Перелік інформації, що належить до отримання при перевірці короткострокових кредитів банків

Клієнт Борзнянське МУВГ КРУ

Період перевірки 01.01.09-31.12.09 Ревізор (асистент) Тимошенко Н.В.

Номер (шифр документа) 1112 БМ

№ з/п	Перелік необхідних даних	Інформація по підприємству	Джерело інформації
1.	Наявність кредитів на підприємстві
2.	Мета одержання кредитів
3.	Чи використовується кредит за цільовим призначенням
4.	Види кредитів
5.	Повнота і своєчасність розрахунків за кредитами
6.	Правильність обліку відсотків за використання позикових коштів

Складено ревізором Тимошенко 01.11.2010

РОЗДІЛ ІІ.

Вивчення та оцінка системи внутрішнього контролю

Борзнянського міжрайонного управління водного господарства

2.1. Характеристика системи внутрішнього контролю

Борзнянського міжрайонного управління водного господарства

Система внутрішнього контролю – це сукупність заходів та процедур для своєчасного виявлення та виправлення відхилень в обліку та звітності.

Система внутрішнього контролю передбачає наявність компетентного персоналу з чітко визначеними правами та обов’язками, дотримання необхідних процедур при здійсненні господарських операцій, наявність контролю за збереженням документації про виконану роботу та нараховану заробітну плату і належну перевірку виконання обов’язків працівниками підприємства.

Система внутрішнього контролю складається з таких елементів, як середовище контролю, системи бухгалтерського обліку та процедури контролю (див.рис. 2.1).

Рис. 2.1 Структура системи внутрішнього контролю Борзнянського міжрайонного управління водного господарства

Щоб зрозуміти і оцінити середовище контролю необхідно розглянути його найважливіші складові елементи. Середовище контролю виникає під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів.

До зовнішніх факторів відносять: стан економіки країни, нестабільність законодавства, регулювання обліку, підпорядкованість підприємства.

Стан економіки країни. Вплив кризового стану в України є немало важливим фактором, який негативно впливає на господарську діяльність Борзнянського МУВГ, що проявляється в тому, що:

• Зменшився обсяг виконаних робіт, які фінансуються з Державного бюджету. Взв’язку з цим зменшився розмір відрядно-преміальної оплати праці по спец. рахунку.

• Зменшився обсяг фінансування на всі інші статті витрат, крім заробітної плати і енергоносіїв (витрати Державного бюджету):

1. обсяг витрат на придбання паливо-мастильних матеріалів (ПММ), запчастин, матеріалів;

2. обсяг витрат на відрядження;

3. немає витрат на ремонт і придбання товарів довготривалого вжитку.

Скорочення штату, взв’язку з кризою не відбулося. Начальник управління запевняє, що скорочення працюючих не допоможе подолати наслідки кризи.

Нестабільність законодавчої бази є несприятливим фактором у діяльності управління, бо постійні зміни законів, нормативних актів та ряду інших документів досить важко відслідкувати. Тому, всі ці зміни є проблематичними у роботі бухгалтера й постійно ускладнюють його роботу.

Взв’язку зі зміною мінімальної заробітної плати, яка в 2009 році була змінена 4 рази (1.01- 605; 1.04- 625; 1.07- 630; 1.10- 650), змінювалися тарифні ставки і оклади, що ускладнювало роботу бухгалтерії.

Деснянське басейнове управління водних ресурсів інформує установу про зміни нормативів і порядок складання звітності.

Управління веде підписку таких видань: "Бухгалтер & Компьютер", "Бухгалтер", "Все про бухгалтерський облік", Вісник податкової служби.

Регулювання обліку. Борзнянське МУВГ підпорядковується Деснянському басейновому управлінню водних ресурсів, яке впливає на організацію обліку і виконання контрольних процедур управління. Вищестояча організація інформує управління про зміни нормативів і порядку складання звітності, відповідає за компьютерне забезпечення, при здачі квартальної та річної звітності Борзнянське МУВГ отримує від вищестоячої організації бланки в електронному вигляді. Щодо контролю в регулюванні обліку, то Деснянське басейнове управління водних ресурсів один раз в три роки здійснює перевірки (Додаток 1).

Управління при веденні обліку регулюється такими нормативами: Закону України від 16.07.99 р. № 996 - ХІV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”; План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та організацій та Порядок використання Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та організацій, затверджені Наказом головного управління Держказначейства України від 10.12.1999 р. №114. Ведення обліку здійснюється по меморіально-ордерній формі відповідно до Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання.

