та затвердження його керівництвом, погодженням з ЦЕПК Головархіву України (у встановленому порядку) документи передаються до знищення.