ЦК "ПОВТ и АС", преподаватель Е.С.Биткина «Информатика» 2 курс

Практическая работа №10

Название: Сортировка и фильтрация данных. Обмен между приложениями Word и Excel. Особенности печати.

Цель работы: 1) Научиться работать со списками данных (вводить, осуществлять поиск, замену, сортировку и выбор дан­ных); 2) изучить способы обмена данными между Excel и Word; 3) познакомиться с особенностями печати в программе Excel

Теоретическая часть

Списки. Сортировка. Выбор данных. Обмен данными между Word и Excel. Особенности печати в Excel

1. Списки

Существует два основных способа организации данных на листе: таблица и список. В виде таблиц организуют данные, подлежащие вычис­лениям, а списочный способ представления данных обеспечивает удобство при сортировках, выборках, подведении итогов и т. п.

В виде списка можно представлять как данные информаци­онного характера (списки товаров, номера телефонов, адреса и т. п.), так и данные, подлежащие вычислениям.

2. Сортировка данных

Сортировка — расположение данных на листе в определен­ном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки с дан­ными, но при необходимости можно сортировать и столбцы. При сортировке по строкам упорядочивается расположение столбцов. При сортировке по столбцам упорядочивается расположение строк.

Сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допуска­ется, но не рекомендуется.

При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.

Прежде чем приступать к сортировке, следует сделать види­мыми скрытые строки и столбцы.

Сортировка по одному столбцу: выделить одну любую ячейку столбца и нажать кнопку Сортировать по возрастанию или Сорти­ровать по убыванию в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Сортировка по нескольким столбцам: выделить любую ячейку сортируемого диапазона и выполнить команду Данные>Сортировка. В диалоговом окне Сортировка задать порядок столбцов и порядок сортировки.

3. Работа с Автофильтром

Установка Автофильтра

• выделить любую ячейку таблицы, Данные >Фильтр

• щелкнуть по знач­ку раскрывающегося списка соответствующего столбца и вы­брать значение или параметр выборки. Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются си­ним цветом. Синим цветом отображаются стрелки значков рас­крывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка (см. рис. 10.1).

Для числовых значений можно использовать следующие ва­рианты условий: равно, не равно, больше и т.п., а также настраиваемый (пользовательский) фильтр (см. рис. 10.2). В окне Пользовательский автофильтр можно применять два условия отбора, объе­диняя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворя­ли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.

Для текстовых значений можно использовать следующие ва­рианты условий: равно, не равно, содержит, не содержит, начина­ется с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на.

Рис. 10.1. Автофильтр

Рис. 10.2. Пользовательский фильтр

Восстановление списка (снятие фильтрации): щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать параметр Снять фильтр.

Снятие Автофильтра: Данные > Очистить