Фактор підпорядкованість підприємства. Борзнянське МУВГ є бюджетною неприбутковою організацією, що підпорядковується Деснянському басейновому управлінню водних ресурсів та належить до сфери управління Державного комітету України по водному господарству (Додаток 1).

Також, до середовища контролю відносять внутрішні фактори, а саме: філософія та стиль управління і організаційна структура.

Філософія і стиль управління – передбачає загальне ставлення, обізнаність і дії начальника та управляючого персоналу щодо системи внутрішнього контролю. Начальник та управлінський персонал досить обізнані у системі внутрішнього контролю, тому намагаються набуті знання якнайкраще втілити в реальність, щоб забезпечити стабільне і ефективне функціонування управління.

Начальник управління серйозно та відповідально відноситься до ефективної побудови та організації системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю, здійснює регулярний контроль над веденням облікових та інших операцій, мають місце щотижневі наради з питань організації діяльності, обговорення вже здійснених процедур, виправлення помилок та надання інформації про нововведення в галузі бюджетного обліку. Саме завдяки такій організації діяльності вдається уникнути багатьох звичних помилок та запобігти викривленню інформації в поточних та звітних облікових документах. 9 листопада 2009 року була проведена планова перевірка Борзнянського МУВГ з питань дотримання вимог законодавства щодо нарахування, обчислення та сплати внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування з 15.06.2001 року до 08.11.2009 року. Перевірку було проведено в присутності начальника та головного бухгалтера. Перевіркою порушень не було встановлено. Первинні документи використані при перевірці, достовірні, надані в повному обсязі, а додаткових документів, що свідчать про діяльність платника за період, що перевіряється, немає (Додаток 5).

Управлінський персонал Борзнянського МУВГ несе відповідальність за підготовку та достовірне представлення фінансових звітів.

Бухгалтерський облік на підприємстві здійснюється відділом бухгалтерського обліку, який очолює головний бухгалтер. Вона забезпечує дотримання єдиних методологічних засад обліку, складає та подає у встановлені строки звітність підприємства. Організовує контроль за всіма господарськими операціями. Наділена правом другого підпису. Якщо ж вона відсутня всі обов’язки покладаються на її заступника. Всі обов’язки та відповідальність регулюються посадовими інструкціями та законодавством (Додаток 2).

Організаційна структура підприємства впливає на методи розподілу прав та обов’язків. В рамках організаційної структури здійснюється основні інформаційні зв’язки. Тому, знання про неї дозволяє аудитору розуміти управлінські та функціональні зв’язки клієнта і те як можуть виконуватись при цьому контрольно – орієнтовані заходи та процедури.

Організаційна структура не лише дає змогу належним чином виконувати покладені на них функціональні обов’язки, але й здійснювати підпорядкований контроль діяльності одних штатних одиниць іншими, вище стоячими. Розподіл обов’язків здійснюється відповідно до розподілу за відділами установи. Начальники відділів складають посадові інструкції на кадровий склад відділу, керуючись Положенням про відділи. Відповідно начальник управління складає посадові інструкції на начальників відділу, керуючись положенням про Управління. В свою чергу заступник начальника-головний бухгалтер складає посадові інструкції на головного спеціаліста та головного казначея, які не є підвіддільними штатними одиницями.

Борзнянське МУВГ має свою організаційну структуру, яка включає в себе відповідні відділи на чолі яких стоять керівники, які звітуються начальнику. Організаційна структура зображена на рисунку 2.2.

0. 

1. 

2. 

3. 

4. 

5. 

6. 

7. 

8. 

9. 

10. 

13. 

14. 

Рис. 2.2 Організаційна структура Борзнянського МУВГ

Система бухгалтерського обліку. Мета системи бухгалтерського обліку - полягає у визначенні, накопиченні, класифікації, аналізі, реєстрації і представленні звітності про господарські операції і забезпеченні обліку наявних активів.

Зміст облікової політики. Облікової політика зумовлена неоднозначністю методів обліку, які висвітлені в законодавчих актах і тому кожному підприємству необхідно конкретно визначити, які ж методи застосовуються при нарахуванні амортизації, вибутті запасів та інші аспекти облікового процесу.

