4. Записи

Запись — полный набор данных об определенном объекте: клиенте, книге, событии и т. п. Запись отображается как строка таблицы. Каждая запись состоит из отдельных полей. Каждая за­пись в каждой таблице должна быть уникальна. Чтобы отличить одну запись от другой, в таблицы можно добавить поле первично­го ключа.

Первичный ключ – это идентификатор (например, шифр компонента, код товара или сотрудника), который является уни­кальным для каждой записи. Первичный ключ служит для различения похожих сведений и делает каждую запись уникальной. Он также служит для объединения сведений. С помощью пер­вичного ключа можно связать одну таблицу с другой. Таким образом, обеспечивается совместное использование данных, помогает избежать повторения сведений в одной из таблиц.

5. Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в табли­це в определенной последовательности. Сортировка производится по выделенно­му полю кнопками сортировки по возрастанию или по убыванию.

В режиме таблицы можно выделить несколько соседних столбцов, и выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выде­ленного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) – по вто­рому и т. д.

6. Фильтры

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора под­множества записей.

Обратите внима­ние, что в строке состояния окна таблицы присутствует фраза С фильтром, а кнопки Фильтр и Удалить фильтр работают в противофазе.

7.Формы: ввод и просмотр данных

Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа.

Формы представляют более удобный способ ввода, просмотра и правки данных, чем режим таблицы. Они содержат элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным. Элементами управления являются:

• текстовые поля для ввода и правки данных;

• кнопки;

• флажки;

• переключатели;

• списки надписи;

• рамки для отображения графики и объектов OLE.

Режимы работы с формой:

• в режиме формы добавляют, удаляют или редактируют записи;

• в режиме таблицы просматривают данные;

• в режиме конструктора разрабатывают формы, добавляют элементы управления;

Режим работы выбирается в группе Формы на вкладке Создать.

Макет формы в режиме конструктора состоит из следующих разделов:

• Заголовок формы. Сюда можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы заголовок отображается только на первой странице.

• Верхний колонтитул. Отображается только в режиме предварительного просмотра. Используется редко.

• Область данных. Основная часть формы, содержащая элементы управления.

• Нижний колонтитул. Аналогичен верхнему.

• Примечание формы. При печати многостраничной формы воспроизводится только внизу последней страницы.

Обязательным является только раздел области данных. Остальные разделы можно добавить с помощью команд контекстного меню.

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редак­тирования, просмотра и удаления данных и фактически являют­ся шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если по­лей намного больше, то для каждой записи можно создать мно­гостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, пере­ключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность ра­боты. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.