ЦК "ПОВТ и АС", преподаватель Е.С.Биткина «Информатика» 2 курс

Практическая работа №12

Название: Создание и редактирование однотабличной базы данных.

Цель работы: 1) ознакомится со структурой СУБД MS Access; 2) понять, что такое таблицы, поля, записи, первичные ключи; 3) изучить способы ввода данных в БД и работа с ними.

Теоретическая часть

Структура БД. Таблицы. Поля. Записи. Поиск и замена данных. Сортировка и фильтры. Формы.

Access – реляционная СУБД: данные хранятся в отдельных таблицах, распределенных по темам или задачам, но все они связаны и могут объединяться разными способами, в зависимости от нужд пользователя.

Такая организация данных обладает рядом преимуществ:

• Экономия времени, т.к. одни и те же данные не придется вводить в несколько таблиц;

• Уменьшение размера БД по сравнению с плоской таблицей;

• Сокращение количества ошибок при вводе повторяющихся данных, т.к. информацию достаточно ввести один раз в главную таблицу, а в подчиненной использовать только код (содержимое ключевого поля).

1.Структура базы данных Access

База данных Access содержит объекты четырех типов:

• Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам.

• Запросы служат для извлечения и обработки данных. С помощью можно объединять данные из разных таблиц производить расчет и обновление данных.

• Формы служат для ввода и просмотра данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу данными.

• Отчеты служат для подведения итогов и печати данных.

Управление данными в базе данных:

1. данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами;

2. просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм;

3. находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов;

4. анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов;

5. создавать страницы доступа к данным, для работы с базой данных через Интернет или интрасеть.

2.Таблицы

Все базы данных содержат одну или несколько таблиц. Таб­лица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количест­во полей в записи – 255. У каждой таблицы имеется уникальное имя. В базе данных должна быть представлена отдельная табли­ца для каждого большого набора элементов, например, для запи­сей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки и поставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таб­лицах. Это распространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структуру базы данных.

Создавать таблицы можно тремя способами:

• Создание >Таблица (новая пустая таблица);

• Создание > Шаблоны таблиц > выбрать из списка;

• Создание > Конструктор таблиц (если вы точно знаете, какие пара­метры полей вам нужны).

3. Поля

Поле – значение определенного атрибута данного объекта, например фамилия клиента, название книги, дата события и т. п. Параметры поля:

1. имя поля содержит до 64 символов (буквы, цифры, пробелы);

2. тип данных (стандартный или определенный пользователем);

3. свойства поля;

4. содержание поля (собственно данные).

Тип данных служит для ограничения сведений, которые мож­но ввести в поле, и их описания (табл. 12.1). Например, назначе­ние для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текста. Тип данных также определяет те действия, которые мож­но выполнять над данными в поле. Тип данных помогает в управлении дисковым пространством, занимаемым базой дан­ных, и улучшает быстродействие. Например, назначение число­вого типа поля обычно ускоряет вычисления.

Свойство поля является атрибутом поля, отвечающим за ото­бражение данных и их ввод пользователем (табл. 12.2)

Таблица 12.1. Распространенные типы данных

Тип данных	Описание	Пример
Текстовый	В текстовом поле можно сохра­нять любые знаки или числа; размер поля ограничен 255 зна­ками	Имя продукта, например Access
Числовой	В числовом поле можно сохра­нять только числа, которые ис­пользуются для вычислений	Счетная единица, напри­мер 200
Дата/время	В полях даты и времени сохра­няется дата и время	Дата и время выполнения заказа, например 10.10.2008 17:21
Денежный	В денежном поле сохраняются значения денежных единиц, чис­ла и десятичные знаки, которые используются для вычислений	Цена, например 41,99 руб.
Счетчик	В поле счетчика сохраняются се­рийные номера или случайные числа, генерируемые Access, ко­торые нельзя изменять	Идентификационный код клиента, например 123243
Поле объекта OLE	В поле объекта OLE сохраняют­ся объекты, созданные другими программами, отличными от Access, и внедренные в таблицу Access или связанные с ней	Вложение, например лист Excel, документ Word, ри­сунок или звук

Таблица 12.2. Свойства полей

Свойство поля	Описание	Пример
Размер поля	зада­ет максимальное число зна­ков, допустимое в поле	50, длинное целое, одинарное с плавающей точкой
Формат поля	за­дает способ отображения и печати поля	Основной, фиксированный, полный формат даты, крат­кий формат времени
Маска ввода	за­дает последовательность вво­да данных в поле	(маска для ввода даты и времени выполнения заказа)
Подпись поля	служит для создания подписи поля, используемой в форме или отчете	«Дата и время выполнения заказа»
Значение по умолчанию	служит для создания сведений, используемых по умолчанию для всех новых записей	1.05.06 17:30 или текущая дата
Условие на значение	служит для проверки данных, введенных пользователем, перед сохранением данных	> 1
Сообщение об ошибке	выводит сообщение об ошибке, если выявляется недопустимый тип данных	«Число заказанных товаров должно быть больше 1»
Обязательное поле	определяет, следует ли обязательно вводить данные в это поле для завершения записи	Обязательные поля должны быть заполнены для всех записей таблицы
Пустые строки	разрешает завершение создания записи, если поле оставлено пустым	Не у всех заказчиков есть адрес электронной почты; это поле будет оставлено пустым
Индексированное поле	ускоряет поиск данных и гарантирует их уникальность	Часто используемые данные, например шифры компонентов или коды городов