10.02.2010 р. Борзнянське МУВГ створило наказ № 8 “Про облікову політику Борзнянського МУВГ” на виконання вимог Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999 р. № 996- ХІV. Для ведення обліку використовують План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та організацій та Порядок використання Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та організацій, затверджені Наказом головного управління Держказначейства України від 10.12.1999 р. №114 (Додаток 3).

Наказ про облікову політику Борзнянського МУВГ визначає такі основні особливості ведення обліку управління:

• Застосування меморіально-ордерної форми обліку;

• Відпуск запасів у власне використання, здійснювати за ціною придбання без врахування податку на додану вартість. Продаж або інше вибуття здійснювати за ціною придбання з урахуванням податку на додану вартість;

• Інвентаризацію статей балансу здійснювати в порядку та строки, встановлені Інструкцією по інвентаризації, затвердженої Наказом Держказначейства від 30.10.1998 р. №90;

• Видатки установи здійснювати в межах та на цілі, передбачені Кошторисом доходів та видатків управління на відповідний рік та плану асигнувань загального фонду бюджету;

• Надавати платні послуги у відповідності до Переліку платних послуг, які можуть надаватися бюджетними установами;

• Вартість платних послуг з надання автотранспортної техніки визначається калькуляцією складеною згідно Єдиної тарифної сітки на 2010 рік (Додаток 3).

Форма бухгалтерського обліку. Згідно наказу № 8 “Про облікову політику Борзнянського МУВГ”, ведення обліку здійснюється по меморіально-ордерній формі відповідно до Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання (Додаток 3).

Меморіально-ордерна форма обліку одержала назву від меморіального ордера, складанням якого завершується обробка документів. Вона передбачає складання проводок на кожний первинний документ окремою довідкою в меморіальних ордерах. Для здійснення операцій з однаковою кореспонденцією рахунків відкриваються окремі відомості, за якими в кінці місяця визначаються підсумки і складаються підсумкові меморіальні ордери.

Основними принципами меморіально-ордерної форми обліку є:

• оформлення бухгалтерських проводок меморіальними ордерами;

• розподіл синтетичного обліку на хронологічний і систематичний;

• ведення аналітичного обліку на картках;

• особлива будова книги “Журнал-головна”, яка розкриває кореспонденцію рахунків, що підвищує можливості аналізу і контролю за правильністю записів.

У Борзнянському МУВГ користуються спрощеним різновидом меморіально-ордерної форми обліку – “Журнал-головна”. Особливості цієї форми обліку є поєднання хронологічного і систематичного обліку за синтетичними рахунками в одному комбінованому реєстрі – книзі “Журнал-головна”, яка поєднує в собі реєстраційний журнал та Головну книгу.

Форма книги “Журнал-головна” дає змогу оперативно контролювати дотримання вимог принципу подвійного запису про рівність дебетових і кредитових оборотів і залишків на рахунках і завдяки цьому відмовитися від щомісячного складання оборотної відомості за синтетичними рахунками. Це дещо спрощує і полегшує ведення синтетичного обліку.

Усі меморіальні ордери реєструються в книзі “Журнал-головна” ф. 308 (бюджет). Облік у книзі “Журнал-головна”, як правило ведеться за субрахунками, а за рішенням головного бухгалтера може вестися за рахунками.

Аналітичний облік ведеться в облікових регістрах (у книгах, картках, накопичувальних відомостях).

Підставою для відображення записів в облікових регістрах слугують оформлені належним чином первинні документи.

Наказом ДКУ №67 від 27.07.2000 затверджено Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання.

Картки зберігаються в картотеках, у яких вони розміщені за субрахунками.

У Борзнянському МУВГ облік ведеться в таких меморіальних ордерах:

1. МО №1 „Накопичувальна відомість за касовими операціями”;

2. МО №2 „Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)”;

3. МО №3 „Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)”;

4. МО №4 „Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами”;

5. Меморіальний ордер №5„Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій”;

6. МО №6 „Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами”;

7. МО №8 „Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами”;

8. МО №9 „Накопичувальна відомість проо вибуття та перемішення необоротних активів”;

9. МО №10 „Зведення накопичувальних відомостей про витрачання МШП”;

10. МО №13 „Накопичувальна відомість витрачання матеріалів”;

11. МО №16.

Спосіб обробки інформації. Технологія обробки облікової інформації Борзнянського МУВГ – ручна, частково з використанням автоматизованих систем. Нарахування і утримання на заробітну плату бухгалтер робить вручну.

Процедури контролю. Здійснення контролю передбачає використання спеціальних процедур, до яких належать:

- санкціонування господарських операцій – санкція (дозвіл) на здійснення господарської операції є обов’язковим реквізитом первинних документів, дозвіл надає керівник. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, то безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи. Дозвіл на відпуск майна, коштів, цінностей надає тільки начальник управління. Головний бухгалтер в управлінні наділений правом другого підпису.

- розподіл прав і обов’язків.

Відповідальність за здійснення облікових операцій покладено на відповідних осіб, які мають право підпису документів. Право першого підпису і право банківських документів надано начальнику управління, а право другого підпису – головному бухгалтеру. Таку відповідальність на вищевказаних осіб покладено згідно Положення про управління і посадової інструкції, яка розроблена відповідно до Положення про головного бухгалтера.

Всі обов’язки та відповідальність регулюються посадовими інструкціями та законодавством. Працівники бухгалтерії Борзнянського МУВГ дотримуються наступних правил розподілу обов’язків, які дозволяють уникнути, як навмисних так і ненавмисних помилок:

1) розподіл матеріальної відповідальності і функцій ведення бухгалтерського обліку;

2) розподіл санкціонування операцій і матеріальної відповідальності по відповідним активам;

3) розподіл відповідальності за здійснення господарських операцій і відповідальності за ведення їх обліку(Додаток 2).

- документування господарських операцій – кожна операція, яка здійснюється в управлінні обов’язково реєструється, вноситься в первинні документи, регістри, і кожен вид операції має вноситися у відповідний документ, це невід’ємна частина ведення бухгалтерського обліку;

- обмеження доступу до активів. Борзнянське МУВГ укладає договори з працівниками, які мають право доступу до тих чи інших активів, і лише через них вирішуються всі питання про активи (матеріально – відповідальні особи).

- робочий план рахунків. Власний робочий план рахунків управління не створило. Для ведення обліку використовується План рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і організації, затверджений Наказом головного управління Держказначейства України від 10.12.99 р. №114 (Додаток 4).

- інвентаризація – це метод бухгалтерського обліку, який служить для забезпечення відповідності облікових даних господарських засобів та їх фактичної наявності.

Кожного року перед складанням річної фінансової звітності проводиться інвентаризація (1 листопада).

Раз у квартал проводиться інвентаризація коштів у касі. Борзнянське МУВГ на підставі наказу (розпорядження) від 27 жовтня 2009 року №49, була проведена інвентаризація коштів станом на 1 листопада 2009 року. До початку проведення інвентаризації усі видаткові та прибуткові документи на кошти здані в бухгалтерію і всі кошти, що надійшли були оприбутковані, а ті, що вибули – списані. Недостач та лишків не встановлено. Акт оформлений належним чином, присутні всі реквізити і підписи членів комісії (Додаток 7).

Під час проведення інвентаризації матеріальних цінностей нестач і лишків не виявлено.

З метою забезпечення належного та своєчасного проведення інвентаризації та прийняття рішення за результатами її проведення Наказом №49 від 27 жовтня 2009 року “Про проведення повної інвентаризації всіх статей балансу” року затверджено склад постійно діючої інвентаризаційної комісії по проведенню всіх статей балансу. (Додаток 6).

Крім того, проводиться інвентаризація в обов’язкових випадках, передбачених “Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та інших статей балансу”, затверджених наказом Міністерства юстицій України від 16 листопада 1998р. за №728/3168.

Також, було затверджено, провести повну інвентаризацію всіх статей балансу та вжити заходів, спрямованих на недопущення заниження їх вартості. Матеріали поетапного проведення інвентаризації в обовязковому порядку подавати в Деснянське БУВР (бухгалтерію), але не пізніше терміну подання річної бухгалтерської звітності. Контроль за виконанням наказу начальник управління залишив за собою. Після проведення інвентаризації складається протокол інвентаризаційної комісії, у якому зазначаються результати інвентаризації (Додаток 8).

Проведення аудиту завжди супроводжується відповідним ризиком.

Аудиторський ризик – це ризик того, що аудитор може надати неправильний аудиторський висновок відносно фінансової звітності замовника, тобто сформувати неправильну думку і як наслідок скласти помилковий висновок про відсутність суттєвих помилок, тоді як вони реально є.

Аудиторський ризик включає: властивий ризик; ризик контролю; ризик не виявлення помилок.

Відповідальність за належну організацію системи внутрішнього контролю та її функціонування в процесі операційної діяльності підприємства покладається на його керівника.

Властивий ризик – представляє собою всі можливі ризики, пов’язані з функціонуванням підприємства, тобто всі помилки, неточності, які можуть бути допущені в результаті діяльності підприємства.

Для виявлення слабких сторін внутрішнього контролю слід заповнити Листок оцінки властивого ризику та ризику невідповідності внутрішнього контролю (див. табл. 2.1).

Таблиця 2.1

Клієнт Борзнянське МУВГ КРУ

Період перевірки 01.01.09-31.12.09 Ревізор (асистент) Тимошенко Н.В.

Номер (шифр документа) 1112 БМ

Листок оцінки властивого ризику та ризику невідповідності внутрішнього контролю

Питання	Відповідь Так/Ні	Джерело інформації
Зовнішні фактори властивого ризику: Чи впливає нестабільність законодавчої бази на роботу бухгалтерії, якщо так, то як саме: позитивно; негативно?	Ні Так	Усне опитування
Чи торкнулись кризові явища в Україні управління?	Так	Усне опитування
Чи підпорядковується управління вищестоячим організаціям?	Так	Положення
Чи здійснює вплив вищестояча організація на організацію обліку?	Так	Положення
Чи часто проводиться контроль вищестоячою організацією?	Так	Усне опитування
Внутрішні фактори властивого ризику та ризику контролю: Яка форма власності управління: Державна; Приватна; Інша?	Так Ні Ні	Положення
Як здійснюється керівництво управління: Одноосібно; Колегіально?	Так Ні	Положення
Чи має керівництво: Достатню кваліфікацію; Практичний досвід роботи?	Так Так	Посадові інструкції
Чи має керівництво негативну репутацію?	Ні	Усне опитування
Чи відбулись у звітному періоді зміни: У складі керівництва; У складі власників; Форми власності?	Ні Ні Ні	Відділ кадрів
Чи збігається реальний розподіл повноважень керівництва з формальними обов’язками?	Так	Посадові інструкції
Чи усвідомлює керівництво важливість бухгалтерського обліку?	Так	Усне опитування
Чи немає конфлікту між керівництвом та головним бухгалтером?	Ні	Усне опитування
Чи здійснюється інвентаризація перед складанням річної звітності?	Так	Акт інвентариз.
Чи були випадки крадіжок, зловживань в управлінні?	Ні	Звіт форма 15
Чи спостерігається висока плинність кадрів серед: Працівників бухгалтерії; Матеріально відповідальних осіб?	Ні Ні	Відділ кадрів
Чи використовуються управлінням позики?	Ні	Фінансова звітність
Чи спостерігається високий рівень постійних витрат?	Ні	Фінансова звітність
Чи були значні фінансові втрати в управлінні?	Ні	Фінансова звітність
Які форми оплати переважають в управлінні: Готівкова; Безготівкова Інші форми?	Так Так	Зарплатний договір
Чи застосовується в управлінні: Ручна обробка облікової інформації; Комп’ютерна?	Так Так	Спостере-ження, усне опитування
20. Чи здійснювалась планова перевірка діяльності управління у звітному році?	Так	Довідка про результати планової перевірки
21. Чи сплачувало управління значні санкції за податками і платежами?	Ні	Фінансова звітність

Складено ревізором Тимошенко 01.11.2010

Висновки: В результаті оцінки системи внутрішнього контролю Борзнянського МУВГ ми дійшли висновку, що процедури контролю в управлінні проводяться досить ретельно та зважено, існує чіткий розподіл обов’язків та обмежений доступ до активів. Дозвіл на відпуск майна, коштів, цінностей надає тільки начальник управління. Всі обов’язки та відповідальність регулюються посадовими інструкціями та законодавством. Борзнянське МУВГ має свою організаційну структуру, яка включає в себе відповідні відділи на чолі яких стоять керівники, які звітуються начальнику. Вищестояча організація інформує управління про зміни нормативів і порядку складання звітності, відповідає за компьютерне забезпечення, при здачі квартальної та річної звітності Борзнянське МУВГ отримує від вищестоячої організації бланки в електронному вигляді. Кожного року перед складанням річної фінансової звітності проводиться інвентаризація (1 листопада). Раз у квартал проводиться інвентаризація коштів у касі. Під час проведення інвентаризації матеріальних цінностей і грошей в касі нестач і лишків не виявлено.